FinOps – Cloud-Innovation und deren Kosten sinnvoll ausbalancieren

Cloud-Dienste ermöglichen Unternehmen flexibleres, schnelleres und produktiveres Arbeiten. Aber sehr häufig sind die Cloud-Ausgaben viel zu hoch – um bis zu 70 Prozent. Damit Betriebe Cloud-Services innovativ nutzen können, ohne dass die Kosten explodieren, braucht es Cloud Financial Management.

FinOps hilft, Prozesse zu verbessern, Ausgaben zu verringern und die Cloud noch effizienter zu nutzen.

Dass Cloud-Computing die digitale Transformation vorantreibt, ist bei den meisten Unternehmen längst angekommen. Für die große Mehrheit gehören Cloud-Lösungen zum Alltag: 82 Prozent der deutschen Betriebe haben sie im Einsatz, so eine Studie von Bitkom und KPMG von 2021. Der Wandel schreitet unaufhaltsam voran: Bis 2025 wird eine deutliche Mehrheit der Unternehmen sogar eine Cloud-First-Strategie verfolgen. Das prognostizieren die Analysten von Gartner in ihrem 2021 erschienenen Bericht „The Future of the cloud“. Dann werden fast alle Anwendungen auf Cloud-Plattformen bereitgestellt – heute ist es nur einer von drei Workloads. 

Cloud-Ausgaben sind häufig viel zu hoch

Doch bei der Cloud-Nutzung drohen Stolpersteine: In vielen Unternehmen galoppieren die Kosten davon. Die Ausgaben liegen bis zu 70 Prozent höher, als sie eigentlich sein müssten – ohne dass Betriebe Nutzen aus den Diensten ziehen. Zu diesem alarmierenden Ergebnis kommt eine Gartner-Studie von 2021. 
Aber woran liegt das? Bei Einkäufen in der IT handelte es sich früher um einen kontrollierten Prozess. Nach Anforderung einer Abteilung wurden Angebote abgefragt und eine Bestellung ausgelöst. Damit war jederzeit ersichtlich, wer was bestellt hatte und wo Hard- oder Software zum Einsatz kamen. 

Heute ist die Beschaffung von Ressourcen flexibel und dezentral möglich: Ein paar Mausklicks bei einem Cloud Service Provider genügen, um neue Services zu buchen. Das ist notwendig, weil sich Kapazitätsanforderungen schnell verändern können, beispielsweise durch Remote-Work-Tools. IT-Abteilungen müssen Mitarbeitern und Kunden schnell Lösungen und Services anbieten.

Die Buchung der Dienste können verschiedene Stellen und Mitarbeiter in der Firma übernehmen. Die Verantwortlichkeit ist nicht mehr klar geregelt. Damit entstehen nicht nur jedes Mal neue Ausgaben, sondern es ist obendrein ein größerer Kreis für die Kosten zuständig. Die interne Aufteilung der Kosten ist häufig komplex – auch, weil Cloud-Anbieter nicht immer die notwendigen Informationen liefern. Aber das ist nicht das einzige Problem. Denn viele Unternehmen setzen eine Vielzahl an Services bei verschiedenen Anbietern ein. Entsprechend fallen verschiedene Abrechnungen an. Dabei kann leicht der Überblick verloren gehen. Eine weitere Herausforderung besteht darin, eine konkrete Prognose der zu erwartenden Cloud-Ausgaben – speziell in komplexen Umgebungen – zu treffen. Das gilt bereits vor Einführung von Cloud Services – und wird noch komplizierter, wenn die Workloads implementiert sind.

Die Lösung: der Einsatz von FinOps

Um Cloud-Ausgaben im Griff zu behalten, müssen Unternehmen Over Usage und unvorhergesehene Kosten vermeiden. Idealerweise können sie künftige Kosten vorhersagen und nutzen ein möglichst optimiertes Portfolio. Das gelingt mit FinOps, eine Methodik für das Cloud Financial Management. FinOps hilft Unternehmen mit einem klaren Konzept, die Cloud effektiv zu nutzen. Das Ziel: den größtmöglichen Nutzen aus jedem investierten Euro zu ziehen. Eine wichtige Rolle spielt dabei, die Balance zu finden zwischen Kontrolle einerseits und innovativem und schnellem Handeln andererseits. Sinnvoll ist das etwa für Organisationen aller Branchen, die bereits mindestens 150.000 Euro pro Jahr für Public Cloud Provider ausgeben oder eine Multi Cloud Umgebung betreiben. 

FinOps ist also das Betriebsmodell für die Cloud. Kombiniert werden dabei Systeme, Best Practices, Tools und Prozesse, unter anderem proaktive Schwellenwertanalysen oder Prognosen. IT-Abteilungen wissen dann jederzeit, welche Kosten gerade entstehen, und werden nicht von der nächsten Rechnung der Cloud-Anbieter überrascht. Zur Not können sie eingreifen, um Ausgaben in den Griff zu bekommen. 

Um FinOps auf eine erfolgreiche Basis zu stellen, sollten alle Daten zur Cloud-Nutzung automatisiert erfasst werden. Eine FinOps-Praxis ist das Chargeback: Ausgaben werden intern auf die entsprechenden Einheiten umgelegt. Cloud-Ressourcen erhalten dafür unterschiedliche Tags. Damit ist klar, dass eine virtuelle Maschine zu einem bestimmten Service gehört – und auch, wer diesen Dienst nutzt und in welches Budget er fällt.

Mithilfe der so geschaffenen Transparenz können die tatsächlich anfallenden Kosten zuverlässig ermittelt werden. Außerdem spürt FinOps verschwendete oder ungenutzte Ressourcen auf. 

Cloud Financial Management schafft zusätzlichen Mehrwert: Es bringt Fachleute aus verschiedenen Abteilungen mit neuen Prozessen zusammen. Die Entscheidungsfindung in der Cloud erfolgt gemeinsam durch Technologie-, Geschäfts- und Finanzteams. FinOps dient somit als Bindeglied, treibt Innovationen voran und steigert das Tempo.

In zehn Schritten zu FinOps: Ein Leitfaden für Unternehmen

1. Erstellen Sie eine Cloud-Kosten– und Governance-Strategie zur Orientierung.
    
2. Definieren Sie wichtige Interessengruppen und legen Sie klare Ziele sowie Budgets fest.
    
3. Erschaffen Sie ein zentrales FinOps-Team, um das Modell im ganzen Unternehmen zu etablieren.
    
4. Halten Sie alle Interessengruppen mit einem Kommunikationsplan stets auf dem Laufenden. Sie sollten Entscheidungen auf Basis von aktuellen Daten treffen können.
    
5. Definieren Sie Metriken für die Teams, die für ihre Aufgabenbereiche wichtig sind.
    
6. Setzen Sie Tools ein, um Tagging, Tracking und Reporting zu ermöglichen. Das sorgt für umsetzbare Erkenntnisse und damit für die Optimierung der Cloud-Ausgaben.
    
7. Gewährleisten Sie, dass die Tools abteilungsübergreifend eingesetzt werden können und relevante Informationen liefern.
    
8. Überprüfen Sie die Optimierungsmöglichkeiten kontinuierlich. 
    
9. Holen Sie bei Unsicherheiten einen zertifizieren FinOps-Partner zu Hilfe, der bei Reifegrad-Bestimmung und der Optimierung helfen kann. 
    
10. Bedenken Sie, dass FinOps kein Sprint, sondern ein Marathon ist. Auch kleine Schritte helfen, organisatorische Veränderungen, Optimierung und Transparenz anzustoßen.