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Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für eine Migration zu Office 365. Die Kombination aus Cloud-Services und Desktop-Software bietet viele Vorteile, wie beispielsweise mehr Mobilität und zahlreiche Möglichkeiten zur Kollaboration.
Allerdings ist – trotz Cloud – das Management von Office 365 mit Aufwand verbunden. Die Administrationsaufgaben sind zwar andere als in der On-Premises-Welt, aber neben den täglichen Betriebsaufgaben kaum zu stemmen. Abhilfe schaffen Managed Services für Office 365.
Office 365 ist eine Kombination aus Cloud-Services und lokal installierbarer Desktop-Software für die Produktivität, Kommunikation und Kollaboration. Es umfasst nicht nur die gängigen Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint, sondern je nach gebuchtem Leistungspaket auch viele weitere Dienste, wie beispielsweise OneDrive for Business als Cloud-Speicher oder SharePoint Online für die Zusammenarbeit. Da die Basis-Programme sowohl als Desktop-Version als auch als Cloud-Dienst in Office 365 enthalten sind, können Unternehmen einen hybriden Ansatz verfolgen und beide Modelle parallel betreiben. Das ermöglicht es ihnen, Workloads nach und nach zu migrieren und ihre Cloud-Transformation schrittweise im eigenen Tempo zu vollziehen.
Gute Gründe für Microsoft Office 365
Das Leistungspaket von Office 365 bietet die klassischen Vorteile von Cloud Services wie Skalierbarkeit, Agilität, Flexibilität und Kostentransparenz. Darüber hinaus kümmert sich Microsoft um die Bereitstellung und den Betrieb der Software. Dadurch können Unternehmen Hardware einsparen, müssen sich nicht mit Architekturfragen beschäftigen und auch selbst keine Updates oder Patches einspielen. Die Programme sind automatisch immer auf dem neuesten und sicheren Stand. Anwender können von beliebigen Endgeräten und Standorten auf die Services zugreifen, also auch mit dem Smartphone oder Tablet, wenn sie gerade unterwegs sind. Das erhöht die Mobilität und fördert neue Formen der Zusammenarbeit. Außerdem sind die einzelnen Dienste eng miteinander verzahnt und greifen auf die Daten der jeweils anderen zu, sodass sich ein ganzer Kosmos an Möglichkeiten eröffnet, um die Produktivität zu verbessern. Doch wer behält dabei eigentlich den Überblick und weiß was das Unternehmen wirklich braucht?
Bild 1: Die Module von Managed Office 365 (Quelle Axians Deutschland).
Herausforderungen für Unternehmen
Unternehmen gehen davon aus, dass der IT-Administrationsaufwand mit der Cloud abnimmt und weniger Personal benötigt wird. Tatsächlich kommen jedoch für die Aufgaben, die wegfallen, auch wieder neue hinzu: Kontinuierlich entstehen neue Services und Funktionen, während andere abgekündigt werden. IT-Verantwortliche müssen die Neuerungen im Auge behalten und evaluieren, wie sie sich auf den Betrieb auswirken könnten. Neben dem regulären Betrieb auch noch die Entwicklungen und Abhängigkeiten in Office 365 zu überwachen, ist für Administratoren kaum zu bewältigen. Auch die vielen Nutzungsmöglichkeiten der Cloud haben einen Haken: Sie erschweren es, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Services wie einsetzt und wo sich welche Daten befinden. Dadurch wird es aufwendiger als zuvor, für Security und Compliance zu sorgen.
Bild 2: Ownership, Performance und Security stellen die Administratoren von Office 365 vor große Herausforderungen (Quelle Axians Deutschland).
Unterstützung durch Managed Services
Eine Möglichkeit, die neuen Herausforderungen zu bewältigen, besteht darin, Office 365 mit Managed Services zu kombinieren. Ein spezialisierter Dienstleister übernimmt dann die tägliche Administration und das Monitoring. Er hilft Unternehmen dabei, ihre Office 365-Umgebung im Auge zu behalten und sie sicher und kosteneffizient zu nutzen. Außerdem unterstützt er bei der Migration und Adaption. So können Unternehmen von den Vorteilen der Cloud profitieren, ohne dass sie kontinuierlich alle neuen Entwicklungen selbst im Blick behalten müssen. Die IT-Abteilung wird entlastet und gewinnt Zeit, sich um wichtigere Aufgaben zu kümmern.
Folgende Leistungen zeichnen ein gutes Angebot aus:
- Der Dienstleister behält die Entwicklungen und Neuerungen in Office 365 kontinuierlich im Auge und bewertet, wie sie sich auf den Kunden auswirken.
- Er übernimmt das sogenannte Leistungs-Monitoring, um sicherzustellen, dass die IT reibungslos funktioniert.
- Ein Managed Services Provider kann helfen, den richtigen Weg und die richtigen Einstellungen in den Bereichen Sicherheit und Compliance zu finden. Außerdem kann er zusätzlich zu den Mechanismen, die Microsoft bietet, ergänzende Software und Skripte einbinden, um die Sicherheit noch zu erhöhen. Er monitort zudem die Warnmeldungen aus dem Office 365 Security & Compliance Center, bewertet sie und reagiert zeitnah.
- Darüber hinaus kann er die täglichen Administrationsaufgaben schnell und versiert durchführen und vieles automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel die Benutzerverwaltung sowie die Lizenzverwaltung und -freischaltung.
- Um Datenverlust zu verhindern, müssen Unternehmen ihre Office-365-Dienste regelmäßig sichern. Ein Managed Service Provider kann das Backup & Recovery als Dienstleistung übernehmen.
Den richtigen Managed-Services-Anbieter finden
Das Office-365-Management an einen externen Dienstleister auszulagern ist Vertrauenssache. Schließlich geht es hier um zentrale Produktivitäts- und Kommunikations-Services, die störungsfrei funktionieren müssen und bei denen sensible Daten anfallen. Deshalb sollten Unternehmen den Anbieter vorab auf Herz und Nieren prüfen. Ein guter Anhaltspunkt, um die Spreu vom Weizen zu trennen, sind Zertifikate. Wenn der Managed Services Provider über Microsoft Partner Status und zahlreiche Gold-Kompetenzen verfügt, ist das ein Beleg für seine nachgewiesene Kompetenz. Die Projektbegleitung sollte durch einen erfahrenen Office-365-Architekten erfolgen. Außerdem geht ein guter Managed Service Provider individuell auf die Bedürfnisse des Kunden ein und ist jederzeit bei Problemen ansprechbar.
