Die richtige Cloud für Unternehmen?

Bei der Frage nach der Migration in die Microsoft Cloud stehen IT-Chefs vor der Frage, wieviel Cloud ist sinnvoll, wieviel unnötig teuer und gibt es irgendetwas dazwischen?

Über das Optimum an Cloud, die Vorteile einer hybriden Cloud und über Sicherheitsaspekte beim Hosting sprach it management-Redakteurin Carina Mitzschke mit Björn Orth, Geschäftsführer der VENDOSOFT GmbH.
 

Carina Mitzschke: Cloud Computing ist längst in der Unternehmenskultur angekommen. Trotzdem spielt die Frage nach Sicherheit eine enorme Rolle bei der Suche nach der „richtigen“ Cloud. Nach welchen Aspekten sollte man hier entscheiden beziehungsweise unterscheiden?

Björn Orth: Die Frage nach der „richtigen“ Cloud und deren Sicherheit ist für jedes Unternehmen eine andere. ITChefs fällt in diesem Zusammenhang die Rolle zu, mit sämtlichen Business Units den Bedarf zu klären. Welche Anwendungsszenarien bestehen aktuell, welche kurz- und mittelfristig? Bleibt es bei überwiegend stationären Arbeitsplätzen oder werden Homeoffice und remotes Arbeiten künftig die Norm sein? Auch die Unternehmensphilosophie liefert Vorgaben: beispielsweise dass sensible Daten im Unternehmen zu verbleiben haben. Ist dann die Cloud das Richtige? Und wenn ja, private oder public Cloud? In Deutschland gehostet oder doch günstig in Übersee? Schließlich kommt das Budget ins Spiel und limitiert gegebenenfalls zu engagierte Vorhaben. Es zeigt sich, dass der Gang eines Unternehmens in die Cloud mit einigem Aufwand verbunden ist – personell wie finanziell. Nicht selten bedarf es externer Unterstützung, um zu evaluieren, was die „richtige“ Cloud ist.
 

Carina Mitzschke: Nehmen wir die Microsoft Cloud: Mit Microsoft 365 bietet das Unternehmen verschiedene Lösungen an, die für unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind. Nach welchen Gesichtspunkten wählt man die für ein Unternehmen am besten geeignete Lösung?

Björn Orth: Auch dieser Entscheidung steht die zentrale Frage vor: Was sind die Anforderungen und welche Ziele verfolgt die Organisation? Daraus ergibt sich ganz grundsätzlich, ob man über Anwendungsprogramme wie Microsoft Office spricht, oder über Server – oder beides. Ist diese Entscheidung getroffen, folgt die Betrachtung des Kosten-Nutzen-Faktors. Hier rate ich, sehr genau hinzuschauen! Denn natürlich erlaubt das Modell der Miet-Software die viel zitierte bedarfsgerechte Skalierung. Das klingt kostensparend. In der Langzeitbetrachtung (> 5 Jahre) erweisen sich On-Premises-Lizenzen jedoch als etwa 20 Prozent günstiger – gebrauchte gar bis zu 70 Prozent! Es lohnt also, zu hinterfragen, ob es eine reine Cloud-Lösung sein muss. IT-Chefs sollten in jedem Fall Vergleichsmodelle in Betracht ziehen, wobei wir gern behilflich sind.
 

Carina Mitzschke: Worin unterscheidet sich beispielsweise eine hybride Cloud-Lösung von Microsoft von der regulären Microsoft Cloud und wann ist diese die sinnvollere Lösung für mein Unternehmen?

Björn Orth: Unter hybriden Cloud-Lösungen versteht man, vereinfacht gesagt, den Mix aus Miet- und Kaufsoftware. Zum Beispiel die Kombination aus einem Exchange Online Plan mit gebrauchten Office-Lizenzen. Das macht Sinn, wenn das Budget für teure Investitionen in die Server-IT fehlt. Daran lässt sich dank Cloud-Software sparen. Ist gleichzeitig der Bedarf an mobilen Arbeitsplätzen gering, kann Office dazugekauft werden. Hier käme die langfristige Miete teurer als günstige Gebrauchtsoftware. Eine weitere Kombi, die bei VENDOSOFT extrem häufig nachgefragt wird, sind Microsoft 365 und Windows 7. Grund ist das in 365 integrierte Betriebssystem Windows 10, das als Basis Windows 7 erfordert – und das wiederum ist gebraucht unschlagbar günstig. Die Liste der Szenarien einer hybriden Cloud lässt sich fortsetzen. Aber ich denke, die genannten Beispiele zeigen, dass es eine gewisse Expertise in Sachen Microsoft-Lizenzierung braucht, um kostenund bedarfsmäßig das Optimum für ein Unternehmen herauszuholen. Das ist unser Angebot an Unternehmen jeder Größe und Branche.
 

Carina Mitzschke: Nun habe ich mich für eine Lösung entschieden, wie migriere ich das System am Einfachsten beziehungsweise am Sinnvollsten? Worauf ist hierbei zu achten?

Björn Orth: Eine Migration in die Cloud kann nur individuell betrachtet werden. Das gilt für die Auswahl der Produkte genauso wie für die Umsetzung. Es gibt kein Patentrezept, das ich hier benennen könnte und das für jede Firma gleich anzuwenden wäre. Dazu sind die in den Firmen verwendeten Hard- und Software-Landschaften zu unterschiedlich. Was wir unseren Cloud-Kunden an die Hand geben, ist ein Fahrplan für die Migration. Wir empfehlen dringend den Parallelbetrieb, bis alle Daten synchronisiert und überspielt sind, bis das System durchgetestet ist und einwandfrei läuft. Dazu liefern unsere Migrations-Experten die notwendigen Anleitungen und Dokumentationen und begleiten durch den Prozess. Die eigentliche Konfiguration der Systeme bleibt jedoch in der Hand der zuständigen IT-Verantwortlichen im Unternehmen.
 

Carina Mitzschke: Im Normalfall besitzt jedes Unternehmen diverse Lizenzen, oft auch ungenutzte, besonders nach einer Migration. Wie kann mir Vendosoft hier unterstützend zur Seite stehen?

Björn Orth: Es ist tatsächlich so, dass in vielen Unternehmen Software-Assets brachliegen. Den zuständigen Abteilungen ist oft gar nicht bewusst, welche Vermögenswerte da schlummern. Gemeint ist nicht der (möglicherweise geringe) bilanzielle Wert, sondern der Kaufpreis, den Reseller wie die VENDOSOFT für gebrauchte Software zahlen. Teilweise bestehen aber auch Vorbehalte gegenüber einem Verkauf. Zum Beispiel die Sorge, bei der Rechteübertragung etwas falsch zu machen und Probleme mit dem Hersteller zu riskieren. Oder der Aufwand scheint zu hoch. Deshalb steht VENDOSOFT Unternehmen, die ausgediente Microsoft Betriebssysteme, Büroanwendungen, Server und Zugriffslizenzen veräußern wollen, zur Seite. Wir beraten rechts- und herstellerkonform und unterstützen über den gesamten Verkaufsprozess – bis hin zur Deinstallation und Austragung aus dem VLSC – so dass am Ende alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind. Was ich wirklich nicht empfehlen kann ist, nicht mehr benötigte Software einfach liegen zu lassen. Weil es, wie erwähnt, Vermögen bindet. Aber ebenso, weil der Verkauf das Software Asset Management eines Unternehmens enorm verschlankt. Auch hier beraten wir gern!
 

Verkaufen uns Kunden Ihre Microsoft-Volumenlizenzen, gelingt es VENDOSOFT oftmals, Ihnen eine nahezu kostenneutrale Cloudmigration zu realisieren.

Carina Mitzschke: Sie sagen, dass man in der Regel bis zu 40 Prozentder im ersten Jahr entstehenden Kosten zur Refinanzierung der Cloud verwenden kann. Wie kommt diese Rechnung zu Stande?

Björn Orth: Diesen Durchschnittswert konnten wir aus Projekten ermitteln, bei denen unsere Cloud-Kunden gleichzeitig Altlizenzen an uns veräußerten. Teilweise gelingt es VENDOSOFT sogar, eine nahezu kostenneutrale Migration zu realisieren. Ein Beispiel dafür ist die Stuttgarter Glöckle Group. Deren IT-Leiter stellte die richtigen Fragen und kam damit zu uns: „Was passiert mit unserer alten Software und wie lässt sich ein Cloud-Projekt finanzieren?“ VENDOSOFT übernahm rund 250 gebrauchte Microsoft-Lizenzen im Gegenwert von knapp 100.000 Euro – und refinanzierte Glöckle auf diese Weise deutlich mehr als nur 40 Prozent der entstehenden Cloud-Kosten. In diesem Fall waren es fast 100 Prozent.
 

Carina Mitzschke: Vendosoft kauft Lizenzen gebrauchter Software auf und führt sie dem Markt wieder zu. Wie funktioniert das rechtlich und welchen Vorteil, außer dem finanziellen, haben gebrauchte Lizenzen?

Björn Orth: Das ist richtig. Wir sind Microsoft Gold Partner und europaweit als Händler gebrauchter Microsoft-Lizenzen tätig. Für Unternehmen ist wichtig zu wissen, welche Lizenzen überhaupt veräußert werden dürfen und wie der Verkaufsprozess von statten geht. Grundsätzlich gilt: Software muss ursprünglich innerhalb des europäischen Wirtschaftsraumes in den Handel gebracht worden sein. Dann ist sie in der EU legal wiederverkäuflich. Unsere Microsoft Licensing Professionals ermitteln, ob die angebotenen Lizenzen allen Anforderungen für den Weiterverkauf genügen. Anschließend verifiziert ein Wirtschaftsprüfer den gesamten Prozess und prüft die Ware hinsichtlich ihrer Rechtmäßigkeit und Einhaltung der Lieferkette. VENDOSOFT stellt schließlich alle notwendigen Dokumente bereit, zu denen unter anderem die Vernichtungserklärung zählt. Das alles erfolgt für den Verkäufer kostenlos. Sind die Lizenzen auf den Rechnern des Verkäufers deinstalliert und dies vom Wirtschaftsprüfer verifiziert, erfolgt die Auszahlung der vereinbarten Rückkaufsumme. Die originalen Datenträger werden an uns übergeben. Damit sind die Lizenzrechte übertragen und können von VENDOSOFT auf Zweiterwerber übergehen. Zu Ihrer Frage, welche Vorteile gebrauchte Lizenzen haben: In erster Linie einen finanziellen. Gebrauchtsoftware kostet 50 bis 70 Prozent weniger als dasselbe Produkt neu. Auch im Vergleich mit Miet-Software aus der Cloud rechnet sie sich oftmals. Neben dem finanziellen Aspekt gibt es aber auch Kunden, die nicht in die Cloud wollen. Ihnen bieten wir sämtliche Versionen bis hin zu beispielsweise Office 2019, also der neuesten Version, die wir gebraucht aus sogenannten „SA-Verträgen“ beziehen.
 

In vielen Unternehmen liegen Softwareassets brach. Den zuständigen Abteilungen ist oft gar nicht bewusst, welche Vermögenswerte da schlummern.

Carina Mitzschke: Ein nicht unerheblicher Punkt für eine Cloud-Lösung ist das Hosting. DSGVO-rechtlich würden viele Unternehmen eher zu Software tendieren, die auch in Deutschland gehostet wird. Wie funktioniert das beispielsweise bei der Microsoft-Cloud?

Björn Orth: Grundsätzlich muss man sagen, dass die Hostings von Microsoft zu den sichersten am Markt zählen. Jedoch gibt es keine Garantie auf eine in Deutschland gehostete Microsoft Cloud. Hauptstandort des Rechenzentrums ist Frankfurt. Zur Ausfallsicherung können Daten aber auch nach Amsterdam „wandern“. In der nächsten Eskalationsstufe vermutlich nach Dublin. In jedem Fall garantiert Microsoft einen Verbleib der Daten innerhalb der EU. Letztlich ist die Entscheidung, wo ein Unternehmen hosten lässt, ein Abwägen von Aufwand gegen Sicherheit. Der Serverraum im Firmenkeller erscheint vielleicht manchem sympathischer als das Auslagern sensibler Daten an einen US-Konzern. Andererseits ist ein Server wohl nirgends so gut gegen Überhitzung, Stromspitzen, Einbruch, Überflutung und sonstige Katastrophen geschützt wie die Rechenzentren von Microsoft. VENDOSOFT empfiehlt daher die Microsoft Cloud.
 

Carina Mitzschke: Herr Orth, wir danken für dieses Gespräch.