Thought Leadership
Die Wettbewerbsfähigkeit sichern, profitabel bleiben und langfristig wachsen: Die IT ist für die Steinrück GmbH & Co. KG ein zentrales Werkzeug für effiziente Geschäftsprozesse. Jetzt steht die IT-Landschaft vor einem großen Umbruch: Von einer On-Premise-Umgebung verlagert das Unternehmen seine Infrastruktur und Applikationen Stück für Stück in die Cloud.
Im Gespräch äußert sich Geschäftsführer Sven Steinrück über sich ändernde IT-Landschaften, Herausforderungen bei der Umsetzung, über die Bedeutung externer Unterstützung, Kostenaspekte und welche Ergebnisse bisher erzielt wurden.
Steinrück ist seit über 120 Jahren ein Anbieter von Produkten und Diensten für das holz-, kunststoff- und metallverarbeitende Handwerk. Das Unternehmen versteht sich als Problemlöser für die Herausforderungen seiner Kunden. Entsprechend großen Wert legt Steinrück auf einen kundenfreundlichen Service. Waren werden auf Wunsch innerhalb von 24 Stunden ausgeliefert.
Welche Bedeutung hat die IT für die Geschäftsprozesse von Steinrück?
„IT ist für uns das zentrale Werkzeug für effiziente Geschäftsprozesse – sowohl intern als auch extern in der Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten. Zum Beispiel werden pro Tag fast 3 Tonnen Wareneingänge kontrolliert und gebucht. Dafür benötigen wir eine leistungsfähige IT-Infrastruktur. Unser Ziel ist es, möglichst alle Geschäftsprozesse zu digitalisieren.“
In der Vergangenheit lief der Betrieb von Infrastruktur und Applikationen On-Premise mit ThinClients, zentralisiert an einem Standort. Verschiedene technische und wirtschaftliche Trends veranlassten Sven Steinrück jedoch zum Umdenken.
Das bisherige ERP-System konnte bei aktuellen Anforderungen nicht mehr mithalten, wurde kaum noch weiterentwickelt und war bei neuen Modulen sehr kostenintensiv. Die zentralisierte Struktur der IT führte zu Insellösungen, Abhängigkeiten und Ausfallrisiken. Bei einem Stromausfall oder technischen Problemen vor Ort waren alle Standorte betroffen und arbeitsunfähig. Sven Steinrück weist zudem auf den Wandel in der Arbeitswelt hin.
„Die Möglichkeit im Home Office zu arbeiten, hat für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Bedeutung gewonnen. Sie ist auch ein wichtiger Aspekt, um neue Talente für Steinrück zu gewinnen.“
Aus diesen Entwicklungen ergab sich für das Unternehmen ein dringender Handlungsbedarf.
Welche Ziele verfolgt die neue Lösung?
„Eine hohe Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit sowie die Nutzung nach Bedarf, sind die wichtigsten Ziele. Dahinter steht eine zentrale Einstellung, wie wir in Zukunft IT betreiben wollen: Immer auf dem aktuellen Stand der Technik. In diese Richtung wollen wir uns Schritt für Schritt bewegen.“
Beim ERP-System entschied man sich für eine Lösung, die auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen konzipiert ist. Gleichzeitig vollzog Steinrück einen grundlegenden Strategiewechsel im IT-Betrieb.
Wie sieht dieser konkret aus?
„Wir befinden uns im Umbruch: vom Betrieb unserer Infrastruktur vor Ort, bewegen wir uns in Richtung Cloud. Wir wollten in einem ersten Schritt Rechenleistung und das ERP-System im Hosting beziehen. Für diese Aufgabe suchten wir nach einem geeigneten Partner, der Branchen-Know-how aufweist und zukunftssicher aufgestellt ist. Wichtig ist uns zudem eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister, der vom Verständnis und der Größe her zu uns passt.“
Die Wahl fiel auf den Full-Service IT-Dienstleister Luithle + Luithle, der neben dem Hosting auch begleitende Managed Services und Consulting anbietet.
Was spricht für Luithle + Luithle?
„Luithle + Luithle hostet redundant, sicher und performant. Das ist besonders für unsere Warenwirtschaft von größter Bedeutung. Zudem erhalten wir bei dem IT-Dienstleister Zusatzservices, die auf unsere individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Aber das entscheidende Kriterium für uns ist die kompetente Betreuung. Dabei werden unsere Fragen immer stichhaltig beantwortet und wir profitieren von einem Know-how-Transfer. Sowohl Andreas Luithle selbst als auch die Projekt- und Supporttechniker konnten im gesamten Prozess all unsere Fragen beantworten und Probleme lösen. Unsere interne IT hat durch die Zusammenarbeit neues Wissen dazugewonnen.“
Allein für das ERP-System stellt der IT-Dienstleister sieben virtuelle Maschinen bereit. Die Unternehmensdaten verschiedenster Applikationen liegen auf hoch performanten Flashspeichern von IBM. Weiterhin kümmert sich Luithle + Luithle um ein Backup auf Tape, ein Zusatzservice, der bei den Standardangeboten großer Cloud-Anbieter fehlt. Diese Offline-Backups werden komplett vom Netzwerk getrennt aufbewahrt. Damit sind sie vor Cyberangriffen optimal geschützt. Auch beim Thema Tape Backup setzt der IT-Dienstleister auf den Markt- und Technologieführer IBM.
Gab es bei der Übergabe der IT-Infrastruktur in die Hände eines externen Anbieters keine Bedenken?
„Anfangs gab es durchaus skeptische Stimmen, teils aus Sicherheitsbefürchtungen, teils aus Angst, Kompetenz abzugeben. Andreas Luithle, einer der Geschäftsführer des IT-Dienstleisters, hat in vielen persönlichen Gesprächen hier wertvolle Überzeugungsarbeit geleistet.“
Luithle + Luithle legt beim Hosting und bei seinen Managed Services sehr großen Wert auf das Thema „Security“. So sind sowohl die Rechenzentren als auch die Standorte von Luithle + Luithle nach der internationalen Norm für Standards in der Informationssicherheit, ISO/IEC 27001, zertifiziert.
Ist auch darüber nachgedacht worden, die eigene IT-Infrastruktur nachzurüsten und alles eigenständig zu betreiben?
„Ja, das haben wir. Von den reinen Anschaffungs- und Betriebskosten her sind beide Ansätze – On-Premise und Cloud – miteinander vergleichbar. Reflektiert man jedoch den Aufwand für das Gesamtpaket und berücksichtigt man mögliche Zusatzkosten, wenn es zum Beispiel mal zu einem Stillstand kommt, ist die Cloud-Variante im Vorteil. Bei einem professionellen Hosting haben wir die Sicherheit, dass alles reibungslos läuft und dass die eingesetzte Hardware regelmäßig erneuert wird.“
Nachdem die Steinrück GmbH & Co. KG zunächst das Hosting der Infrastruktur von Luithle + Luithle in Anspruch nahm, wurden sukzessive auch Managed Services hinzugenommen.
Dazu gehören Microsoft365 und IT-Security-Lösungen. Zusätzlich wandern mehr und mehr Applikationen von Steinrück in die Cloud. So nutzt Steinrück für das Dokumentenmanagement jetzt eine DMS-Lösung im Hosting: 3 virtuelle Maschinen auf denen die Module Archiv, Belegleser und Workflow betrieben werden. Das Workflow-Modul ermöglicht die Abbildung von Genehmigungsprozessen als schnelle, digitale Prozesse bei Rechnungen, deren Vorgänge nicht in der Warenwirtschaft des ERP-Systems abgebildet sind, sondern direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben werden sollen.
Lassen sich bereits konkrete Prozesse nennen, die durch das Hosting optimiert werden konnten?
„Im Rahmen des Hostings sind wir erst kürzlich kostenfrei in ein neues Performance-Cluster bei Luithle umgezogen. Das hat unsere Prozesse beschleunigt. In Summe konnten wir unseren Faktura-Lauf von zirka drei Stunden auf jetzt 53 Minuten reduzieren. Für das Online-Banking nutzen wir eine Banking-App, die sehr ressourcenintensiv arbeitet. Mit unserer ultra-performanten Umgebung ist das für uns kein Problem mehr.“
Weitere wichtige Vorteile der Cloud-basierten Infrastruktur sind für Sven Steinrück die stärkere Vernetzung der Systeme und neue Anwendungsmöglichkeiten.
Welches Fazit kann gezogen werden?
„Wir sind auf einem sehr guten Weg, die digitale Transformation unserer Geschäftsprozesse erfolgreich zu meistern. Infrastruktur und zentrale Applikationen im Hosting bieten uns die nötige Performance und Sicherheit, um unsere Digitalisierungsstrategie flexibel den Marktanforderungen anzupassen. Und dank Luithle + Luithle als starker Partner an unserer Seite sehen wir uns für die Zukunft bestens gerüstet.“
(vp/Luithle + Luithle GmbH)
