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Die Cloud bietet die Chance, Software wirtschaftlicher zu nutzen. Denn mit nachhaltigem Software Asset Management (SAM) lassen sich die Lizenzen am tatsächlichen Nutzungsbedarf ausrichten.
Nutzer müssen heute flexibel auf IT-Ressourcen zugreifen, die idealerweise im Self-Service dynamisch zur Verfügung stehen. Den Anspruch erfüllt die Cloud unter anderem mit Software as a Service (SaaS). Dafür zu sorgen, dass auch bei der Cloud-Nutzung alles rechtskonform abläuft, ist Aufgabe des Software Asset Managements (SAM). Hierbei verliert das klassische Szenario, dass Audits fehlende Lizenzen aufdecken und in Nachzahlungen enden, künftig an Bedeutung. Stattdessen kann die Cloud an anderer Stelle höhere Kosten als vorgesehen verursachen, etwa wenn mehr Cloud-Instanzen als geplant konsumiert werden. Wer 100 Stunden Rechenleistung oder 100 GB Speicher abonniert, jedoch im Monat 120 Stunden oder 120 GB verbraucht, muss nachzahlen. Zu diesen Mehrausgaben kommen vermeidbare Budget-Posten, die für eine überdimensionierte Nutzung stehen.
Daten als Verhandlungsmasse
Ganzheitlich betriebenes SAM bewirkt das Gegenteil, indem es den Lebenszyklus von Software vorausschauend managt. Zunächst identifizieren die SAM-Verantwortlichen die wichtigsten Hersteller wie beispielsweise Microsoft, Oracle, IBM, Adobe und SAP sowie geschäftskritische Businesssoftware wie Autodesk, Mathematika oder QlikTech im eigenen Software-Budget. Anschließend wird bilanziert. Auf den Ergebnissen aufbauend fokussiert das ganzheitliche SAM das Überprüfen und Anpassen von Beschaffungs-, Freigabe-, Bereitstellungs- und Change-Managementprozessen, wofür ein Lizenzexperte die relevanten Datenquellen festlegt und die Datenlieferung sicherstellt. Die so gewonnenen Informationen befähigen zur wirtschaftlichen Software-Nutzung. So sind damit unter anderem Verhandlungen über optimale Vertragskonditionen und das Senken von Wartungs- und Betriebskosten möglich.
Weiterer essenzieller Aspekt des ganzheitlichen SAM-Ansatzes ist es, Schwachstellen in den Workflows der Software-Nutzung zu erkennen und zu beheben. Dazu müssen Automatismen etabliert werden. Die Voraussetzung dafür schaffen Rollenkonzepte, die Nutzung, Verbrauch und Bestellung von Cloud-Services regeln und die Verantwortlichkeiten benennen. Auf die Weise wird unter anderem festgelegt, wer die Freigabe für die Beschaffung erteilt.
Tools automatisieren und wichtige Daten ziehen
Nur klar definierte SAM-Prozesse lassen sich mit einem klassischen IT-Service-Management-Tool wie ServiceNow oder einem Spezialwerkzeug wie SAM2GO von SoftwareOne sinnvoll und weitestgehend automatisiert abbilden. Der Ablauf ist dann folgender: Ein berechtigter Nutzer wählt eine Software aus einem festgelegten Standardwarenkorb, sein Antragsformular schickt das System an die Prüfinstanz. Diese ermittelt via Dashboard, zu welchen Lizenzen die gefragte Funktionalität verfügbar ist. Der Verantwortliche findet entweder im Software-Pool eine geeignete Lizenz oder bestellt neu. Der Nutzer erhält die Information, wann seine Software automatisch installiert wird.
Ausgereifte Werkzeuge helfen zudem, die Lizenzen an den Bedarf anzupassen. Für dieses sogenannte Right-Sizing ziehen Tools über standardisierte Schnittstellen Daten von den Cloud-Anbietern, die für Analysen– zum Beispiel des Nutzungsgrads – dienen. So kann das Betrachten der aktiven Office-365-E5-Lizenzen aufzeigen, dass die Mehrheit nur Workloads nutzt, welche auch die günstigere Variante E3 abdeckt. Wichtig für eine genaue Budgetplanung ist zudem, dass ein Tool die zugewiesenen und noch verfügbaren Lizenzen, die Software-Ausgaben pro Provider und die temporär inaktiven Benutzerkonten auflistet.
Strategisch mit Cloud-Infrastruktur-Map vorgehen
Doch wie finden Unternehmen die passende Kombination aus Anwendungshersteller und Cloud-Plattform-Provider? Dazu erstellen sie eine Cloud-Infrastruktur-Map, die das Abgleichen der Nutzungsbedingungen beider Seiten mit den eigenen Anforderungen erleichtert. Sie führt die SLAs (Service Level Agreements) der Software, die bereits im Einsatz ist und derjenigen, die beschafft werden soll, auf. Ergänzend zur Nutzungsbeschreibung (wer, was, wie) enthält die Map Angaben zu benötigter Infrastruktur und erforderlichen Plattformen. Diese strategische Planung befreit jedoch nicht von der Pflicht, jeden Software- und Cloud-Vertrag einzeln zu prüfen. Insbesondere gilt es darauf zu achten, ob sich eine Lizenz überhaupt in der Cloud oder hybrid einsetzen lässt.
Lizenzieren kann man Software aus der Cloud nach vier typischen Varianten: pro Nutzer, zugreifendem Gerät, verbrauchter Prozessoreinheit oder Zeiteinheit. Dennoch kann die eine oder andere Hürde auftauchen. So mag der Gedanke, Terminal-Server je User zu lizenzieren, zunächst naheliegen, schließlich will man aus Anwenderperspektive gedacht von jedem Gerät aus zugreifen. Aber diese Form der Lizenzierung ist in dem Fall falsch. Für die einzelnen Geräte, von denen der Zugriff erfolgen soll, muss die Nutzung vertraglich geregelt sein. Fallstricke kann daneben Open-Source-Software enthalten, deren Gebrauch auch Bedingungen unterliegt. In hybriden Umgebungen empfiehlt sich zudem der genaue Blick darauf, ob Hersteller das Verschieben virtueller Maschinen (VMs) gestatten. Diese Funktion nutzen viele Anwender, damit ihre Software optimal läuft.
Ressourcenschonend zum besseren Geschäft
Viele Unternehmen überfordert es, alle Software-Hersteller und Cloud-Anbieter sowie individuelle Lizenzregeln und Metriken in SAM-Prozesse einzubinden. Den Einstieg erleichtert oft passgenaues SAM-Consulting, das auch den weiteren Weg begleiten kann. Ein optimales SAM sorgt für Compliance, schont jedoch vor allem Ressourcen On-Premises und in der Cloud, indem es nur die Lizenzen einsetzt, die dem tatsächlichen Bedarf in Unternehmen entsprechen. Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: Unternehmen stimmen ihre Prozesse zwischen IT und Einkauf, IT und HR, IT und Lizenzmanagement ab. Zudem wählen sie geeignete SAM-Tools aus, die den Automatisierungsgrad erhöhen. Unter diesen Voraussetzungen wird ihr Geschäft effizienter.
Stephanie Meiendresch, Services Sales Portfolio Management & Compliance bei SoftwareONE (Quelle: SoftwareONE)
