Wie organisiere ich in 2022 meine Projekte und welche Tools helfen mir dabei?

Die Welt des Projektmanagements steht niemals still. Traditionelle Prozesse, wie wir sie bisher kannten und angewandt haben, können in Zukunft keine Rolle mehr für konkurrenzfähige Teams spielen. An ihre Stelle rücken neue Formen der Zusammenarbeit – die größtenteils in Projekten stattfinden.

Projekte erfolgreich umsetzen, aber wie?

Projektarbeit entwickelt sich zunehmend zur dominierenden Arbeitsweise. Im Laufe der kommenden Jahre werden voraussichtlich immer mehr Menschen im Projektmanagement tätig sein und das weltweit. Das Problem dabei: Viele Führungskräfte sehen im Projektmanagement nicht die Bedeutung, die es heutzutage tatsächlich hat bzw. in Zukunft haben wird. Ein Grund hierfür ist unter anderem die hohe Komplexität und geringe Flexibilität vieler gängiger Methoden. Es braucht also neue Ansätze, die sich weniger auf traditionelles, als vielmehr auf agiles Projektmanagement fokussieren. Um diese neuen Ansätze zu etablieren, ist wiederum ein vernünftiges Change Management essenziell, das den Projektteams agile Arbeitsmethoden näher bringt und auch die eher “traditionell” eingestellten Mitarbeitenden abholt. Gerade vor dem Hintergrund der Agilität gilt dabei heute mehr denn je: Je schlanker und flexibler die Prozesse, desto besser. Doch was gehört eigentlich alles zur Projektplanung und -organisation dazu? Zu Beginn gilt es zunächst die wichtigsten Rahmenbedingungen festzulegen, um so eine solide Planungsgrundlage zu schaffen. Hier steht die Beantwortung von Fragen im Vordergrund, wie: 

• Wo stehen wir im Projekt?

• Warum soll das Projekt durchgeführt werden?

• Was wollen wir mit dem Projekt erreichen?

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• Wer ist an dem Projekt beteiligt?

• Wie wird das Projekt strukturiert?

• Bis wann soll das Projektziel erreicht werden?

• Wie viel darf das Projekt kosten?

Dies alles bildet dann in Summe die notwendige Basis für eine optimale Verteilung von Arbeitsaufgaben und Ressourcen (materiell und zeitlich) zwischen Personen und Abteilungen. Im besten Fall sollte am Ende jede*r Mitwirkende wissen, wann was und in welcher Form zu erledigen ist. Dabei wird erneut klar, wie wichtig es ist, über einen leistungsfähigen Tool-Stack zu verfügen, der alle Prozesse sinnvoll abbildet und Zeitfresser abfängt.

Projektorganisation 2022 – Diese Tools helfen

Ein Team so zu organisieren und vor allem zu koordinieren, dass jeder Einzelne seine genauen Teilaufgaben kennt und weiß, bis wann diese erledigt sein müssen, stellt eine echte Mammutaufgabe dar – für die Team-/ Projektleiter*innen, aber auch die Mitarbeitenden selbst. Nicht selten kommt es dabei in Unternehmen und Agenturen zu fehlender Transparenz über Ressourcen, zu unterschiedlichen Prozessen in einzelnen Projektteams, vergessenen Aufgaben oder schlichtweg ineffizienter Zusammenarbeit. Es zeigt sich: Unternehmen brauchen neue Projektmanagement-Ansätze, die der modernen und digitalen (Arbeits-) Welt gerecht werden. Hier spielen insbesondere Organisations- und Workmanagement-Tools eine wichtige Rolle. In Zeiten, die immer volatiler und dynamischer werden und in denen stets möglichst schnell und flexibel auf Änderungen reagiert werden muss, sind derartige agile Tools eine wahre Wunderwaffe. Die folgenden 3 Tools sollten Sie 2022 kennen:

awork

Das Workmanagement-Tool awork bietet einen digitalen Workspace, mit dem Projektplanung kein notwendiges Übel mehr darstellt, sondern – im Gegenteil – sogar Spaß macht. Es zeichnet sich durch ein modernes Design sowie eine intuitive Benutzeroberfläche aus und ermöglicht es Teams besser, vor allem aber glücklicher zusammenzuarbeiten. Hierzu verfügt awork über diverse Features, die dem Nutzer viele, teils lästige Aufgaben bereits automatisch abnehmen. Darüber hinaus bietet das Tool auch die Möglichkeit eine Zeiterfassung direkt in die Projektorganisation einzubinden.

timeBro

Je genauer und aktueller die Projektzeiterfassung ist, desto leichter fällt es, die Projekte profitabel zu halten. Durch die Corona-Krise sind Budgets noch knapper geworden. Daher ist es umso wichtiger, genau nachzuvollziehen, welche Ressourcen in welche Projekte fließen. timeBro ist eine Art zweites Gedächtnis, das den Arbeitstag anzeigt. Mit dieser Erinnerungshilfe ist die Zeiterfassung automatisch erledigt. Das Zeiterfassungs-Tool ist außerdem in awork integrierbar, sodass es möglich wird, die Zeiterfassung komplett zu automatisieren.

Notion

Notion ist eine cloudbasierte Software, genauer gesagt ein Dokumentationstool, das Notizen, Dokumente, Datenbanken und Wikis kombiniert. Damit zahlt das Tool entscheidend auf die steigende Komplexität, zunehmende Geschwindigkeit und asynchrone Arbeit in der modernen, digitalen Welt ein. Es macht Dokumentation und Knowledge-Sharing – zwei Dinge, die heutzutage für Teams wichtiger denn je sind – einfach und übersichtlich möglich, indem es die Funktionen von Microsoft Word, Excel und OneNote in einer Software kombiniert. Dadurch ist Notion vielseitig einsetzbar. Es lassen sich Aufgabenlisten, Timelines, Kanban-Boards und vieles mehr erstellen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.

Fazit

Die zunehmende Digitalisierung führt dazu, dass alle Prozesse in ihrer Komplexität wachsen und sich gleichzeitig immer schneller verändern. Die Anwendung geeigneter Tools kann vor diesem Hintergrund die tägliche Zusammenarbeit von Projektteams entscheidend verbessern. Allerdings gilt es stets zu beachten, dass solche Tools nur dann zuverlässig und profitabel werden, wenn sie die eigenen Projekte effizient und effektiv organisieren. Diese Entwicklung wird sich auch in den nächsten Jahren noch weiter fortsetzen. Das klassische Projektmanagement, welches mit Stift und Post-its betrieben wurde, kommt in diesen modernen Zeiten in vielen Unternehmen an seine Grenzen. Schließlich muss in Zeiten des ständigen Wandels flexibel reagiert werden können, wobei alle Beteiligten auch immer über den aktuellen Stand Bescheid wissen müssen. Ohne agile Methoden ist das nicht zu bewerkstelligen.

Autor: Tobias Hagenau, CEO, www.awork.io