Wie Business-Apps schneller entwickelt, bereitgestellt und effizient verwaltet werden können

Ab ins Detail

In vier Teilen blicken wir hinter die Kulissen und beleuchten wie Business-Apps schneller entwickelt, bereitgestellt und effizient verwaltet werden können. Dabei stellen wir die beteiligten Stakeholder mit ihren Aufgaben und Prozessen vor, werfen einen Blick auf die Herausforderungen im täglichen Ablauf, betrachten wichtige Aspekte in Bezug auf Sicherheit und Compliance und zeigen Lösungsansätze auf, wie Prozesse wesentlich beschleunigt und sicherer gestaltet werden können. Außerdem blicken wir auf angrenzende Themenbereiche, die für Sie weitere, spannende Ansätze rund um das Thema App Lifecycle Management bereithalten. 

Welche Abläufe zugrunde liegen und welche Stakeholder sind beteiligt

Dieser Teil erklärt die zugrundeliegenden Abläufe, stellt die beteiligten Stakeholder vor und zeigt auf, welche Herausforderungen dabei gemeistert werden müssen.

Grundsätzlich unterscheidet man zwei verschiedene Arten von Applikationen: die öffentlichen beziehungsweise 3rd-Party-Apps, die in den gängigen App-Stores von Apple oder Google zu finden sind und eine breite Zielgruppe ansprechen, und die selbstentwickelten bzw. In-House-Apps, die im unternehmenseigenen App-Store bereitgestellt werden. Apps, die von Unternehmen für spezifische Zielgruppen, wie etwa Partner oder Kunden, in öffentlichen App-Stores bereitgestellt werden, werden im weiteren Verlauf wie In-House-Apps betrachtet.

Im App Release Management sind mehrere Stakeholder involviert. Diese gehören in der Regel verschiedenen Organisationseinheiten an, häufig werden dabei auch externe Dienstleister eingebunden. Nachfolgende Rollen sind üblicherweise beteiligt:

Der Fachbereich hat den Bedarf und die Idee für eine App und ernennt einen Produktverantwortlichen. Dieser definiert die inhaltlichen Anforderungen und bildet die Schnittstelle zwischen den Anwendern auf der einen und den weiteren beteiligten Rollen auf der anderen Seite.

Der Produktverantwortliche beauftragt interne oder externe Entwickler mit der Umsetzung der Anforderungen. Hierbei werden immer öfter internationale Teams beziehungsweise Near- und Offshore-Entwickler eingesetzt. Medienbrüche und versetzte Zeitzonen sind die Regel.

Die Entwickler liefern die fertige App mit den benötigten Metadaten an den Produktverantwortlichen. Oft sind auch Grafiker und Designer involviert, die die notwendigen Icons, Logos und Screenshots erstellen. Der Produktverantwortliche aggregiert Texte, Visuals und den Code der App und sendet diese Elemente an das Publishing Team.

Das Publishing Team führt eine Reihe spezieller Schritte durch, um Apps funktionsfähig zu machen. So werden Apps z.B. mit dem Zertifikat des Unternehmens signiert und bestimmte technische Einstellungen vorgenommen. In einem der folgenden Artikel gehen wir genauer auf diese Thematik ein. Bildlich gesprochen, erstellt das Publishing Team ein „Päckchen“ und übergibt es zum „Versand“ an das UEM-/EMM-Team (Unified Endpoint Management / Enterprise Mobile Management) für unternehmensinterne Apps, oder das App-Store Team, wenn die App in den öffentlichen App-Stores von Apple oder Google bereitgestellt werden soll. Hierbei ist anzumerken, dass diese Tätigkeiten für iOS Apps nur auf einem Apple Computer durchgeführt werden können.

Das UEM- oder EMM-Team ist für die Verwaltung der Smartphones verantwortlich. In dieser Rolle kümmert sich das Team auch um die Verteilung von Apps auf die Endgeräte der Anwender nach Vorgabe des Produktverantwortlichen. Dabei wird die App verschiedenen Prüfungen unterzogen sowie der technische Rollout geplant und vollzogen.
Da alle Apps durch die Hände des UEM-Teams gehen, nimmt dieses oft noch weitere Aufgaben im Kontext des App-Release-Prozesses wahr. Denn die Verwaltung von Endgeräten ist an vielen Stellen mit der Unternehmens-IT verknüpft. Daher berät dieses Team häufig sowohl Entwickler als auch Fachbereiche dabei, wie Apps in Unternehmen effizient integriert werden können, erläutert die notwendigen Voraussetzungen und unterstützt darüber hinaus bei der Fehlersuche. Daneben stellt es für die Produktverantwortlichen wichtige Messgrößen über die Nutzung von Apps bereit, wobei diese Daten oft manuell erfasst und aggregiert werden müssen.

Im Ergebnis steht die App beim Anwender zur Nutzung bereit. Hier zeigt sich schnell, wie gut die vorangegangenen Schritte ausgeführt wurden. Im Life-Cycle der App hat das UEM-Team zusätzlich noch eine weitere wichtige Rolle. Im Support-Prozess unterstützt und vermittelt es an verschiedenen Stellen, da Fachbereich, Entwickler, Produktverantwortlicher und Publishing Team nur selten in den Benutzer-Support eingebunden sind.

Business-Apps im Spannungsfeld zwischen sorgfältiger Prüfung und agiler Bereitstellung

Aufgrund hoher Komplexität und fehlender Transparenz benötigt ein Release bis zur Veröffentlichung oft mehrere Tage. Selbst kleinste Fehler, wie eine falsche Versionsnummer oder falsche Abmessungen von Logos, können zu erheblichen Verzögerungen führen, da der skizzierte Prozess für jede Version der App erneut komplett durchlaufen werden muss. Schnelle Feature-Releases, Fehlerkorrekturen und Sicherheitsupdates binden somit oft signifikante Ressourcen innerhalb der Organisation. Erschwerend kommen externe Einflüsse hinzu, wie regelmäßig veränderte Terms & Conditions der App-Stores oder neue Versionen von iOS, Android oder spezifischen Software Development Kits. Notwendige Sicherheits-, Datenschutz- und Compliance-Audits können den Release-Prozess zusätzlich verzögern.

Wann macht App Release Management Sinn?

Das typische Anwendungsszenario beginnt bei fünf bis zehn eigenentwickelten Apps im Unternehmen. Größere Organisationen haben durchaus mehrere hundert bis über 1.000 Apps im Einsatz. Jede App muss gepflegt und weiterentwickelt werden. So sind vier Feature-Releases pro Jahr in Anbetracht von Digitalisierung und agilen Methoden eher konservativ geschätzt. Manche Unternehmen aktualisieren geschäftskritische Anwendungen jede Woche. Dazu kommen noch Bug-Fixes und Security-Updates.

Geht man von 100 Apps aus und setzt die Aufwände für einen Prozessdurchlauf je Stakeholder mit 1,5 Stunden an, so ergeben sich nur für den App-Release-Prozess jährliche Aufwände von ca. 7.200 Stunden und bei einem angenommenen Stundensatz von 50 EUR Kosten von knapp 360.000 EUR. Eine Vereinfachung und Beschleunigung der Abläufe hat somit – rein monetär betrachtet – ein großes Einsparpotenzial. Die positiven Effekte durch eine schnellere Bereitstellung von neuen Funktionen bei den Anwendern sind hierbei noch gar nicht berücksichtigt.

Unterschiedliche interne Teams, externe Dienstleister, abweichende Zeitzonen, fehlende Standards, mangelnde Sicherheitsfunktionen und häufige Medienbrüche sind nur einige Beispiele der vielfältigen Herausforderungen, die den App-Release-Prozess begleiten.

Wie diese sicher gestaltet und effizient gemanagt werden können, schildern wir in Teil 2 :Apps schneller bereitstellen – aber wie?.

Lesen Sie hier Teil 2:

Abläufe effizient gestalten und Durchlaufzeiten verkürzen

Teil 3:

Wie Sicherheit, Compliance und Transparenz erhöht werden können.

Lesen Sie auch Teil 4:

Worauf es beim Onboarding, Deployment und Deprovisioning ankommt.