Thought Leadership
Geistiges Eigentum (Intellectual Property, IP) spielt in der heutigen wissensbasierten Wirtschaft eine entscheidende Rolle. Es umfasst wertvolle Vermögenswerte wie Patente, Marken, Urheberrechte und Geschäftsgeheimnisse, die Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile verschaffen.
Für den Schutz von Innovationen, eine starke Marktposition und hohen kommerziellen Wert ist ein effektives IP Asset Management unerlässlich. IP betrifft dabei alle Unternehmen, unabhängig von Branche und Größe. Daher sollten sich auch alle Unternehmen mit dem Thema befassen. Das Ziel von IP ist nämlich nicht nur der Schutz des eigenen Eigentums, sondern soll auch die Verletzung von Rechten anderer vermeiden (meist als „Freedom-to-Operate“ bezeichnet) und damit die Gefahr, verklagt zu werden.
IP beginnt schon mit dem Unternehmensnamen, welcher als Marke geschützt werden sollte. Gleiches gilt für Designs von Produkten und Erfindungen. Weil diese Werte jedes Unternehmen mit sich bringt, verwundert es auch nicht, dass mehr als 90 Prozent der Anmeldungen von kleinen und mittleren Unternehmen kommen, so die offizielle Statistik. Zusammengefasst bedeutet dies: Jedes Unternehmen muss sich Gedanken darüber machen, wie es seine Vermögenswerte am besten schützt.
Der Weg zum IP-Schutz
Die erste zu treffende Entscheidung ist, ob IP in Ihrer Firma eine Rolle spielt. Das hängt davon ab, wer Ihre Mitbewerber sind und wie diese mit IP arbeiten. Es stellt sich auch die Frage: Haben Sie alle Rechte an Ihren Produkten?
Dann ist zu entscheiden, ob die Sicherung von Schutzrechten in Eigenregie erfolgt oder mit einem Fachanwalt/einer Fachanwältin zusammengearbeitet werden soll. Zu den klassischen Aufgaben externer Experten gehören Beratung, Schutzrechtsanmeldung, Aufrechterhaltung von Schutzrechten, Kommunikation mit den Ämtern, Patentüberwachung und mehr. Mit einem wachsenden IP-Portfolio steigt aber häufig nicht nur die Anzahl der anfallenden Tätigkeiten, sondern auch der interne Beratungsbedarf. Typische Fragen, die dann zu klären sind, lauten: Was macht Wettbewerber XY? Wie müssen wir technisch vorgehen, um keine Rechte Dritter zu verletzen? Viele Unternehmen übernehmen dann aus Effizienzgründen das IP-Management selbst und stellen dafür einen eigenen IP-Manager ein.
Strategische Überlegungen
Die erste Aufgabe eines internen IP-Managers ist es, sich einen Überblick über den Stand der Schutzrechte-Verwaltung zu verschaffen. Erst dann können die einzelnen Geschäftsbereiche und die Geschäftsführung beraten und die zukünftige IP-Strategie mit der Geschäftsstrategie abgestimmt werden.
Es ist dabei stets nötig zu wissen, welche neuen Wettbewerber es gibt und ob bereits bekannte Wettbewerber in neuen Bereichen Schutzrechteanmeldungen durchführen. Derartige Suchen können zwar bei vielen Patent- und Markenämtern kostenlos durchgeführt werden, deren Tools haben jedoch oft keine erweiterten Suchfunktionen, Verknüpfungen oder Analysewerkzeuge. Zudem sind die von den Ämtern angebotenen Systeme sehr unterschiedlich und die Bedienung erfordert einiges an Wissen.
Wenn man relevante Suchergebnisse erhalten hat, möchte man diese bewerten – oft nicht nur aus technischer, sondern auch zusätzlich aus IP und/oder Produktsicht.
Wichtig ist dabei, diese Informationen zu dokumentieren und auszuwerten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt nachweisen zu können. Die Arbeit an IP ist somit oft eine von Daten getriebene Tätigkeit, die hohe Ansprüche an die Qualität stellt und beständige Wiederholbarkeit sowie das Bereitstellen von Analysen erfordert.
Lösungsklassen bei IP Management Systemen
Wie in allen Softwarekategorien gibt es auch im IP-Bereich unterschiedliche Lösungsklassen. Die Lösungen unterscheiden sich stark in punkto Sicherheit, Softwarearchitektur und was ihre Offenheit angeht, und schließlich auch, welche Pflege ihnen seitens des Herstellers in den letzten Jahren zu Teil wurde.
IP-Softwaresysteme lassen sich in vier typische Klassen einteilen:
Listen / Tabellenkalkulation
- Klassische Liste zum Verwalten von Informationen
- Kosten: gering
- Nachteile: unübersichtlich, unterschiedliche Datenquellen für verbundene Informationen
Einfache Docketingsysteme
- Übersichtliche und systematische Dateneingabe
- Kosten: meistens günstig, da reine Datenbank ohne zusätzliche Funktionen
- Gegebenenfalls Berücksichtigung länderspezifischer Anforderungen
- Nachteile: Keine Dokumentenablage, keine E-Mail-Ablage, Arbeitsweise oft umständlich, keine Automationen
IP Managementsysteme
- Können alles, was Docketingsystem können
- Kosten: liegen im Mittelfeld und werden Anhand der Anzahl der Nutzer oder Fälle und verwendeten Module im System errechnet
- Ländergesetze werden regelmäßig angepasst
- Ermöglichen zentrales Abspeichern verbundener Informationen (E-Mails, Dokumente) und Erzeugen von Dokumenten
- Erzeugen einfache Reports, bieten zum Teil fixe Dashboards
- Nachteile: meist keine Verbindungen mit externen Datenquellen oder Systemen, oft „customized“ und deshalb wartungsintensiv, begrenzte Workflows meist nur nach Vorgabe des Softwareherstellers
Moderne fortgeschrittene IP-Verwaltungssysteme
- Können alles, was IP Managementsysteme können
- Ländergesetze werden regelmäßig angepasst und über entsprechende Formulare bereitgestellt
- Mittels integrierten DMS /DMS Funktionen können Texte/Dokumente als Volltext gesucht und gefunden werden
- Automatisierungen und Workflows auch auf Basis der Dokumente
- Integration von externen Daten (Patentämter, Finanzen, HR, etc.) auch mittels APIs
- Unterstützung von Datenvalidierung
- Detaillierte Analyse- und Reportfunktionen
- Sicherheitsfunktionen (IT und Datensicherheit)
- Möglichkeiten zur Umsetzung der Arbeitnehmererfindervergütung
- Förderung der internen und externen Zusammenarbeit
- Regelmäßige Software- und Funktionsupdates in Abogebühr enthalten
- Nachteile: Integrationen mit anderen Lösungen erzeugen Implementierungsaufwand
- Kosten: liegen meistens am oberen Ende und werden Anhand der Anzahl der Nutzer oder Fälle und verwendeten Module im System errechnet.
Diverse IPMS – Fähigkeiten
| Tabellen | Einfache Docketing-syteme | IP Managementsysteme (IPMS) | Fort-schritt-liche IPMS | |
| erfasst wichtige Datenpunkte | X | X | X | X |
| Übersicht über einzelne Schutzrechte | – | X | X | X |
| Systematisierte Eingabe | – | (O) | X | X |
| Ländergesetzte vom Hersteller gepflegt | – | (O) | X | X |
| Workflows | – | (O) | (O) | X |
| Dokumentenablage | – | – | X | X |
| Berichte | – | – | X | X |
| E-Mail Ablage | – | – | (O) | X |
| Automatismen | – | – | (O) | X |
| APIs | – | – | (O) | X |
| Daten Validierung | – | – | (O) | X |
| Portale für weitere Usergruppen | – | – | (O) | X |
| Support von Verträgen Rechtsstreitigkeiten | – | – | (O) | X |
| Integrierter DMS | – | – | – | X |
| Automatismen basierend auf Dokumenttypen und Eingängen | – | – | – | X |
| Dashboards | – | – | – | X |
| Erweiterte Analysefunktionen | – | – | – | X |
| Entscheidungssupport | – | – | – | X |
| Portfolio Onboarding | – | – | – | X |
| Verknüpfung Produkt mit Schutzrechten | – | – | – | X |
| Finanz-, HR-, Produktdatenbankverknüpfung | – | – | – | X |
| Regelmäßige Softwareupdates | – | – | (O) | X |
| Regelmäßige Funktionsupdates | – | – | – | X |
| Legende: | X Ja | – Nein | (O) nur wenige mit begrenzten Fähigkeiten |
Die erweiterten Fähigkeiten komplexer Systeme steigern zwar den Preis, verbessern aber bei richtiger Nutzung auch den Return on Investment. Die umfangreicheren Systeme lassen sich immer auch sehr effizient in einfacheren Anwendungsszenarien nutzen und bringen dann in der Zukunft bereits Fähigkeiten mit, die im weiteren Wachstum des Unternehmens benötigt werden.
Kosten und Nutzen
Individuell angepasste beziehungsweise programmierte Systeme stoßen schnell an ihre Wachstumsgrenzen und die Kosten der langfristigen Pflege sind enorm, insbesondere da sich weltweit immer wieder Gesetze und technische Möglichkeiten verändern.
Daher ist ein standardisiertes System, das ständig gepflegt und angepasst wird, den individuellen Lösungen vorzuziehen.
Nicht zu vernachlässigen dabei ist folgende Frage: Wie viele externe Personen sollen mit dem System arbeiten? Sie haben in den meisten Fällen externe Anwälte, die mit Ihnen kommunizieren müssen, auch aus anderen Ländern. Auch stellt das Versenden einer unveröffentlichten Patentschrift oder Erfindungsmeldung via E-Mail ein Sicherheitsrisiko dar. Für derartig sensible Informationen sind geschlossene Systeme mit verschlüsselten Übertragungswegen wesentlich besser geeignet. Ein angenehmer Nebeneffekt: Der E-Mailverkehr wird deutlich reduziert. Schließlich ist auch ein Abgleich der Daten mit den Patentämtern sinnvoll, um gegebenenfalls auf beiden Seiten Fehler zu erkennen und zu korrigieren. Solche Fehler können später zu erheblichem Mehraufwand oder sogar zum Verlust des Schutzrechtes führen.
Fortschrittliche IP-Managementsysteme bieten zudem erhebliche Vorteile für Compliance und Risikomanagement, Portfoliooptimierung, Zusammenarbeit und Wissensaustausch sowie für strategische Entscheidungsfindung auf Basis von Schlüsselkriterien (KPIs). Auch Prozessautomatisierungen, konsequente Überwachung von Budgets, klare Analysen der zu erwarteten IP-Ausgaben und die Lizenzierung und Monetarisierung von Rechten werden durch moderne IP-Managementsysteme deutlich vereinfacht.
Die meist höheren Kosten eines fortschrittlichen IPMS erzeugen somit ein deutlich besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis und sind aufgrund der langfristigen Pflege deutlich länger im Einsatz als die anderen Softwareklassen.
Die Einführung eines fortschrittlichen IPMS ist mit Kosten und Aufwand verbunden, der sich je nach Geschäftszweck aber kurz- und langfristig rechnen kann. Wenn Sie mehr als 100 Schutzrechte verwalten und eigene Mitarbeiter/-innen für deren Verwaltung beschäftigen, sollten Sie Ihre IP-Strategie mit Ihrer Geschäftsstrategie abstimmen und auf ein modernes Verwaltungs- und Analysetool setzen.
Autor: Jan Witt, Sales Director DACH bei Anaqua Deutschland, www.anaqua.com/de
