Value Stream Mapping

Gelingende Prozessoptimierung

Nach dem Mapping setzt die Phase des Value Stream Designs beziehungsweise Plannings ein: Hierbei wird der Wertstrom der Zukunft ermittelt – ohne Störstellen in seinem Idealzustand. Es wird festgelegt, welche Schritte man konkret gehen muss, um diesen Soll-Zustand zu erreichen, sowie die Voraussetzungen und Notwendigkeiten. Der Ist-Zustand kann zum Beispiel darin bestehen, dass ein Kunde bei der Vermarktung seiner Leistung acht Wochen benötigt, bis Angebot und Vertrag aufgesetzt sind und vier weitere Wochen bis zur Unterschrift vergehen.

Der Soll-Zustand kann festlegen, statt zwölf nur noch sechs Wochen zu benötigen, etwa, indem Einkaufs- und Unterschriftsprozesse vereinfacht werden. Im Bereitstellungsprozess der Services können außerdem Lieferzeiten verkürzt und verlässlichere Qualität sowie Freiraum für weitere Verbesserungen geschaffen werden.

Den Abschluss bildet die Vorbereitung der Maßnahmen, um zu diesem Soll-Zustand zu kommen.

Was bringt Value Stream Mapping?

Mit Value Stream Mapping werden Prozesse in ihrer Gesamtheit erfasst und in ihren Ausprägungen und Auswirkungen nachvollziehbar. Der Fokus liegt auf den wichtigsten Handlungsfeldern und es entsteht ein klarer Ansatz, welche Ergebnisse mit welchen Aktivitäten erzielt werden müssen, um die Wertschöpfung zu optimieren.

Oftmals wächst erstmalig ein gemeinsames Verständnis aller Prozessbeteiligten für die Zusammenhänge.

Durch den Dialog, auch mit Externen, werden Abhängigkeiten und Übergänge sichtbar und der eigene Wertbeitrag zum Gesamtsystem deutlich. Kollegen sprechen manchmal zum ersten Mal überhaupt miteinander – der Blick weitet sich weg von den eigenen Aufgaben hin zur Gesamtheit: Der Beginn des Wertschöpfungsprozesses wird erkennbar, sein Ende und die Schritte dazwischen. Der Austausch schafft Transparenz, die gemeinsamen Ergebnisse rücken in den Fokus.

Darüber hinaus können Störfelder identifiziert und Handlungsoptionen für die Verbesserung oder Neugestaltung der Abläufe abgeleitet werden. Damit wird Value Stream Mapping zur Grundlage, um Probleme und Störungen im Ablauf zu eliminieren und Verschwendungen zu beheben. Dieser Blick nach außen auf den Wertbeitrag für den Kunden wird zum Leitfaden. Der Blick nach innen hat in der Regel die interne Performance und die damit einhergehende Standardisierung zum Ziel – dabei wird aber deren Notwendigkeit nicht hinterfragt.

Mit Value Stream Mapping kann dagegen sichergestellt werden, dass nur relevante Elemente und keine Altlasten automatisiert werden: Es geht also nicht mehr darum, individuelle Arbeitsleistung zu maximieren, sondern mit Blick auf die Gesamtheit das auszuwählen, was tatsächlich sinnvoll ist.

Value Stream Analysis schafft darüber hinaus Raum und Zeit für die Beteiligten, sich um wertschöpfende Arbeit zu kümmern. Damit können die Produktivität erhöht, Silos aufgelöst und Zusammenhänge aufgezeigt werden. Die Zusammenarbeit verbessert sich, Effizienz und Effektivität steigen. Gleichzeitig entsteht Raum für Innovation, wenn Mitarbeitende nicht mehr unter Alltagsaufgaben begraben werden. Unternehmen können Kosten senken und ihre Antwortgeschwindigkeit erhöhen.

Value Stream Mapping einführen

Eingeführt wird Value Stream Mapping mit Blick auf die Frage, wie man Abläufe verbessern kann. Dabei muss geklärt werden, ob der Blick auf das Produkt oder den Durchlauf gerichtet werden soll. Der Impuls muss zudem vom Management ausgehen oder von diesem aufgegriffen werden. Der Prozess wird am besten von einem neutralen und erfahrenen Moderator geleitet. Er weiß, worauf es ankommt und kennt die Vorgehensweise.

Neutralität ist notwendig, damit alle an einem Strang ziehen können und nicht der Eindruck entsteht, dass sich einzelne profilieren wollen. Der Einstieg in die Wertstromanalyse gelingt mit externer Unterstützung leichter, der übergeordnete Unternehmensanspruch wird deutlich. Da Value Stream Mapping keine einmalige Anwendung ist, sollten Unternehmen langfristig Expertise aufbauen – die vorgenommenen Änderungen müssen regelmäßig evaluiert und optimiert werden.

Fazit

Value Stream Management in der IT ermittelt die Wertbeiträge von Prozessen für den Kunden mit ganzheitlichem Blick. Der Wertstrom wird ersichtlich, seine Hindernisse, sowie sein Verlauf. Unternehmen verstehen, wo sie ansetzen können, um Optimierungen anzustoßen und innerhalb der Belegschaft entsteht ein Verständnis über den eigenen Beitrag, was die Zusammenarbeit und Effektivität insgesamt verbessert.