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Auch in Zeiten fortschreitender Cloud-Nutzung sind Unternehmen vor einem Lizenz-Audit nicht gefeit. Diese vom Softwarehersteller veranlassten Überprüfungen bestehender Lizenzen können für Kunden teuer werden.
Wer Software falsch nutzt oder gar keine Lizenz dafür hat, muss dies unter Umständen im Rahmen einer Nachlizenzierung kompensieren. Rabattierungen, die der Hersteller gewährt – beispielsweise für eine Mehrfachnutzung – entfallen dann. Da Lizenznachzahlungen meist nicht in der Finanzplanung des Kunden vorgesehen sind, können sie schnell zu finanziellen Engpässen führen.
Um dies zu verhindern, empfiehlt sich der Einsatz einer Software Asset Management (SAM) Lösung. Denn Unterlizenzierung ist in der Regel auf einen unkoordinierten Umgang mit Software und mangelnder Sorgfalt bei der Dokumentation fortlaufender Veränderungen zurückzuführen. Und genau das lässt sich mit Software Asset Management vermeiden.
Gründe für einen Lizenz-Audit
Für die Hersteller gibt es viele Gründe, ein Audit durchzuführen – darunter publizierte Firmenübernahmen oder Fusionen auf Seiten des Kunden, nicht erneuerte Rahmenverträge oder auch diskrete Hinweise von unzufriedenen Mitarbeitern. Besonders clevere Anbieter analysieren sogar zyklische Lizenzeinkäufe und legen das nächste Audit kurzerhand vor die bevorstehende Sammelbestellung.
Das Überprüfen der Lizenzen ist für die Hersteller inzwischen ein lukratives Zusatzgeschäft und der dazugehörige Prozess ein gängiges Verfahren. Denn die Gewinnung neuer Kunden ist mit hohem Aufwand verbunden. Verglichen mit den Kosten für Neulizensierungen nach Listenpreis ist eine proaktive Kontrolle bestehender Kunden oft rentabler.
Doch wie läuft so ein Audit ab? Zunächst erhält das Unternehmen ein offizielles Schreiben, in dem die Lizenzüberprüfung angekündigt und erste Informationen abgefragt werden. Nun sind eine strukturierte Vorgehensweise und Kommunikation mit dem Hersteller essenziell. Insbesondere Unternehmen, die kein SAM nutzen, verfallen an diesem Punkt schnell in Hektik. Wer hingegen eine SAM-Lösung implementiert hat, erhält dadurch validierte Daten zu seinen Lizenzen und zum tatsächlichen Einsatz der Software.
Viele ungenutzte Anwendungen
Analysen zeigen, dass bis zu 40 Prozent der bereitgestellten Anwendungen kaum oder gar nicht zum Einsatz kommen. Diese Überbestände verursachen unnötige Mehrkosten durch Mietlizenzen, Updates oder Wartungsgebühren.
Auch im Rechenzentrum sowie in der Cloud gibt es viele ungenutzte Komponenten. Solche Ressourcen ausfindig zu machen ist zwar komplexer, lohnt sich jedoch, da Infrastruktur-Software relativ kostenintensiv ist. Entsprechend hoch ist das Einsparpotenzial bei der Lizenzierung und Wartung – von den laufenden Kosten für die Hardware und den benötigten Räumlichkeiten ganz abgesehen.
Vorbeugen statt nachzahlen
Die meisten Probleme entstehen, weil eine Übersicht über die bestehenden Verträge und die im Laufe der Zeit erworbenen Lizenzen fehlt. Es empfiehlt sich daher, den Bestand detailliert zu erfassen und kontinuierlich zu pflegen. Beispielsweise sollten Lizenzen, die im Zuge eines Rahmenvertrags erworben wurden, bei einer Vertragsverlängerung geprüft werden, um die Lizenzbestände gegebenenfalls an die neuen Bedarfe anzupassen.
Auch der Geltungsbereich von Verträgen und Lizenzportfolios bietet potenzielle Risiken. Denn kaum ein Unternehmen ist ausschließlich organisch gewachsen. Aufgekaufte Organisationen, Abspaltungen, Fusionen und Beteiligungen können zu unangenehmen unliebsamen Überraschungen bei der Auditierung führen. Um dies zu vermeiden, sollten auch Buchhaltungsexperten in die Entwicklung und die Pflege der Lizenzbilanz einbezogen werden.
SAM-Lösungen sorgen für eine transparente Softwarelizenzierung
Idealerweise hat die Unternehmensleitung einen umfassenden Überblick über den Stand der Softwarelizenzierung und mögliche finanzielle Risiken. Dabei empfiehlt es sich, innerhalb des IT-Servicemanagements Verantwortliche für das Thema SAM zu definieren und effektive Prozesse über den gesamten Software-Lebenszyklus hinweg zu etablieren. Das reicht von der Beschaffung und der Bereitstellung bis hin zu den Fachabteilungen, die ebenfalls Transparenz über die verursachten Kosten haben sollten.
Der Einsatz einer SAM-Lösung ist bei der organisatorischen Umsetzung ratsam. Dadurch lassen sich viele Aufgaben im Tagesgeschäft automatisieren und Änderungen am technischen sowie vertraglichen Inventar dokumentieren. Wenn das System eng in eine ITSM-Lösung integriert ist, kann der Softwarebestand proaktiv optimiert werden. Auf diese Weise lassen sich laufende Kosten senken und Unterlizenzierungen vermeiden. Zudem ist das Unternehmen damit stets auf potenzielle Lizenzaudits vorbereitet.
Torsten Boch, Senior Product Manager bei Matrix42
