Thought Leadership
Flexible Beschäftigungsmodelle wie Homeoffice und hybrides Arbeiten sind gefragter denn je und gelten als Indikator der modernen Arbeitswelt. Zugleich sehen sich Unternehmen mit der Herausforderung konfrontiert, barrierefreie Arbeitsumgebungen zu schaffen und die nahtlose Zusammenarbeit räumlich verteilter Teams sicherzustellen.
Möglich wird dies durch den Einsatz intelligenter Unified-Communications-Lösungen, mit denen sich unterschiedlichste Kommunikationsformen und -kanäle bündeln und bestehende Prozesse auch ortsunabhängig fortführen lassen.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich im Laufe der Jahre verschiedenste Komponenten innerhalb der unternehmenseigenen Netzwerk- und IT-Infrastruktur ansammeln. Das Resultat ist nicht selten ein hoher Anteil an Insellösungen und heterogener Strukturen. Ein Konstrukt, dass zu Lasten der Produktivität geht und ein nahtloses und medienbruchfreies Arbeiten erschwert.
Den Verantwortlichen vieler Unternehmen ist durchaus bewusst, dass integrierte Lösungen und Systeme der Schlüssel für die Workflows der Zukunft sind. Erschwerend hinzu kommt, dass viele Digital-Workplace-Projekte eine einheitliche Anwendungsumgebung voraussetzen. Doch was tun, wenn heterogene Systeme bereits bestehen? Ist es möglich, isolierte Strukturen auch nachträglich zu bündeln? Ja, mit Unified Communications. Sind entsprechende Lösungen im Einsatz, werden alle relevanten Kommunikationsdienste in einer einheitlichen Anwendungsumgebung zusammengeführt und ein zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Geräte und Informationen möglich.
Pionier im Bereich Unified Communications
Ein Unternehmen, das sich diesen Anwendungsszenarien verschrieben hat und zugleich zu den Pionieren von Unified Communications zählt, ist die Ferrari electronic AG. Ihre Entwicklung der ersten intelligenten Faxkarte im Jahr 1989 war eine Weltpremiere. Von da an war es möglich, direkt aus allen Windows-Applikationen heraus zu faxen – ein absolutes Novum für die damalige Zeit. Bis heute ist das Unternehmen seiner Vorreiterrolle treu geblieben und setzt regelmäßig neue Standards. Einer dieser Branchenstandards steckt im Kommunikationsklassiker OfficeMaster Suite. Sie ist das beste Beispiel einer konsequenten Weiterentwicklung und Adaption an die sich rasant ändernden Herausforderungen der digitalen Arbeitswelt.
Alle Kommunikationskanäle auf einer Plattform
Die OfficeMaster Suite bietet Kommunikationskanäle wie den Dokumentenaustausch, Voicemail und SMS auf einer einheitlichen Plattform, lässt sich an Dokumentenmanagement- und BPM-Systeme anbinden und stellt einen rechts- und manipulationssicheren, DSGVO-konformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher. Dokumente und Voicemail-Nachrichten lassen sich von allen Devices aus abrufen und weiterverarbeiten. Selbst den Herausforderungen weltweit tätiger Unternehmen ist die Lösung gewachsen. Sie erfüllt den international gültigen ITU-Standard und stellt ein verlustfreies, hybrides arbeiten auch bei global verteilten Standorten sicher.
Herzstück der OfficeMaster Suite ist der von Ferrari electronic etablierte Standard „Next Generation Document Exchange“ (NGDX). Dokumente gehen damit im Original, verlustfrei und End-toend als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Metadaten und Schlagworte werden ebenfalls übertragen, was eine weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen erleichtert. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen sind automatisch vom Transfer ausgeschlossen. Übertragen lassen sich mit NGDX auch hybride Dokumente. Papiergebundene Prozesse können so mit digitalen verbunden und das Prinzip des papierlosen Büros umgesetzt werden.
Intuitive Bedienung
Das Ziel von Unified-Communications-Lösungen sollte immer sein, dass Prozesse automatisiert, die Produktivität gesteigert und Workflows effektiver werden. Funktionieren kann dies nur, wenn die Belegschaft mit den eingesetzten Lösungen zurechtkommt und diese intuitiv bedienen kann. Hierfür entscheidend ist, dass die Nutzung über eine den Anwendern vertraute Arbeitsoberfläche realisiert wird. Dies ermöglicht die Office-Master Suite, indem sie sich nahtlos in bereits vorhandene Groupware oder E-Mail-Clients integrieren lässt. Den Nutzern steht damit auch weiterhin die gewohnte Oberfläche zur Verfügung, welche im Hintergrund um weitere Kommunikationsformen ergänzt wurde.
Manipulationssicher dank integrierter Hashes
Gerade weil es eine der Kernaufgaben von Unified Communications ist, die nahtlose Zusammenarbeit räumlich getrennter Teams sicherzustellen, muss der manipulationssichere und datenschutzkonforme Austausch von Dokumenten höchste Priorität haben. Die OfficeMaster Suite stellt dies über eine synchrone und asynchrone Verschlüsselung sicher. Der Austausch von Schlüsseln ist nicht mehr erforderlich, die Manipulationssicherheit der Dokumente wird durch integrierte Hashes erreicht. Sind diese beim Versender und Empfänger identisch, ist sichergestellt, dass das Dokument auf dem Versandweg nicht verändert wurde.
Unified Communications über die Cloud
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Unified-Communications-Lösungen auch über die Cloud beziehen lassen. Gerade in Zeiten steigender Strompreise ist es wirtschaftlich oft sinnvoller, auf unternehmenseigene Rechenzentren oder vollständig On-Premises-betriebene Infrastrukturen zu verzichten und stattdessen auf Cloudlösungen zurückzugreifen. Denkbar ist dies beispielsweise im Bereich der Telefonie. Wird die OfficeMaster Suite über Azure Marketplace bezogen, lassen sich ausgewählte Rufnummern von der Telefonanlage entkoppeln, über den Provider auf die Plattform leiten und gezielt verteilen.
Der Anwender behält die Hoheit über die Abläufe, betreibt diese aber in der Cloud. Das Thema Sicherheit steht auch hier an erster Stelle: Der Austausch der Dokumente findet in einer abgesicherten Umgebung statt, die Übertragung bleibt über den gesamten Kommunikationsweg verschlüsselt. Auch die Daten selbst sind in Deutschland hinterlegt, der SIP-Trunk ist ebenfalls hier angeschlossen.
Hybride Arbeitswelten und Beschäftigungsformen werden mehr und mehr zum Standard. Dies erfordert integrierte Lösungen und Systeme, die einen reibungslosen und verlustfreien Wechsel zwischen Firmenbüro, Homeoffice und verschiedenen Unternehmensstandorten sicherstellen und bereits bestehende Strukturen in einer einheitlichen Arbeitsumgebung bündeln. Möglich wird dies durch den Einsatz intelligenter Unified-Communications-Lösungen.
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