Die digitale Transformation hat – auch auf Grund von COVID-19 und Home Office – in den letzten drei Jahren einen gewaltigen Sprung hingelegt. Das Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM) ist hier keine Ausnahme.

Doch wie geht es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen 2023 angesichts der unsicheren wirtschaftlichen Lage weiter? EASY SOFTWARE hat die wichtigsten Trends der Branche zusammengefasst.

1. Das Archiv der Zukunft

Das digitale Archiv galt lange als geläufige Standard-Komponente von ECM/DMS-Systemen, um Unterlagen und Verträge revisionssicher und datenschutzkonform zu speichern und bei Bedarf zuverlässig aufzufinden. Diese Stärken bestehen weiterhin. Zukünftig werden aber zusätzliche Potenziale in den Vordergrund treten. Denn in den im Archiv abgelegten und vernetzten Informationen steckt echtes Wissen – und damit ein noch vielfach ungenutzter Datenschatz.

Das Archiv der Zukunft wird zum zentralen Daten-Wissens-Hub und liefert als Single Point of Truth (SPoT) Einblicke in Zusammenhänge und Strukturen. Das ermöglicht nicht nur die Optimierung von internen Workflows. In Verbindung mit anderen Dritt-Systemen (z. B. ERP, CRM) lassen sich Synergien abteilungsübergreifend nutzen. Mitarbeitende können relevante Informationen an einer zentralen Stelle abfragen und sie für tägliche Aufgaben, aber auch für neue Projekte, Risikoanalysen und Prognoseberichte heranziehen. Gleichzeitig bildet das Archiv in naher Zukunft das Trainingsfeld für Machine Learning (ML) und die Basis für intelligente Anwendungen.

2. KI-Anteil in DMS wächst

Der KI-Anteil in Dokumentenmanagementsystemen nimmt weiter zu. Intelligente Lösungen kommen dabei vor allem beim automatisierten Auslesen sowie beim Extrahieren relevanter Daten zum Einsatz. Bei standardisierten und repetitiven Abläufen finden sich zudem Robotic Process Automation (RPA) sowie im Kundenkontakt Chatbots, die Natural Language Processing (NLP) nutzen, um mit Anwendern zu kommunizieren.

Das volle Potential von KI-Technologien ist damit jedoch längst nicht ausgeschöpft. Je stärker sich das ECM/DMS in Richtung Archiv der Zukunft entwickelt, desto vielfältiger lassen sich die Daten für KI-Anwendungen nutzen. So könnten KI-Systeme zukünftig auf Basis von Angeboten und Rechnungen Benchmark-Analysen von Zulieferern erstellen, um in Echtzeit den optimalen Preis einer Ware zu ermitteln. Auch automatische Risikoanalysen hinsichtlich der Compliance von Zulieferern sind theoretisch denkbar.

3. Cloud, Cloud und nochmals Cloud

Das Archiv der Zukunft befindet sich in der Cloud. Gerade im Mittelstand ist die Cloud-Nutzung im letzten Jahr massiv gewachsen: So geben laut Flexera 53% der KMUs bereits mehr als 1,2 Millionen US-Dollar für ihre Instanzen aus. Damit hat sich die Cloud endgültig auch als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, um Dokumente mit einem Klick zentral und ortsunabhängig zu speichern. Dabei gilt: Je schlanker die Cloud-DMS-Lösungen, desto höher die Performance. Bei neuen Versionen nehmen Anwender Wartungsarbeiten und Updates kaum noch wahr. Ein weiterer Vorteil der schlanken Lösungen: Fachanwendungen und Integrationen lassen sich wesentlich einfacher anbinden. Über einfache Plug-Ins können Anbieter so neue Funktionen bereitstellen, flexibler auf wechselnde Anforderungen auf Kundeseite eingehen und neue Geschäftsmodelle umsetzen.

4. Nachhaltiges Digitalisieren heißt Inventur machen

Der Nachhaltigkeitsfaktor des digitalen Dokumentenmanagements zeigt sich nirgendwo so deutlich wie im papierlosen Büro. 2022 verzichtete bereits jedes zwölfte Unternehmen (8%) auf das Ausdrucken und Versenden von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen & Co. – Tendenz steigend.

Doch der Ansatz „Nachhaltigkeit durch Digitalisierung“ wirft schnell die Frage nach der „nachhaltigen Digitalisierung“ auf. Die Fähigkeit, im digitalen Archiv unnötige Unterlagen schnell und einfach zu löschen, wird hier entscheidend. Denn die kontinuierliche Inventur spart Speicherplatz und Rechenleistung in der Cloud und verbessert damit die Energiebilanz. Smarte ECM-Tools helfen, die Dokumente auf ihren Mehrwert bzw. auf ihre Relevanz hin zu prüfen und so selbst in über Jahre hinweg gewachsenen Datenarchiven „nachhaltig“ zu haushalten.

5. Neue Rolle des Einkaufs

Der Einkauf steht vor einem schwierigen Jahr. Die hohe Inflationsrate lässt die Kaufkraft von Budgets schmelzen, die Supply Chain steckt weiter in der Krise und die Auftragslage bleibt unsicher. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, ihr Lieferantenökosystem neu aufzustellen und Zulieferer verstärkt nach nachhaltigen Gesichtspunkten auszuwählen. In diesem Spannungsfeld entwickelt sich der Einkauf zum Dreh- und Angelpunkt geschäftskritischer Entscheidungen.

Um dieser neuen Rolle als strategischer Partner gerecht zu werden, müssen sich die Teams von aufwändigen Routineaufgabe befreien. Gefragt sind ein höherer Automatisierungsgrad und eine durchgängige Digitalisierung der Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse. Das entlastet nicht nur den Einkauf, sondern macht das Arbeiten im Waren- und Rechnungseingang sowie im Vertragsmanagement um ein Vielfaches effizienter.

6. Neue Compliance-Anforderungen leichter erfüllen

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in den nächsten Jahren ausschlaggebend sein, um gesetzliche Regelungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Mit Inkrafttreten des Lieferkettengesetzes (LkSG) im Januar 2023 müssen sich z. B. Unternehmen von ihrem Zuliefer-Netzwerk vertraglich versichern lassen, dass ökologische sowie soziale Standards erfüllt werden. Um hier der Sorgfaltspflicht nachzukommen, ist die Digitalisierung des Vertragsmanagements – einschließlich der E-Signatur – unabdingbar.

Auch das E-Invoicing etabliert sich zum Status Quo. Um den Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen, plant beispielsweise die Bundesregierung im nächsten Jahr, ein zentrales Meldesystem für Rechnungen einzuführen. Ähnliche Clearance-Systeme, in denen Rechnungssteller ihre Belege an die Steuerbehörden schicken, sind in vielen Ländern der EU bereits im Einsatz.

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