Travel-Management-System – Dienstreisen effizient gestalten

Die Digitalisierung macht es möglich, dass viele Geschäftstreffen online abgehalten werden können. Trotzdem bleiben Dienstreisen ein wichtiger Bestandteil der Kontaktpflege zwischen Unternehmen, Geschäftspartnern, Sponsoren und Kunden.

Denn oft ist es der persönliche Kontakt, der das notwendige Vertrauen schafft, um lukrative Abschlüsse zu generieren. Werden doch gerade die gewinnbringendsten Geschäfte im direkten Gespräch eingetütet, nicht selten abseits der eigentlichen Meetings bei einem guten Arbeitsessen oder an der Hotelbar.

Leider werden die Planung und Durchführung von Geschäftsreisen immer komplexer, weil dabei eine Menge Daten aus den verschiedensten Bereichen erhoben und analysiert werden müssen. Traditionelle Lösungen stoßen dabei schnell an ihr Limit. Ein professionelles Travel-Management-System (TMS) unterstützt das firmeninterne Reisemanagement, indem die meisten Prozesse die Planung, den Ablauf und die Abrechnung betreffend automatisiert werden. Dienstreisen lassen sich dadurch günstiger und effizienter gestalten, wodurch ein unschätzbarer Wettbewerbsvorteil entsteht.

Was ist ein digitales Reisemanagement?

Unternehmen aus allen Branchen, die auf Wachstum setzen, bewegen sich zunehmend auf überregionalen, internationalen und globalen Märkten. Dieser Umstand bringt es mit sich, dass die Planung von Geschäftsreisen immer komplizierter und aufwändiger wird. Die damit verbundene Datenflut lässt sich mit analogen Lösungen in der Regel nicht mehr bewältigen. Ein TMS ist eine Software, mit der sich Dienstreisen mit wenigen Klicks so gestalten lassen, dass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.

Dabei ist ein TMS mit einer virtuellen Reiseagentur vergleichbar, die sich vollumfänglich kümmert. Es unterstützt das Reisemanagement bei der Aufstellung von Reiserichtlinien, bei der Reiseplanung und integriert ein Buchungssystem, das automatisch den besten Flug für eine Geschäftsreise bucht. Überdies nimmt es Reservierungen für Hotels und Leihwagen vor, begleitet Umbuchungen und Stornierungen und erstellt eine gesetzeskonforme Abrechnung sowie einen Report in Echtzeit. Die Dienstreisesoftware für Geschäftsreisen ist eine lohnende Investition, die Arbeitskräfte, Kosten, Zeit und Nerven spart.

Was wird von einem Reisemanagement erwartet?

Das Reisemanagement einer Firma befasst sich mit den verschiedensten Aufgabenbereichen. Je runder und effizienter es arbeitet, desto besser sind die Mitarbeiter, die auf Dienstreise geschickt werden, vorbereitet. Dies gilt sowohl für analoge Lösungen als auch bei der Verwendung eines TMS. Die Software beschleunigt in der Regel einen Großteil der Prozesse durch die Automatisierung der Abläufe.

Vorbereitende Planung der Dienstreise

In der Vorbereitungsphase einer Geschäftsreise werden die besten Reisezeiten ermittelt. Danach beginnt die Suche nach den günstigsten Transfers von und zu dem nächstgelegenen Bahnhof und Flughafen, sofern für die Reise kein Pkw vorgesehen ist. Überdies werden die die Reise betreffenden Unterlagen, Dokumente und Informationen gebündelt und dem Mitarbeiter, der die Dienstreise unternimmt, zugestellt. Letztendlich werden die Reiserichtlinien individuell festgelegt.

Suche nach dem günstigsten Anbieter

Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, beginnt die mühsame Suche nach dem besten Reiseveranstalter. Die Anbieter mit den günstigsten Bahn- und Flugtickets werden ermittelt und miteinander verglichen, wobei darauf geachtet werden muss, dass das Angebot die Anforderungen und Bedürfnisse der Reisenden berücksichtigt. Die Abgesandten des Unternehmens sollen schließlich ausgeruht im Meeting eintreffen. 

Gerade in diesem Bereich ist ein TMS hilfreich, sind doch eine große Anzahl von infrage kommenden Reiseveranstaltern im System gespeichert und können mit einem Mausklick abgerufen werden.

Auswahl der strategisch besten Unterkunft

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich umfasst die Suche nach einer adäquaten Unterkunft. Eine solche sollte zentral und in der Nähe des Meetings gelegen sein. Wiederum ist das Verhältnis zwischen den vom Unternehmen vorgegebenen Kostenlimits und den Bedürfnissen der Reisenden auszuloten. Ist es den Zielen einer Dienstreise doch abträglich, wenn ein Hotel im mittleren Preissegment gebucht wird und die Mitarbeiter übermüdet in der Geschäftsbesprechung eintreffen. 

Beförderung der Mitarbeiter am Tagungsort

Vor Ort sind die Mitarbeiter in der Regel auf geeignete Transportmittel angewiesen. Es muss gewährleistet sein, dass sie pünktlich zum Meeting erscheinen. Oft sind ein Leihwagen oder Bahntickets zu reservieren und zu bezahlen. Für das Verhandlungsergebnis ist es von Vorteil, wenn die Mitarbeiter nicht mit logistischen und organisatorischen Aufgaben belastet werden und sich gänzlich auf ihre Aufgabe konzentrieren können. Das gilt vornehmlich dann, wenn es zu kurzfristigen Stornierungen und Umbuchungen kommt. 

Im Falle von Taxi- oder U-Bahnfahrten werden die Quittungen gesammelt, damit das Reisemanagement eine korrekte Reisekostenabrechnung vornehmen kann.

Koordinierung der Business-Meetings

Dabei stehen weniger die inhaltlichen Belange der Besprechungen im Fokus. Vielmehr geht es darum, dass den Mitarbeitern alle notwendigen Zugangsberechtigungen zur Verfügung stehen, um pünktlich den Sitzungssaal zu erreichen. Wer zu spät eintrifft, ist in der Regel im Nachteil, hinterlässt aber auf jeden Fall einen negativen Eindruck. Auch ein Raumplan des Sitzungsgebäudes kann im entscheidenden Moment von großer Bedeutung sein.

Reisekostenabrechnung

Nach Abschluss der Dienstreise ist zeitnah eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Eine solche muss vor allem unter den skeptischen Blicken der Finanzbehörde Bestand haben. Überdies ist ein konsolidierter Finanzbericht von Vorteil, um spätere Dienstreisen schon ab der Planungsphase zu optimieren. 

Auch bei diesen Prozessen entfaltet ein TMS seine Stärken. Während mit der herkömmlichen Methode eine Unmenge von Quittungen und Belegen in verschiedenen Formaten zusammengefasst werden müssen, erstellt eine Software sowohl die Reisekostenabrechnung als auch den Report in Echtzeit.

Warum sollten sich wachstumsorientierte Unternehmen auf ein TMS verlassen?

Bei der klassischen Herangehensweise arbeitet das Reisemanagement eines Unternehmens mit Excel-Tabellen und handschriftlich ausgefüllten Belegen und Quittungen. Überdies werden die notwendigen Unterlagen und Informationsmaterialien in unhandlichen Ordnern ausgehändigt. Diese Vorgehensweise nimmt große Zeitressourcen in Anspruch und öffnet Fehlerquellen Tür und Tor.

Das Jahr 2024 steht im Licht des technologischen Wandels. Unternehmen lassen die altbekannten und manchmal wenig effizienten Methoden links liegen und wenden sich automatisierten Lösungen, Künstlichen Intelligenzen und ausgeklügelten Softwaren zu. Ein TMS bündelt alle Daten rund um die Dienstreisen eines Unternehmens an einem Ort. Sie lassen sich von allen Zugangsberechtigten Tag und Nacht von jedem Endgerät aus aufrufen. Fehlerquellen und Nachfragen werden ebenso vermieden wie den Ablauf störende Verzögerungen.

Wie arbeitet eine professionelle Dienstreisesoftware?

Ein TMS lässt sich individuell auf die Anforderungen eines Unternehmens einstellen. Es sollte die folgenden Prozesse automatisieren:

• Buchungen, Stornierungen und Umbuchungen
• Erstellung von Reiserichtlinien
• 24/7-Support
• Reisekostenabrechnung in Echtzeit
• Berichterstellung

Welche Funktionen sind wichtig?

Beim Erwerb eines TMS ist darauf zu achten, dass in der Basis-Software die wichtigsten Funktionen integriert sind:

• Umfangreiches Angebot an Reiseveranstaltern und Hotels.
• Individuell anpassbare und transparente Reiserichtlinien.
• Reisewarnungen und weiterführende Informationen über das Reiseziel.
• Schnittstellen für das unternehmenseigene ERP (Enterprise-Resource-Planning-System).
• Kostenloser Support in deutscher Sprache.
• Möglichkeiten zur Selbst- und Gruppenbuchung.
• Statusüberwachung aller Geschäftsreisen eines Unternehmens.
• Flexible Handhabung von Stornierungen und Umbuchungen.
• Benutzerfreundliche Oberfläche.

Was kostet ein TMS?

Ein Travel-Management-System lässt sich für jede Unternehmensgröße einrichten. Einige Anbieter arbeiten mit einer kostenlosen Testphase oder stellen eine Free-Version zur Verfügung, die einen eingeschränkten Funktionsumfang aufweist, für Freiberufler, Selbständige und Kleinstunternehmen aber durchaus ausreichend sein kann.

Kostenpflichtige Versionen werden in der Regel über Monatspauschalen abgerechnet. Kleinbetriebe mit geringem Bedarf an Geschäftsreisen müssen mit Kosten zwischen monatlich 100 Euro rechnen. Größere Firmen kalkulieren mit rund 300 Euro.

Bei Unternehmen mit einem großen Bedarf an Geschäftsreisen schneidet ein Experte des Anbieters das TMS auf die jeweiligen Anforderungen und Bedürfnisse zu. Die daraus resultierenden Kosten ergeben sich aus dem damit verbundenen Funktionsumfang.