Schlummernde Dokumente wecken

In der heutigen Zeit, in der sofortiger Datenzugriff, Geschäftsanalytik, Sicherheit und Effizienz zwingend erforderliche Grundlagen für den Geschäftserfolg sind, erkennen viele Unternehmen, dass wertvolle Daten ungenutzt in ihren Dokumenten schlummern. Meist handelt es sich hierbei um Papierdokumente, E-Mails oder übliche elektronische Bürodokumente.

Die Daten,die hierin stecken, müssen manuell gelesen, getrackt, weitergeleitet, verarbeitet und gemeldet werden.

Tatsächlich sind über 80 % der Informationen in unstrukturierten Dokumenten eingeschlossen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass lediglich 20 % der Daten in strukturierter Form vorliegen und in relationalen Datenbanken gesucht und abgerufen werden können.

Capture-Technologie ist nicht neu, aber es gibt mittlerweile viele innovative Tools und Funktionen, mit denen Unternehmen wesentlich mehr tun können, als einfach nur Dokumente einzuscannen. Moderne Technologien entwickeln sich stetig weiter und ermöglichen Unternehmen, ihre Dokumente inhaltsbasiert zu klassifizieren und wichtige Informationen zu extrahieren, damit diese an Folgesysteme übergeben werden können.

Durch Automatisierung können wir alle Daten, strukturierte und nicht strukturierte, zugänglich und nutzbar machen. Letzten Endes ist ein modernes Input Management wichtig, und zwar nicht nur, um die Effizienz zu steigern und Betriebskosten zu senken. Darüber hinaus können Klassifizierung und Datenextraktion zu schnelleren und zuverlässigen Geschäftsabläufen führen.

Workflow einer modernen Smart-Capture-Plattform

Der Workflow lässt sich in 6 Schritte unterteilen, nur bei zweien ist ggf. ein manueller Eingriff erforderlich:

1. Erfassung

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten der Datenerfassung: Scanner, Multifunktionsgeräte (MFPs), Netzwerkverzeichnisse, Fax, E-Mail, Content Services oder Dokumentenspeicher, mobile Geräte oder über eine ausgelagerte Geschäftsprozessorganisation (BPO).

2. Bildverarbeitung

Dokumente und Bilder werden als Vorbereitung für die Klassifizierung normalisiert, bereinigt und gedreht. Das System wendet Säuberungs- (Despeckle) und Schräglagen- (Deskew) Filter an, um die Bildqualität zu verbessern. Das entstehende Dokument kann danach identifiziert und die Daten einfach extrahiert werden.

3. Klassifizierung

Hier identifiziert das System, welche Art von Dokument es über die optische Zeichenerkennung (OCR), intelligente Zeichenerkennung (ICR) und / oder optische Markierungserkennung (OMR) aufgenommen hat. Dieser Schritt bestimmt, ob es sich bei einem Dokument zum Beispiel um eine Rechnung, eine Patientenakte, eine Kreditakte oder Steuerunterlagen handelt. Ein modernes System benötigt nur ein oder zwei Beispieldokumente, damit es „lernen“ kann, diese richtig zu klassifizieren; 

Lesen Sie weiter die weiteren Schritte, Grundlagen und Tipps im:

Leitfaden für innovatives Input Management

Deutsch, 13 Seiten, PDF 4 MB, kostenlos