Mit Managed Services von außen alles im Blick behalten

Daten, Dateien, Dokumente, Prozesse – in Unternehmen  laufen all diese Dinge seit Langem digital. Fast schon vergessen sind die Zeiten, in denen Akten und Schränke ganze Räume füllten, um Wissen und  Informationen aufzubewahren.

„Die digitale Transformation führt aber in vielen  Unternehmen immer noch zur Fehlannahme, dass die neuen Formate keinen  Platz benötigen, da sie ja haptisch nicht mehr greifbar sind“, erklärt Niko  Neskovic, Geschäftsführer der NetComData GmbH, und erläutert: „Das ist allerdings ein Irrglaube, der leider noch immer zu oft mit den fatalen Folgen eines Systemausfalls einhergeht. Auch digitale Systeme brauchen regelmäßige Pflege und auch hier muss ausreichend Platz zur Verfügung stehen.“ 

Vom Aufbewahren und Wiederfinden 

Schon aus Zeiten der Aktenschränke ist das Problem des Wiederauffindens von Informationen bekannt. Zwar weiß man, dass eine Information vorliegt – nur wo?  Das ist die Frage. Auch innerhalb von IT-Strukturen können Daten verloren  gehen, schlichtweg, weil sie nicht sachgemäß und logisch abgelegt werden.  „Sinnvolle Hinterlegung der Metadaten, Dateinamen und Zugehörigkeiten zu  Projekten oder Kunden bilden die Grundbasis. Über die Suchfunktion sind sie dann innerhalb von Sekunden parat“, verdeutlicht Niko Neskovic. Neben schnellen Suchvorgängen liegt ein weiterer Vorteil in Optionen, wie Berechtigungsvergaben und Automatisierungen. Diese Tools und Vorgänge ermöglichen ohne Aufwand Informationsbereitstellung nach dem „Need-to know“-Prinzip. Sie sparen Zeit, vereinfachen den Alltag und schaffen so  Ressourcen für wichtigere Aufgaben beziehungsweise solche, die wesentlich produktiver und arbeitsbezogener sind als reine Such- oder  Verwaltungsvorgänge. Besonders große Unternehmen profitieren von solchen Automatisierungen. Protokollfunktionen ermöglichen es, Änderungen, Entwicklungen oder neue Informationen von Arbeitsprozessen und Aufgaben, Projekt- oder Kundenbetreuungen einmalig aufzunehmen und diese anschließend allen anderen Beteiligten zur Verfügung zu stellen – im besten Fall  standortunabhängig und in Echtzeit. Doch gerade damit solche IT-Systeme ausfallsicher laufen, benötigen sie eine sinnvolle Struktur und kontinuierliche Pflege. 

Mit Know-how am System bleiben 

Fortlaufende Back-ups, System- oder Programm-Updates und vor allem das exponentielle Datenwachstum machen eine Systemanpassung von Zeit zu Zeit nötig. Tatsächlich brauchen auch digitale Dokumente Platz. Und auch die Formatart ändert sich rasant. Waren nach den Papierformaten jahrelang Disketten und CDs beliebte Speichermedien, können die Informationen auf solchen Trägermedien mitunter gar nicht mehr abgerufen werden. Das liegt zum einen daran, dass heutzutage kein PC oder Surface mehr einen Slot für Floppydiscs besitzt – manche nicht einmal mehr für CDs –, und zum anderen,  dass die Programme und Betriebssysteme, in denen die Informationen  geschrieben und gespeichert wurden, von heutigen Betriebssystemen absolut nicht mehr unterstützt werden. Verhindern kann man diese Probleme durch  Datenmigrationen. Sinnvoll sind diese auf jeden Fall immer bei einer  Systemumstellung, die gelegentlich notwendig ist, um den aktuellen  Anforderungen an Programmtechnik, Grafik, Geschwindigkeit und Sicherheit  Rechnung zu tragen. Doch wann genau – damit tun sich Geschäftsführer oft  schwer. Bedeutet der Einsatz neuer IT-Hardware und -Software doch auch immer  Kosten. „Hier hilft es, sich Know-how von außen zu holen. Mit Managed Services  unterstützen externe IT-Spezialisten, die kontinuierlich das Gesamtsystem im  Blick behalten“, so Niko Neskovic. 

Sinnvolles Monitoring ist mehr als reine Datensammlung

Jetzt könnte man sagen: „Es gibt ja Monitoring-Tools, das machen wir lieber selbst.“ Doch hilft das Monitoring allein erst einmal nicht, es sammelt nur Daten.  Diese auszuwerten bedarf wiederum einer Fachexpertise und einer gewissen Routine, um produktive Schlüsse zu ziehen und daraus bedarfsgerechte Maßnahmen abzuleiten. „Unsere Mitarbeiter sind darauf geschult und es gehört zu ihrem Tagesgeschäft, die Werte aus dem Monitoring in Bezug zum Workflow eines Unternehmens zu setzen. Diese Analysen erfolgen regelmäßig, wodurch  potenzielle Schwachstellen schnell erkannt werden. So zum Beispiel Lastspitzen  zu unterschiedlichen Tageszeiten und entsprechende Systemüberlastungen, die  Risiken eines Ausfalls bergen könnten“, erklärt Neskovic und erläutert: „Dabei profitieren Unternehmen hier vom Pay-as-you-need-Prinzip.  Speicherkapazitäten, Hard- und Software können bedarfsgerecht als SaaS, IaaS,  Cloud oder PaaS, wie unser CONTENTShare, gemietet werden.“ 

Türsteher, Bunker und Sicherheitsnetz 

Wer Managed Service als Dienstleistung nutzt, profitiert von einem ganzen Team  aus IT-Spezialisten, die zum Beispiel 24-Stunden-Bereitschaft bieten können.  Auf Vorfälle geschult führen sie jeden Schritt innerhalb kürzester Zeit souverän  aus. Zudem unterstützen externe Profis dabei, die Dreifaltigkeit  der Datenverwaltung einzuhalten: Back-up, Storage und Managing. Dabei ist Back-up nicht gleichzusetzen mit „speichern“. Es macht einen großen  Unterschied, ob Daten einfach unbedacht gespeichert werden oder ob hier eine  geordnete und vor allem redundante Organisation vorhanden ist. Redundant bedeutet dabei allerdings nicht, dass Datenmüll gesammelt werden soll. Vielmehr  geht es hier um Mehrfach-Back-ups, die bestenfalls sogar an unterschiedlichen  Standorten deckungsgleiche Sicherungen anlegen. „Kommt es auf dem  Hauptrechner zu einem Vorfall, bestehen in diesem Fall alle Daten entweder inhouse noch auf Bändern oder Festplatten oder sogar geografisch an einem  anderen Ort. So entfällt selbst im Fall eines Gebäudebrandes oder ähnlichen  Ereignisses der komplette Verlust der unternehmenswichtigen Daten“, so  Neskovic. Auch zur Absicherung gegen Hackerangriffe macht es Sinn, Profis zurate zu ziehen. Trojaner, Programme und Strategien von Hackern ändern sich  stetig, sind fast schon wie Wettkämpfe der Kreativität zu sehen. Hier am Ball zu  bleiben bedeutet, sich täglich mit den Entwicklungen zu beschäftigen und tief in der IT-Branche zu arbeiten. Wer hier auf geschulte Fachkräfte setzt, kann davon  ausgehen, dass diese genau wissen, wann Firewalls, Sicherheitspatches, VPN Verbindungen oder Ähnliches upzudaten sind, um auf die aktuellsten Gefahren  vorbereitet zu sein.

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