Thought LeadershipDer Trend der Digitalisierung ist in der Buchhaltung angekommen. Zu Recht versuchen immer mehr Betriebe, unabhängig von Größe und Branche eine konsequente Digitalisierung umzusetzen.
Die Chancen, die damit für die Unternehmen und die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit einhergehen, sind enorm und reichen von Kostenreduzierungen bis hin zu Zeitersparnissen.
Die Corona Pandemie und das dadurch präsenter werdende Homeoffice hat die Etablierung und Entwicklung der Digitalisierung in Unternehmen zahlreicher Branchen rasant vorangetrieben. Auch Betriebe, die bislang konsequent auf die Präsenz im Büro und die Bearbeitung der Buchhaltung im klassischen Sinne gesetzt haben, erkennen durch die neuen Rahmenbedingungen und die damit verbundenen Herausforderungen die Chancen einer digitalen Buchhaltung.
Durch die konsequente Digitalisierung der Buchhaltung kann nicht nur sichergestellt werden, dass Daten von Mitarbeitern überall abrufbar sind, sie sorgt auch dafür, dass Vorgänge automatisiert werden. So können Mitarbeiter dauerhaft entlastet werden. Insbesondere durch die Automatisierung trägt die digitale Buchhaltung zur Kostensenkung und verbesserter Effizienz bei. Beides sorgt für neue Impulse für die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit der Betriebe.
Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk können Selbstständige und Freelancer, aber auch Einzelunternehmen ebenso wie kleine und mittelständische Betriebe ohne großen Aufwand konsequent auf die digitale Buchhaltung setzen. Dabei sorgt Buchhaltungssoftware dafür, dass sich Arbeitsprozesse verschlanken und Kosten eingegrenzt werden können.
Digitalisierung ermöglicht konsequente Vereinfachung der Buchhaltung
Obwohl viele Büroarbeiten längst am PC erledigt werden, hinkt die Buchhaltung in vielen Firmen hinterher. Gerade kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern arbeiten noch immer mit Pendelordnern, nehmen Buchungen von Hand vor oder bewahren Belege in Schuhkartons auf. Auch wenn sich diese Vorgehensweise über Jahre in den Unternehmen gefestigt hat, gilt sie längst als suboptimal. Zum einen ist die händische Buchhaltung zeitaufwendig und nimmt einen Großteil der Mitarbeiterkapazitäten in Anspruch. Zum anderen ist sie fehleranfällig. So passiert es schnell, dass Belege übersehen werden oder verloren gehen.
Jeder Buchhaltungsfehler ist nicht nur ärgerlich, sondern kann vor allem teuer werden. Gleichzeitig verlieren Unternehmen so rasch den Überblick über die eigenen Finanzen und das Forderungsmanagement. Beides kann zur Existenzbedrohung führen.
Auch bei der Umstellung vom klassischen Büroalltag ins Homeoffice ist die Buchhaltung in Papierform eher störend. Papierdokumente stehen in diesem Fall nicht allen Mitarbeitern uneingeschränkt zur Verfügung, sodass Abläufe unnötig in die Länge gezogen werden.
Die Corona Pandemie zwingt immer mehr Unternehmen zum Handeln. Dafür sorgt nicht nur die zunehmende Inanspruchnahme des Homeoffice, sondern ebenso die Notwendigkeit der Kostenreduzierung. In vielen Branchen hat die Corona Pandemie für erschwerte Bedingungen gesorgt, sodass Betriebe zur Kosteneindämmung und einer höheren Effizienz gezwungen sind.
Buchhaltungssoftware macht Umstieg auf papierloses Büro erst möglich
Die Buchhaltungssoftware sevDesk erleichtert erheblich die konsequente Umstellung der Buchhaltungsarbeit. So ebnet sie den Weg zum papierlosen Büro und trägt dafür Sorge, dass Abläufe schneller abgeschlossen werden können. Als Cloud Software bietet sie Selbständigen, Freiberuflern und kleinen Unternehmen die Möglichkeit, Belege sowie Dokumente von überall aus zu digitalisieren, sodass ortsunabhängig auf diese zugegriffen werden kann.
Einen weiteren Vorteil der Cloud Software sevDesk bietet die Verbindung mit der App. Diese macht das Einscannen und Ablegen von Dokumenten und Belegen mit mobilen Endgeräten direkt von unterwegs aus möglich. Die damit verbundenen Automatisierungen fördern eine höhere Effizienz der Mitarbeiter und helfen dabei, Kapazitäten zu schonen sowie Kosten zu reduzieren.
Digitalisierung der Buchhaltung gelingt nur mit der richtigen Software
Um Mitarbeiter zu entlasten und die Kapazitäten besser nutzen zu können, ist die Digitalisierung der Buchhaltung indes unumgänglich. Wichtigste Grundlage hierfür ist eine passende Software. Das Buchhaltungsprogramm sevDesk ermöglicht die Digitalisierung verschiedener Vorgänge. Die integrierte KI erkennt Schlüsseldaten auf den eingescannten Belegen und ordnet diese automatisch der korrekten Buchungskategorie zu. Das ersetzt einerseits den manuellen Vorgang der Buchung und ermöglicht andererseits eine zentrale Archivierung aller steuerlich relevanten Dokumente. Diese sind somit für Jahresabschlüsse und Steuererklärungen rasch auffindbar. Außerdem können durch die Digitalisierung Dubletten und Tippfehler vermieden werden.
Mit sevDesk können außerdem weitere Arbeitsprozesse optimiert werden. Angebote und Rechnungen können mit nur wenigen Klicks erstellt und digital direkt an den Kunden versendet werden. Eine offene Rechnung kann mit wenigen Klicks in eine Zahlungsaufforderung umgewandelt und ebenfalls direkt per Mail oder dank integrierter Schnittstelle zur Post verschickt werden. So bewahren Unternehmer stets ihr Forderungsmanagement und alle Finanzen im Blick.
Des Weiteren erleichtert sevDesk die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dieser kann entweder über einen separaten Zugang auf die Dokumente zugreifen oder alle Daten per DATEV-Export digital erhalten. Das erleichtert ihm die Arbeit, erhöht die Effizienz und senkt gleichzeitig seine Kosten.
Die Zeit- und Kostenersparnis wird durch einen weiteren Vorteil ergänzt, der mit der digitalen Buchhaltung einhergeht. Da alle Dokumente, Belege und Rechnungen digital abgelegt werden, lässt sich viel Platz im Büro sparen.
Bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware gilt es zum einen auf Umfang und Funktionen zu achten. Zum anderen spielen die damit in Verbindung stehenden Kosten eine erhebliche Rolle. Daher ist es sinnvoll die Software vorab zu testen, um herauszufinden, ob diese für das Unternehmen geeignet ist. sevDesk jetzt kostenlos testen!
