Mein Companion, der Business Messenger

Bei aller Agilität, die New Work ermöglicht: Je mehr Nachrichten und unterschiedlichste Kommunikationstools eingesetzt werden, umso komplizierter wird der schnelle und mühelose Austausch unter Kollegen. Höchste Zeit, die interne Kommunikation in der New Work Ära zielführend zu unterstützen.

Haben Sie heute schon beobachtet, wie oft Sie telefoniert oder eine E-Mail versendet haben? Und dem gegenübergestellt, wie viele Text- und Sprachnachrichten Sie erhalten und verschickt oder Video-Calls Sie geführt haben? Die digitale und mobile Kommunikation hält nicht erst jetzt Einzug in die Unternehmenskommunikation. Sie ist schon längst da. Auch die New Work Ära ist in vollem Gange. Die Frage ist nur, wurde der Wandel bereits vom Unternehmen und seinen Mitarbeitern akzeptiert? Und inwieweit umgesetzt?

New Work: Eine komplexe Aufgabe

Alle Mitarbeiter – darunter sind sowohl Office-Kollegen als auch sämtliche mobile Mitarbeiter zu verstehen – durchgängig ort- und geräteunabhängig mit Neuigkeiten zu versorgen, wie es aus dem New Work Konzept hervorgeht, ist eine weitaus komplexere Aufgabe als erwartet. Auf der einen Seite stehen die Entscheider unterschiedlicher Abteilungen – Business-Manager, HR-Verantwortliche und IT-Administratoren – und auf der anderen Seite alle Mitarbeiter, die ihren Job bestmöglich, also effektiv und effizient, erfüllen wollen. Je größer das Unternehmen ist, desto vielfältiger sind die jeweiligen Bedarfe. Mal geht es um reine Office-Mitarbeiter, mal um 50- bis 70-prozentig, oder gar 100-prozentig mobile Mitarbeiter. Die einen haben Laptop und Smartphone. Die anderen agieren nach dem Bring-your-own-Device (BYOD) Prinzip. Und manche haben nicht einmal eine E-Mail-Adresse.

Viele Lösungen, die Kommunikation beinhalten

Es gibt unterschiedliche Märkte für Kommunikationslösungen und -plattformen. Diese sind dominiert von Unified Communication & Collaboration Lösungen (MS Teams, Slack), Employee Engagement Plattformen (Staffbase, Proofhub), und Project Management Tools (Trello, Monday.com). Trotz ihrer unterschiedlichen Ursprünge versuchen sie alle, die Anforderungen der entsprechenden Entscheider und Nutzer bestmöglich abzudecken. Warum? Weil diese das natürlich erwarten. Ein „Gimmick“, das bspw. in keiner Lösung fehlen darf, ist eine Chat-Funktion. Da aber die Tools nicht unternehmensübergreifend im Einsatz sind, bleibt eine Lücke im Kommunikations- und Informationsfluss bestehen.

Gibt es sie denn nun die EINE Kommunikationslösung, die jeder nutzt?

Mehr als 75 Prozent der Deutschen würden diese Frage klar mit ‚Ja‘ beantworten. So vermeldet das Statistische Bundesamt, dass im Jahr 2020 rund 79 Prozent der 16- bis 74-Jährigen mindestens einen Messenger-Dienst auf einem Mobile Device nutzt. Der aus der Privatnutzung entstandene „Hype“ um Messenger etabliert sich auch im beruflichen Umfeld immer mehr. Eine Messenger-App ist definitiv eine gute Lösung für die schnelle und einfache Text-, Sprach-, und Videokommunikation. Wieso also nicht Gebrauch von einem erprobten Alltags-Tool machen und dies in der Unternehmenskommunikation einbinden?

Mehr zur neuen Arbeitswelt erfahren Sie auch von Martina Yazgan, Marketing Director bei Teamwire, im Rahmen des Digitalevents New Working World vom 11.11.2021: Der Titel ihrer Keynote lautete „Die Unternehmenskommunikation im Wandel – Wie aus einem „Oh, oh“ ein „Yee-haw“ Zustand wird.“

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Consumer Messenger ausschließlich für Privatgebrauch konfiguriert und einsetzbar

Fast jeder hat schon einmal von ihnen gehört: WhatsApp, Signal und Telegram. Ersterer war zuletzt in aller Munde aufgrund der geänderten Datenschutzbestimmungen und dem massiven Ausfall Anfang Oktober sowie der damit verbundenen Nutzerabwanderung zu „sicheren“ Alternativ-Apps. Alle genannten Messenger zeichnen sich durch ihre leichte Bedienung und Innovationen in der User Experience aus. Aber sollte man sie im Business-Bereich nutzen? Eindeutig ‚Nein‘. Denn sie bieten weder geeignete Business-Funktionen, die auf die Messaging-Bedarfe von Unternehmen abgestimmt sind, noch sind sie DSGVO-konform, sodass Datenschutz und -sicherheit nicht umfassend garantiert sind.

Datenschutz und-sicherheit haben höchste Priorität

Mit dem Privacy Shield-Urteil des Europäische Gerichtshofs wird Unternehmen dazu geraten, Consumer-Apps und andere US-Anbieter-Tools, die Daten in die USA übermitteln, ohne Schutzmaßnahmen gemäß DSGVO zu meiden. Ein Business Messenger steht für kompletten Datenschutz und größtmögliche Datensicherheit. Eine Sicherheits-Checkliste sollte hinter folgende Parameter grüne Häkchen setzen können: 

1. Größtmögliche Datenhoheit und -schutz beim Kunden

2. Grundsatz der Datensparsamkeit und -vermeidung nach „Privacy by Design“ Konzept

3. Freie Wahl des Datenspeicherorts – idealerweise in einem IS0 27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in der EU, deutsche Cloud, Private Cloud oder On-Premises

4. Komplette Datenverschlüsselung

5. Keine Analyse von Metadaten oder Nutzerprofilen

6. Kein Teilen von Daten mit Dritt-Systemen

7. Zentrale Steuerung

Bildquelle: Teamwire

Lösungen dürfen keine IT-Sicherheitslücken befördern

Große IT-Sicherheitslücken entstehen, wenn Mitarbeiter – rein aus der privaten Kommunikation abgeleitet – eigenständig den Kommunikationsweg über einen ungesicherten und nicht von der IT-bewilligten Consumer Messenger wählen. Sei es der interne Austausch unter Kollegen oder über Organisationsgrenzen hinweg – dem Einfall für Hackerangriffe steht nichts mehr im Wege. Bei autarken Organisationen mit eigenen Servern empfiehlt es sich, eine Interoperabilität über einen Business Messenger aufzubauen, um eine übergreifende Messenger-Kommunikation zu ermöglichen und gleichzeitig alle Sicherheitsanforderungen sowie den Anspruch an maximale Datensouveränität durch die IT zu erfüllen.

Messaging – der Kommunikationsstandard in New Work

Die Unternehmenskommunikation wird sich immer weiterentwickeln. Wie sehr, hängt von den Arbeitsmodellen ab und variiert von Branche zu Branche. Ein starker Companion des konstanten Wandels ist der Business Messenger – ein Commodity Good, eine App und Kommunikationsmethode, die nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken ist. Er ist ein etabliertes Gut, das stetig optimiert wird, um immer weitere Kommunikationspotenziale und -ziele für Business-Entscheider und Nutzer zu realisieren.