Noch mehr Software löst keine Produktivitätsprobleme

Studien zeigen, dass die wachsende Zahl an Software und Tools Unternehmen nicht automatisch produktiver macht, sondern häufig genau das Gegenteil bewirkt.

Wie stark sich die Zahl eingesetzter Anwendungen in den vergangenen Jahren ausgeweitet hat, zeigen Marktbeobachtungen zum sogenannten SaaS-Wildwuchs. In der Fachpresse kursieren dazu Zahlen, wonach Großunternehmen zwischen 200 und 350 SaaS-Anwendungen im Einsatz haben; für deutsche Großunternehmen wird unter Berufung auf den Marktbeobachter Productiv ein Durchschnitt von mehr als 340 Anwendungen genannt, von denen 30 bis 40 Prozent weitgehend ungenutzt bleiben sollen. Nach anderen Erhebungen liegt die Zahl der in deutschen Unternehmen genutzten SaaS-Anwendungen deutlich niedriger. Das ist ein Hinweis darauf, dass es hierzu keine einheitliche, unstrittige Kennzahl gibt und Angaben je nach Erhebungsmethode und Unternehmensgröße stark variieren. Als ein Haupttreiber der SaaS-Zersplitterung gilt vielfach die Beschaffung an der eigenen IT-Abteilung vorbei: Gartner geht in einer vielzitierten Prognose davon aus, dass bis 2027 rund 75 Prozent der Mitarbeitenden Technologie außerhalb der offiziellen IT-Sichtbarkeit beschaffen, anpassen oder selbst erstellen werden.

Ein IT-Dienstleister, der sich mit dieser Entwicklung befasst, ist MaibornWolff. Alexander Hofmann, Chief Technology Officer des Münchner Unternehmens, beschreibt den aktuellen Zustand vieler Organisationen als digitale Sättigung: Ein weiteres Werkzeug helfe in dieser Lage nicht weiter, wer heute mit der richtigen Technologie effizienter werden wolle, müsse zunächst eine ehrliche Bestandsaufnahme der bereits vorhandenen Anwendungen vornehmen, bevor überhaupt an eine weitere Skalierung zu denken sei.

Was der ständige Wechsel zwischen Anwendungen tatsächlich kostet

Wie teuer der reine Wechsel zwischen unterschiedlichen Anwendungen für den Arbeitsalltag ist, zeigt eine 2022 in der Harvard Business Review veröffentlichte Untersuchung von Rohan Narayana Murty, Sandeep Dadlani und Rajath B. Das. Die Autoren analysierten 20 Teams mit insgesamt 137 Beschäftigten in drei Fortune-500-Unternehmen und stellten fest, dass Beschäftigte im Schnitt rund 1.200 Mal pro Tag zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, was sich auf fast vier Stunden Arbeitszeit pro Woche summiert. Das entspricht umgerechnet etwa 9 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit. Die Untersuchung dokumentiert dabei auch ein konkretes Fallbeispiel aus einem Fortune-500-Konsumgüterunternehmen, in dem Beschäftigte für die Abwicklung einer einzigen Transaktion in der Lieferkette rund 350 Mal zwischen 22 unterschiedlichen Anwendungen und Websites wechseln mussten, was sich über den gesamten Arbeitstag auf mehr als 3.600 einzelne App- und Fensterwechsel summierte.

Eine gemeinsame Untersuchung von Qatalog und dem Idea Lab der Cornell University liefert dazu eine ergänzende Kennzahl: Nach jedem Wechsel zwischen digitalen Anwendungen dauert es im Durchschnitt rund 9,5 Minuten, bis Beschäftigte wieder in einen produktiven Arbeitsfluss zurückfinden; 45 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass Context Switching sie weniger produktiv mache, 43 Prozent empfanden den ständigen Wechsel als ermüdend. Eine weitere häufig zitierte Erhebung, der Anatomy of Work Index von Asana, kommt zu dem Ergebnis, dass Beschäftigte im Schnitt rund 10 bis 13 Anwendungen nutzen und zwischen diesen etwa 25 bis 30 Mal täglich wechseln. Der Erhebung zufolge entfällt dabei ein erheblicher Teil der Arbeitszeit auf sogenannte „Arbeit über die Arbeit“ statt auf eigentliche Fachaufgaben.

Konsolidierung statt weiterer Einzellösungen

Als praktische Reaktion auf den beschriebenen Wildwuchs setzen CIOs laut Branchenbeobachtern zunehmend auf zwei parallele Ansätze. Der erste ist eine bewusste Plattformstrategie, bei der bestehende Standardplattformen wie SAP Business Technology Platform oder Microsoft 365 als zentrales Gravitationszentrum genutzt werden, um einzelne, nur einer Funktion dienende Speziallösungen gezielt abzulösen, statt für jedes neue Bedürfnis eine weitere eigenständige Anwendung zu beschaffen. Der zweite Ansatz sind interne SaaS-Governance-Boards, die jede neu geplante Anwendung vor der Einführung auf Sicherheit, Datenschutz, Integrationsfähigkeit und Redundanz zu bereits vorhandenen Werkzeugen prüfen. Beide Ansätze verschieben die eigentliche Entscheidung bewusst nach vorne, in den Moment, bevor eine neue Anwendung überhaupt beschafft wird, statt sie erst nachträglich im Rahmen einer aufwendigen Bereinigung zu korrigieren.

Branchenbeobachter berichten zudem, dass eine gezielte Rationalisierung der eigenen Anwendungslandschaft in der Praxis messbare finanzielle Effekte erzielen kann. Genannt werden dabei Einsparungen in der Größenordnung von 20 bis 30 Prozent der Softwarekosten, ohne dass dabei Produktivitätseinbußen dokumentiert wurden. Genaue, unabhängig verifizierte Zahlen zu durchschnittlichen SaaS-Ausgaben pro Beschäftigtem in Deutschland variieren je nach Quelle spürbar, weshalb hier auf eine einzelne Kennzahl bewusst verzichtet wird.

Was das für IT-Entscheider bedeutet

Die am solidesten belegten Zahlen, insbesondere die HBR- und die Qatalog/Cornell-Untersuchung, legen insgesamt nahe, dass organisatorische Probleme sich nicht automatisch durch eine weitere Softwareeinführung lösen, sondern durch zusätzliche Komplexität teilweise sogar verschärft werden können. Wo Mitarbeitende bereits heute Stunden pro Woche allein mit dem Wechsel zwischen unterschiedlichen, oft kaum integrierten Anwendungen verbringen, wirkt ein zusätzliches Werkzeug selten entlastend. Für IT-Entscheider bedeutet das, dass ein bewusstes Nein zu einer weiteren Anwendung ebenso zur eigentlichen IT-Strategie gehört wie die Entscheidung für eine neue Beschaffung, insbesondere dann, wenn das zugrunde liegende Problem eher in unklaren Prozessen oder Zuständigkeiten liegt als in fehlender Software.