Mängel bei der nativen E-Mail-Archivierung

Migration von E-Mails

Benutzer, die auf Microsoft 365 umsteigen, möchten möglicherweise ihren bestehenden E-Mail-Speicher migrieren. Der Prozess der Migration mündet gewöhnlich in eine Phase, in der die Mitarbeiter nicht wissen, wo oder wie sie auf ihre E-Mails zugreifen können. Außerdem besteht immer ein gewisses Risiko, dass Daten verloren gehen. In den meisten Fällen bedeutet die Bereitstellung älterer E-Mails, dass Daten in die Cloud importiert oder zwei E-Mail-Systeme parallel betrieben werden müssen. Aber je mehr Daten Sie in der Cloud speichern, desto mehr zahlen Sie, da der Speicherplatz in der Regel monatlich abgerechnet wird.

Die Vorteile alternativer E-Mail-Archivierungslösungen

Firmen können die Leistung von Outlook verbessern, indem sie sich für eine alternative, professionelle E-Mail-Archivierungslösung entscheiden. Solche Lösungen bieten eine Reihe von Vorteilen:

Produktivität erhöhen, Zeit und Geld sparen

Ein unabhängiges E-Mail-Archiv ist ein einfaches und effektives Add-on zu Outlook, das die Handhabung von E-Mails für die Endbenutzer verbessert. Dank einer effizienten Suchfunktion innerhalb des vertrauten Arbeitsablaufs können die Benutzer alle früheren Korrespondenzen mit einem ausgewählten Absender finden und sich anzeigen lassen. Die Integration in Outlook funktioniert im besten Fall nahtlos und intuitiv, so dass die Endbenutzer nicht zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen oder viel Zeit für die Einarbeitung in ein neues System verlieren. Zudem müssen Nutzer nicht mehr minutenlang auf ein Suchergebnis warten, so dass sie produktiver sind.

Sichere Archivierung im Sinne der Compliance

Wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht, garantiert eine manipulationssichere Lösung, dass ein E-Mail-Archiv vollständig und korrekt ist. Gleichzeitig ist das Risiko versehentlicher oder böswilliger Änderungen ausgeschlossen.

Schnelle eDiscovery-Tools erlauben es autorisierten, privilegierten Benutzern, Tausende von E-Mails effektiv zu durchsuchen. eDiscovery-Suchen werden genau überwacht und geprüft und liefern deshalb unschätzbare Belege in rechtlichen und personalwirtschaftlichen Fragen. Alle E-Mail-Archive werden in einem konformen Format aufbewahrt, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ein unabhängiges E-Mail-Archiv kann eine Firma beispielsweise dabei unterstützen, auf Anfragen von Datensubjekten zu reagieren und das Recht auf Löschung gemäß der Definition in der DSGVO und im California Consumer Privacy Act (CCPA) umzusetzen.

Darüber hinaus lassen sich die Aufbewahrungsfristen anpassen, sodass die Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie sie tatsächlich benötigt werden. Bei juristischen Ermittlungen kann man E-Mails aber beispielsweise mit dem Status „Aufbewahrungspflicht“ versehen. Dann werden Aufbewahrungsfristen und Löschungsanforderungen ignoriert. Sie können dann nur von autorisierten Datenverwaltern auf der Grundlage rollenbasierter Berechtigungen geändert werden.

Geschäftskontinuität sicherstellen

Archive unterscheiden sich von Backups. E-Mail-Backups sind ein Abbild der betreffenden Mailbox zu einem bestimmten Zeitpunkt. Alle eingehenden oder ausgehenden Mitteilungen nach diesem Zeitpunkt werden nicht erfasst. Backups sind ein hervorragendes Mittel, um auf Angriffe wie etwa mit Ransomware zu reagieren, aber sie sind keine Archivierungslösung.

Eine unabhängige E-Mail-Archivierungslösung gewährleistet die geschäftliche Kontinuität. Und das auch dann, wenn der E-Mail-Dienst selbst ausfallen sollte. Da die Quelle der archivierten E-Mails völlig unabhängig vom E-Mail-Dienst ist, bleibt das Archiv bei einer Unterbrechung des Dienstes zugänglich. Es ist also möglich auf alle früheren E-Mails zuzugreifen. Mitarbeitende haben auch von ihren mobilen Geräten aus Zugriff auf ihre archivierten E-Mails, ohne sensible Daten auf dem Gerät selbst speichern zu müssen.

Autor: Oliver Patterson, VIPRE Security Group

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