Licence it again – SAM

Software in Unternehmen muss immer auch mit der richtigen Lizenzierung gedacht werden. Sowohl zu wenige als auch zu viele Lizenzen können fürs Unternehmen teuer werden. Hat man zu viele, verschwendet man IT-Budget, hat man zu wenige, kann ein Audit bei einem Compliance-Verstoß empfindliche Strafen nach sich ziehen – sowohl zivil- als auch strafrechtlicher Natur. Schon rein aus Eigeninteresse sollten die IT-Verantwortlichen daher aktiv werden. 

Denn eine rein manuelle Erfassung bildet in vielen Fällen die Lizenzsituation nur äußerst unzureichend ab, so dass eine Software Asset Management Lösung nötig wird.

Interessen von Entscheidern und Nutzern berücksichtigen

Software Asset Management (SAM) betrifft viele Abteilungen im Unternehmen direkt oder indirekt:

Systemadministratoren sind in direktem Kontakt mit der eigentlichen Software und interessieren sich hauptsächlich dafür, dass die User zufrieden sind und IT-Infrastruktur funktioniert. Hier wird Lizenz- und Software Asset Management vor allem als Zeitaufwand für die Erfassung der verwendeten Software wahrgenommen. Ein Lizenzmanager wiederum verbindet die technischen Daten mit den vertragsrechtlichen Informationen des kaufmännischen Bereichs.

Um dieser Aufgabe nachkommen zu können, d.h. dem Einkauf eine Übersicht zu fehlenden bzw. überflüssigen Lizenzen geben zu können, muss das Lizenzmanagement in der Lage sein, leicht verständliche Berichte abzuliefern. Für den Einkauf ist es wiederum wichtig, die besten Vertrags- und Beschaffungskonditionen herauszuhandeln, ohne sich nennenswert mit den IT-Prozesses beschäftigen zu wollen.

Dem verantwortlichen Management geht es in erster Linie darum, zu wissen, wie und aus welchen Budgets Mittel verwendet werden und ob diese eingehalten werden können. Ungeplante Nachzahlungen und Compliance-Verstöße sind für die Verantwortlichen deshalb ein besonders ernstes Thema.

Der Ausgleich dieser Interessen verlangt einen gut abgestimmten und engen Austausch mit einem standardisierten Prozess. Dabei kann ein SAM eine wertvolle Hilfe sein.

Richtig eingesetzt, kann ein Software Asset Management sich durch Einsparungen schnell amortisieren. Etwa dann, wenn sich durch den Einsatz herausstellt, dass erworbene Lizenzen auch für Vorgängerversionen gelten – möglicherweise ist es also gar nicht nötig, für diese Exemplare zusätzliche Rechte zu erwerben. Eine andere, häufig vorkommende Situation sind überschüssige Softwarewartungsverträge. Hier hat das Unternehmen die Möglichkeit über eine Reduzierung der Wartung schnell beträchtliche Einsparungen zu erzielen. Zu guter Letzt kann ein SAM den Anstoß geben, ganz einfach nicht genutzte Software zu deinstallieren, für die nicht genügend Lizenzen vorhanden sind und so Compliance herzustellen und einen Nachbezug zu vermeiden.

Überschüssige Softwarewartungsverträge zu reduzieren, kann schnell beträchtliche Einsparungen erbringen (Screenshot: baramundi software AG)

Wünschenswerte Punkte eines SAMs

Um dieses Ergebnis zu erreichen, sollte ein SAM bestimmte Eigenschaften mitbringen: Um den Interessen aller Akteure im Unternehmen gerecht zu werden, sollte das SAM effizient und leichtgewichtig sein, da die meisten Beteiligten vor allem an einer einfach verständlichen Lösung interessiert sind. Die besten Ergebnisse liefert zudem ein Software Asset Management, das in plattformübergreifendes Unified-Endpoint-Management eingebunden ist. Die IT-Verantwortlichen sind damit direkt und transparent in der Lage auf Herausforderungen zu reagieren, die sich aus dem Lizenzmanagement ergeben. 

Eine Nutzungsübersicht kann helfen, Software zu identifizieren, die nicht genutzt wird. Wenn Lizenzen für dieses Produkt fehlen kann durch eine einfache Installation ein Nachbezug vermieden und Compliance wieder hergestellt werden (Screenshot: baramundi software AG)

Peter Meivers, Senior Produkt Manager baramundi software AG