IT-Kosten senken: Gerade für kleinere Unternehmen sinnvoll

Die IT-Kosten stellen in kleineren Unternehmen nicht selten einen erheblichen Kostenfaktor dar. Oft bedingen sie zugleich weitere Kosten, wie beispielsweise die Fahrtkosten zu Kunden. Um Ausgaben einzusparen, überlegen Betriebe längst, was sie unternehmen können. Dieser Artikel gibt einige Strategien zur Hand, die bei der Kostensenkung helfen können.

1. Digitale Arbeitsplätze

Tatsächlich bieten diese Arbeitsplätze ein enormes Sparpotenzial, welches sich auf verschiedene Ausgabenbereiche auswirkt:

• Räumlichkeiten – müssen weniger Arbeitsplätze vor Ort zur Verfügung gestellt werden, genügen oft kleinere Betriebsräumlichkeiten. Das spart enorme Kosten.
• Volumen/Daten – arbeiten Mitarbeiter im Homeoffice, kann oft die Übertragungsrate im Betrieb reduziert werden, da weniger Mitarbeiter zeitgleich auf das Netz zugreifen.
• Digitale Termine – sie sparen Fahrtkosten, da Mitarbeiter im Außendienst nicht länger regelmäßig zu Kunden fahren müssen. Zugleich ist es Mitarbeitern möglich, von überall aus für einen Kunden tätig zu werden.

Selbstverständlich kostet die Einrichtung einer digitalen Arbeitsplatzstruktur erst einmal Geld. Auf lange Sicht helfen diese Ausgaben aber beim Sparen.

2. Auf gebrauchte Hardware zurückgreifen

Muss es immer ein Neugerät sein? Nein, nicht unbedingt. Gebrauchte Hardware weiß längst zu überzeugen, jedoch müssen Betriebe genau hinschauen, was und von wem sie die Arbeitsmittel kaufen.

Gebrauchte Hardware sollte ausschließlich über entsprechende Reseller wie Amso bezogen werden, die die Geräte vollständig überprüfen und aufbereiten. Dies ist insbesondere bei Laptops und anderen Geräten von Apple wichtig, da die Sicherheitssperre zu Problemen führen kann. Viele andere Laptop Hersteller bringen hierbei jedoch keine Probleme mit sich.

3. Kosten und Investitionen klar trennen

Auf dem Betriebskonto führen beide Kostenarten erst einmal zu einem Minus. Dennoch ist es wichtig, Kosten und Investitionen klar voneinander zu trennen. Sicherlich sollte versucht werden, die eigentliche Kostenlast zu senken, doch Investitionen in die IT und ihre Erweiterungen sind höchst wichtig. Aber was bedeutet das?

• IT-Sicherheit – Kosten, die für die Sicherheit anfallen, sind Investitionen in das Überleben des Betriebs. Eine fehlerhafte Sicherheitsstruktur kann massive Angriffspunkte bieten und das Unternehmen nicht nur lahmlegen, sondern nachhaltig zerstören.
• IT-Ausbau – Investitionen in eine bessere Infrastruktur stärken den Betrieb in der Zukunft. Es ist falsch, sich der Entwicklung zu entsagen, nur um jetzt Ausgaben zu senken.
• Notwendigkeiten – müssen Server erweitert, Computer oder Laptops ersetzt werden, so sind dies wiederum absolut notwendige Ausgaben, die nicht aufgeschoben werden können.
• Ausbildung – die Ausbildung eigener Fachkräfte für die IT ist teuer. Und doch sind die selbst ausgebildeten Kräfte eine Investition in die Zukunft des Betriebs, da sie von Grund auf die Abläufe im Unternehmen lernen und auf Anforderungen schnell und mit Betriebswissen reagieren können.

Doch was sind reine Kosten, bei denen der Rotstift angesetzt werden kann? Mitunter kann sich dieser Punkt auf den Telefon- und Internetanbieter des Unternehmens beziehen. Gibt es Konkurrenzprodukte, die gleichauf liegen und günstiger sind? Gibt es kostengünstigere Abomodelle für Programme oder Clouds? Sinken die Kosten gar schon, wenn ein Betrieb bei seinem Anbieter weitere Zugänge bucht? Nicht selten werden Pakete mit höheren Zugängen oder Anzahlen preislich günstiger.

4. Mitarbeiter statt Freelancer beschäftigen

Über viele Jahre war es gängig, die eigentliche Belegschaft gering zu halten und Aufgaben an Freelancer und externe Experten auszugliedern. Dieser Weg erweist sich jedoch als teuer, denn gerade Notfälle werden mit hohen Gebühren berechnet, zudem besteht stets ein hoher Abstimmungsbedarf und Missverständnisse sind gewiss.

Aktuell haben Betriebe jedoch die Chance, sehr gute Fachkräfte an sich zu binden und auch zu halten. In-House-Experten sind auf Dauer nicht nur kostengünstiger, sie stehen dem Unternehmen auch ständig zur Verfügung und sind ideal in die Projekte und Abläufe eingebunden. Anstatt also einem Externen mühselig das Prozedere im Betrieb erklären zu müssen, können die eigenen Fachkräfte direkt mit der Problemlösung beginnen.

5. Europäische Entwicklungen

Anstatt Softwareentwicklung im fernen Ausland zu betreiben, sollten Unternehmen sich innerhalb Europas umschauen. Das Angebot an Fachkräften ist enorm, zugleich sinken die Kosten:

• Meetings – auch in der heutigen Zeit haben virtuelle Meetings Schwachstellen. Müssen Unternehmer nach Indien oder China reisen, um sich eine Entwicklung vorführen zu lassen, entstehen hohe Kosten und Aufwände. Bei europäischen Entwicklungspartnern sind die Wege klar kürzer.
• Erreichbarkeit – die Zeitverschiebung innerhalb Europas ist minimal. Somit sind die Entwicklungspartner leicht erreichbar, ohne dass beispielsweise Mitarbeiter zusätzlich bezahlt werden müssen, weil sie Gespräche weit außerhalb ihrer klassischen Arbeitszeiten durchführen müssen.
• Anpassung – innerhalb Europas gelten sehr ähnliche Datenschutzmaßnahmen und Vorschriften. Bestellte und entwickelte Softwares müssen somit nicht eigens zusätzlich auf diese Vorschriften angepasst werden. Dieser Aspekt ist bei Entwicklungen aus dem fernen Ausland stets ein enormer Kostenpunkt.

Grundsätzlich sollten Unternehmen nicht per se den Rotstift ansetzen, sondern sich ihre Kostenstruktur vorab genau ansehen. Nur so ist es möglich, überhaupt eine Idee zu erhalten, an welcher Stelle Kosten eingespart werden können und an welcher nicht. Diese Prüfung ist auch deshalb notwendig, um Vertragslaufzeiten zu eruieren. Es ist leicht gesagt, den Anbieter zu wechseln, doch wenn ein Vertrag mit längerer Laufzeit vorliegt, ist die Kündigung nicht allzu leicht.

Wichtig ist, zu berücksichtigen, dass etliche Einsparungspunkte zuerst Kapital kosten. Die Einstellung eines eigenen IT-Fachmanns anstelle der Beauftragung einer externen Firma stellt eine Ausgabe dar. Auf längere Sicht betrachtet ist der Weg aber häufig deutlich günstiger und profitabler für das Unternehmen.

Fazit – nicht planlos den Rotstift ansetzen

Etliche Möglichkeiten stehen Unternehmen zur Verfügung, um die IT-Kosten zu senken. Nur planlos sollten sie nicht durchgeführt werden, da stets vorausschauend gehandelt werden muss. Ein gutes Beispiel ist die Einstellung interner Fachkräfte anstelle der Beauftragung von externen Dienstleistern. Der eigene Mitarbeiter kostet monatlich Geld, ist aber eine Investition und hilft, auf Dauer die Kosten zu senken, da In-House-Kräfte stets günstiger sind als externe Fachdienstleister. Gut sparen können Unternehmen indes, indem sie sich mit der Möglichkeit des Gebrauchtwarenkaufs befassen. Grundüberarbeitete und geprüfte Geräte sind in der Anschaffung günstiger, unterliegen aber wieder der Garantie und können oft noch etliche Jahre genutzt werden. Diese Vorgehensweise hilft sogar dem CO2-Fußabdruck des Betriebs weiter.