Die eigene IT zu dokumentieren, erzeugt bei IT-Admins keine Jubelstürme. Das eher „lästige Übel“ wird daher oftmals nur liederlich in Excel-Tabellen oder anderen Hilfsmitteln vorgenommen. Die Inhalte sind oft nicht aktuell, unvollständig und fehlerhaft. Eine professionelle IT-Dokumentationslösung visualisiert Zusammenhänge, erfasst Veränderungen automatisch, unterstützt bei Planung und Umsetzung und bietet die perfekte Entscheidungsgrundlage für Investitionen.

Wer häufig Unternehmen dabei begleitet, die eigene IT zu dokumentieren, kann anschließend eine ganze Hafenkneipe mit Geschichten versorgen: Da sind 1000 Telefonleitungen belegt, obwohl es nur 300 Telefone gibt, „vergessene“ Server laufen jahrelang, ohne dass die zahlreichen Netzwerkkabel Anschluss zum Rest der IT hätten, oder überlastete Stromkabel heizen so stark, dass die Klimaanlage nicht mehr hinterherkommt. 

Das mag im ersten Moment lustig klingen, aber natürlich stehen dahinter eine enorme Ressourcenverschwendung, echte Gefahren und Kosten, die sich leicht einsparen ließen. Dennoch werden die Informationen zu IT-Geräten, Strom- und Netzwerkkabeln vielfach in Excel-Tabellen verwaltet; meist hat jede Abteilung ihre Datei und wacht darüber. Da Excel per default keine Plausibilitätsprüfungen vornimmt, kann man Switches mit mehr Kabel belegen, als das Gerät Anschlüsse hat; wo sie stehen, wird nur informell erfasst und ob der Boden das Gewicht aushält, wenn man noch eine Höheneinheit in das Rack schiebt, ist dann reine Glückssache. 

Noch schwieriger wird es, wenn Anwendungen teilweise auf Servern, teilweise in der Cloud laufen, viele IoT-Geräte up-to-date zu halten sind und die eSIM-Verwaltung 1000 weitere mobile Devices aufnehmen soll. In Unternehmen, die ihre IT in Excel oder anderen Behelfslösungen dokumentieren, kann die CIO-Frage „Wie viele unserer (gefühlt) ca. 100.000 Netzwerkkomponenten haben noch Sicherheitslücken, die wir über ein Firmware-Update zeitnah patchen müssen?“ etliche Mitarbeiter über Wochen beschäftigen ‒ müsste sie aber eigentlich nicht.

Die enormen Vorteile einer IT-Dokumentationslösung

Eine echte, umfassende Dokumentationslösung erfasst die vollständige Technik eines Unternehmens, inklusive Kabeln, Stromversorgung, Klimaanlagen, Rack- und Switchbelegungen und einiges mehr. Viele der Informationen müssen die Admins noch nicht einmal eingeben. Eine umfassende Bibliothek mit mehr als 70.000 Komponenten kennt die Ausmaße, Gewichte, Leistungsaufnahme und Anzahl an Ports, die das jeweilige Gerät hat. Einmal ausgewählt, werden alle Daten automatisch übernommen. 

Das macht Plausibilitätsprüfungen möglich und vermeidet damit fehlerhafte Eingaben: Ein Port kann nicht zweimal belegt werden. Ein Rack nimmt nur eine definierte Anzahl von Höheneinheiten auf. Der maximale Stromverbrauch muss nicht ermittelt oder geschätzt werden ‒ das System kennt ihn. Die Lösung verwaltet auch die Software-Versionen der verschiedenen Geräte. Sie hält außerdem Abbildungen und Ortsdaten bereit, um Technikteams zu helfen, bei einer Reparatur oder Austausch das richtige Gerät zu finden. 

Nach der kompletten Erfassung kann das System auf Knopfdruck den Standort eines Geräts ermitteln, prüfen, ob redundante Systeme wirklich unabhängig sind (also ob etwa alle Datenströme am Ende nicht über nur einen altersschwachen Router laufen) und welches Rack noch Kapazitäten für neue Server oder Switches hat. 

Sofortige Hilfe in kritischen Situationen

Viele kennen die Situation: Ein Server im Rechenzentrum fällt plötzlich aus. Ohne IT-Dokumentation setzt hektische Betriebsamkeit ein, weil erst einmal zu ermitteln ist, was darauf lief, welche Services oder Anwender davon abhängen und wie das Gerät ins Netzwerk eingebunden ist.

Mit einer aktuellen Dokumentation können Unternehmen

• ein Ersatzsystem aus dem Lager holen, gleich ein weiteres Nachordern (die Spezifikationen sind ja bekannt) und Technikteams mit dem Austausch beauftragen (inklusive genauer Ortsangaben, detaillierter Arbeitsanweisung, eines Bildes des Servers und einer 3D-Ansicht, wo er steht).
• Sie kennen alle Anwendungen, die darauf laufen und alle Systeme oder Anwender, die darauf Zugriff haben. Damit lassen sich sofort Informationen an alle Betroffenen schicken und andere Systeme umkonfigurieren.
• Sie können sofort einen Ersatzbackup-Server bestimmen, der genügend Kapazität hat und
• notfalls auch Netzwerk-Kabel sofort auf Ersatzgeräte umpatchen.

Ein Server-Ausfall ist jetzt ein eher einfacher Störfall. Üblicherweise haben große Unternehmen mehrere Rechenzentren an verschiedenen Standorten, lokale IT-Räume, einzelne Racks, physische und virtuelle Server, Netzwerkkomponenten und begrenzte Netzwerkbandbreiten, Redundanzvorgaben, verschiedenen Storage-Kapazitäten und natürlich zahlreiche hybride Cloud-Dienste, die damit gekoppelt sind. Dazu kommen unternehmenskritische Datenbanken und verschiedene Sicherheitszonen. 

Die hochgradige Vernetzung dieser Technik macht das IT-Management so komplex. Mit Excel & Co. kann man da nichts mehr ausrichten. Nur ein spezialisiertes System ist in der Lage, für die jeweilige Anfrage nötigen Daten herauszufiltern und übersichtlich darzustellen, etwa in Netzdiagrammen und 3D-Ansichten. Es warnt sofort, wenn es Fehlbelegungen, fehlende Konnektivität, die Überschreitung von Grenzwerten und Vorgaben (etwa zur Redundanz) feststellt. 

Optimale Planungsbasis für dynamische Veränderungen

Neben der Hilfe in kritischen Situationen (die hoffentlich selten vorkommen) ist der größere dauerhafte Nutzen einer IT-Dokumentation die lebendige und vielfach nutzbare Datenbasis.

Wer bereits ein Edge-Datacenter aufgebaut und erfasst hat, kann in kürzester Zeit Gerätelisten für ein weiteres Datacenter zusammenstellen lassen, die Bestellung abschicken und die Dienstleister automatisiert beauftragen. 

Brauchen neue Geschäftsfelder oder auch bestehende Abteilungen, die schnell wachsen, neue Kapazitäten, lässt sich auf Knopfdruck ermitteln, welche Reserven noch zur Verfügung stehen, ob die Stromversorgung dafür noch ausreicht und welche Server noch genügend Leistung zur Verfügung stellen können. 

Service-Anfragen durch Mitarbeitende oder Kunden können mit Daten aus der Dokumentation deutlich schneller bearbeitet und Support-Aufträge mit detaillierten Hinweisen schneller erstellt und erteilt werden. Hier lassen sich viele Arbeitsstunden einsparen.

In einem besonderen Fall hat ein Unternehmen aufgrund von Meldungen zur aufkommenden Wannacry-Ransomware an einem Wochenende alle Systeme über die IT-Dokumentation ermittelt, die potenzielle Schwachstellen haben und vom Internet genommen. Er konnte sein Unternehmen damit ‒ im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern ‒ vor den immensen Kosten des Erpresser-Virus schützen. 

Mit einem digitalen Zwilling Zukunftsszenarios simulieren

Auch wenn größere Umbauten und Erweiterungen anstehen, um sich dynamischen Marktveränderungen anzupassen, hilft die IT-Dokumentation. Sie kann prognostizieren, wie hoch der Stromverbrauch sein wird, welche Bandbreiten die Internetanbindung liefern sollte und ob die Klimaanlage noch ausreicht. Bei kleineren Austauschaktionen kann sie die Anleitung für die Techniker erstellen, die wiederum nach dem Umbau per Klick den geplanten Zustand zum neuen Ist-Zustand erklären und damit die Dokumentation des neuen Systems abschließen. 

Die Planungs- und Prognose-Fähigkeiten einer Software wie beispielsweise FNT Command gehen sogar soweit, dass Unternehmen über die IT-Dokumentation einen digitalen Zwilling ihrer Techniklandschaft erstellen und zukünftige Szenarien damit simulieren und durchspielen können. 

Fazit

Der Anfangsaufwand zur Erfassung der eigenen IT- und TK-Anlagen im Unternehmen ist – trotz Autodiscovery-Lösungen ‒ sicher nicht unerheblich, für viele Unternehmen ab einer gewissen Größe aber ohne Alternative. Wer seine Assets nicht kennt, reist im Blindflug in die Zukunft. Nachdem diese erste Hürde genommen ist, verkürzt eine IT-Dokumentationssoftware wie beispielsweise FNT Command viele Planungs-, Service- und Support-Aufgaben drastisch, hilft Risiken schneller zu erkennen und in Notsituationen schneller wieder handlungsfähig zu werden. Der Aufwand, die IT-Dokumentation weiterzuführen und aktuell zu halten, verringert sich gegenüber „traditionellen“ Excel-Aktivitäten enorm und amortisiert sich in kürzester Zeit.