Interne und externe Kommunikation mit Cloud-basierten Telefonsystemen

Eine ebenso schnelle wie persönliche Kommunikation erweist sich gerade beim Kontakt mit großen, weit verzweigten Konzernen als kaum noch möglich. Ein 2014 gegründetes französisches Unternehmen hat genau aus diesem Grund ein digitales, Cloud-basiertes Telefonsystem entwickelt, das den Informationsaustausch zu Support-/Sales-Teams oder zu Callcentern effizienter gestaltet und den Kunden durch moderne Technik eine deutlich bessere Kundenerfahrung ermöglicht.

Einfache Integration in bestehende Strukturen

Die Ansprüche, die Unternehmen heute an Kommunikationstechnik stellen, sind hoch. Um das Ziel einer möglichst guten Konversation zwischen Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern zu erreichen, müssen moderne Telefonsysteme über einen sogenannten Public API verfügen, über den sich benutzerdefinierte Workflows entwickeln lassen. Zu den notwendigen Features gehören auch CRM und Helpdesk, mit deren Unterstützung sich eine Lösung unkompliziert in bereits bestehende Infrastrukturen integrieren lässt.

Mithilfe einer automatisch durchgeführten Synchronisation wird ein Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Systemen obsolet. Das vom Unternehmen Aircall entwickelte Ökosystem erlaubt augenblicklich die Integrationen von über 100 führenden Business-Tools. 

Ein wesentlicher Vorteil von modernen Telefonsystemen besteht auch darin, dass der Kunde nicht nur seine alten Rufnummern mitnehmen kann, sondern auch die Möglichkeit hat, einzelne neue Telefonnummern oder ganze Teamstrukturen zu kreieren. Diese lassen sich dann ohne Aufwand mit anderen Business-Tools, wie Salesforce oder Microsoft Teams verknüpfen, wodurch ein ganz eigenes Ökosystem der Kommunikation entsteht.

Moderne Telefonsysteme lassen sich branchenunabhängig einsetzen. Sie unterstützen die Kommunikation von Unternehmen vor allem aus den Bereichen Software & Technologie, Bildung & E-Learning oder Gesundheitswesen ebenso effizient, wie die Segmente Finanzdienstleistung, E-Commerce & Einzelhandel, Marketing & Werbung, Recruiting, Reisen oder Gastronomie.

Darüber hinaus lassen sich digitale, Cloud-basierte Telefonsysteme für ganze Unternehmen oder für einzelne Bereiche nutzen, etwa für den Vertrieb, die IT- & Operationsabteilung oder den Kundensupport. Ein solches Telefonsystem ist unabhängig von der Größe eines Unternehmens einsetzbar.

Kundenansprüche an Kommunikationssysteme werden komplexer

In Sachen Steuerung und Kontrolle wünschen sich Kunden verstärkt, Anrufaufzeichnungen abhören und ihren Verlauf überprüfen und den gesamten Kontext eines Gespräches einsehen zu können. Hier taucht auch der Wunsch auf, gerade laufende Gespräche anzeigen zu lassen. Neben solchen Funktionen haben Analysefähigkeiten wachsende Bedeutung. Durch solche Analysen kann ein Unternehmen die individuelle Leistung sowie die Produktivität des gesamten Teams auswerten und bei Bedarf eingreifen.

So lässt sich beispielsweise auswerten, aus welchen Gründen etwa eingehende Anrufe nicht erfolgreich waren oder weshalb es besonders lange Wartezeiten gab. Beides führt zu einer erhöhten Unzufriedenheit der Anrufer, was sich negativ auf die Unternehmensperformance auswirkt. Mit der Nutzung einer Cloud-basierten Lösung und den genannten Analysen werden auf Daten basierende Entscheidungen möglich, die der Kunde nicht nur zeitnah, sondern in Echtzeit erhält. Mithilfe detaillierter Analysen kann ein Unternehmen also die Qualität seines Sales- oder Support-Teams verbessern.

Übertragung und Speicherung von Daten sicher gestalten

Um die Datenübertragung und die Speicherung solcher Daten in lokalen AWS-Rechenzentren zu gewährleisten, setzt das Unternehmen Aircall moderne Verschlüsselungsmethoden ein.

Die Rechenzentren sind nach ISO 27001, SOC2, PCI DSS und FedRAMP zertifiziert. Alle Vorgänge im Rahmen der Übertragung und Speicherung von Daten sind dabei DSGVO-konform. Außerdem werden sämtliche Sicherheitsmaßnahmen kontinuierlich überwacht, wodurch eine schnelle Reaktion bei Auffälligkeiten möglich ist. AWS und seine Rechenzentren genießt als Hosting-Anbieter einen sehr guten Ruf, gerade im Hinblick auf die Sicherheitsstandards.

Gerade im Hinblick auf die Sicherheit der unternehmenseigenen Daten sind digitale Lösungen vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine sinnvolle Komponente im Bereich Cybersicherheit. Denn im Gegensatz zu großen Konzernen mit komplexen IT-Sicherheitsinfrastrukturen und gut aufgestellten IT-Abteilungen sind kleinere Unternehmen auf Lösungen wie die von Aircall angewiesen, die weniger kostenintensiv, aber ebenso effizient zum Schutz von Daten beitragen.