Thought Leadership
Den Begriff Managed Print Services kennen Sie wahrscheinlich: Darunter werden alle Maßnahmen und Produkte zusammengefasst, mit deren Hilfe eine optimale Druck- und Dokumentenverarbeitung gewährleistet werden kann. Wenn es schließlich um die Verteilung von Dokumenten geht, kommt Output Management ins Spiel.
Beide Verfahren können sich nicht nur sinnvoll ergänzen sondern rüsten Sie gleichzeitig für die zukünftigen Herausforderungen in der mobilen Arbeitswelt.
Mal ganz ehrlich, das Thema Drucken ist auf dem ersten Blick nicht wirklich „sexy“. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Druckerbeschaffung und -optimierung oft als notwendiges Übel angesehen wird. Die Verantwortlichen sind gezwungen, sich damit auseinanderzusetzten, da die Druckkosten explodieren, Green IT gefördert werden soll oder einfach das Leasing der Druckerflotte das Ende des Lebenszykluses erreicht hat.
Die “horizontale” Optimierung der Druckerflotte
Möchte eine Institution ein (neues) Managed Print Services-Konzept einführen, folgt diese in der Regel dem Prinzip „Planen – Umsetzen – Kontrollieren – Verbessern“. Dabei nimmt die Analyse der Ist-Situation einen großen Stellenwert ein. Normalerweise wird dabei mit der Hardware gestartet: wie viele und welche Geräte befinden sich an welchen Standorten im Einsatz, wie ist das Druckverhalten der User und so weiter. Danach wird eine auf Basis dieser definierten Ist-Situation passende Output-Infrastruktur gewählt, die auf ökonomischen Parametern beruht. Abschließend erfolgt die Einrichtung der gewählten Hardware mit korrespondierender Software. Außerdem werden die Service Levels sowie das Management der Verbrauchsmaterialien definiert und ein kontinuierliches Monitoring implementiert, um die definierten Ziele zu überwachen.
Dieser Prozess ist zielgerichtet und legitim, um die Druckerflotte zu optimieren und diese mit den notwendigen Dienstleistungen sowie Verbrauchsmaterialien zu managen. Jedoch wird damit nur die „letzte Meile“ beim Thema Drucken optimiert. Wir möchten Ihren Blick von der „horizontalen“ Optimierung der Druckerflotte hin zu einer „vertikalen“ Optimierung lenken. Nehmen Sie also nun eine ganz andere Betrachtungsperspektive ein!
Die “vertikale” Optimierung der Druckerflotte
Diese Perspektive beginnt nicht bei der Druckerflotte, sondern in Ihrer Applikationsebene. Dort beginnt der eigentliche Dokumenten- und Informationsprozess. Mitarbeiter möchten aus der genutzten Applikation einfach und sicher in den Verteilungsprozess einsteigen. Dabei fungiert ein zentrales Output Management System (OMS) als Bindeglied zwischen den Applikationen und Ihrer Ausgabeinfrastruktur. Dieses ermöglicht die analoge und elektronische Verteilung der Dokumente und Informationen.
Sie werden sicherlich denken, dass das doch nichts Neues ist. Hier aber beginnt das Zusammenspiel mit den Managed-Print-Services-Konzepten und die Antwort auf die Frage, wie sinnvoll Output Management Systeme diese ergänzen können. Immer wieder stoßen wir in unseren Projekten auf typische Problemstellungen, die mit Output Management Systemen gelöst werden können und so manchem Kunden ein „Aha-Erlebnis“ bescheren.
Hardwareneutralität
Nehmen wir ein Beispiel: Ihre User möchten Formulare und Begleitdokumente aus einem SAP System ausgeben. Nach Betätigung des Druckknopfes nimmt das Output Management diese Daten an, bereitet sie hardwareneutral auf und verteilt sie identisch und nachvollziehbar auf einer heterogene Druckinfrastruktur. Sollen diese Dokumente mit weiteren Informationen angereichert werden (Stempel, Barcodes, Deck- und Endblätter…) – kein Problem, das System generiert diese.
Ihre User möchten aus Windows Dokumente analog verteilen und „sehen vor lauter Druckertreibern den Wald nicht mehr“. Im Output Management System arbeitet ein zertifizierter Windowstreiber, welcher nahezu alle Gerätetypen und Eigenschaften abdeckt. Die Mitarbeiter arbeiten mit nur noch einem Treiber, der dennoch die gerätespezifischen Eigenschaften abbildet. Zudem kann über ihn gesteuert werden, mit welchen Defaulteinstellungen gedruckt wird oder ob bestimmte Eigenschaften (z.B. Duplexdruck) überhaupt geändert werden dürfen. Admins beschäftigen sich nie wieder mit Treiberkonflikten und Systeminkompatibilitäten. Mit dem gleichen Prinzip binden sie ebenfalls die gesamte Engineering-Welt (CAD/PLM) in die gewünschten Output Prozesse ein.
Dadurch schaffen Sie nicht nur sichere, einfache und nachvollziehbare Dokumentenprozesse aus allen Applikationen, sondern machen sich langfristig unabhängig von Druckerherstellern, da Ihre Prozesse bereits zwischen der Applikation und dem Output Management standardisiert werden. Neue Drucker werden „Plug & Play“ angeschlossen. Sie müssen Formulare und Dokumente nicht erneut anfassen und diese für die jeweiligen Drucker einrichten. Für Ihr MPS-Konzept bedeutet dies, dass Sie problemlos die Geräte mehrerer Anbieter in Ihre Planungen einbeziehen und sich für den Dienstleiser mit dem besten Servicekonzept entscheiden können.
Administration und Monitoring
Neue Drucker müssen in die Applikationsebene verteilt werden, damit Ihre Mitarbeiter diese auch verwenden können? Nichts einfacher als das! Im Output Management System werden die Drucker einmalig angelegt und auf Knopfdruck in die gewünschten Applikationen (SAP, Windows Printserver) transportiert oder Ihre User richten sich die Drucker mit einem Klick über einen User-Self-Service selbst am Arbeitsplatz ein. Sie sparen sich wertvolle Zeit, da Drucker / Schächte nicht individuell konfiguriert und eingerichtet werden müssen. Dank ständiger Kommunikation sind „Druckerleichen“ Schnee von gestern.
Alle Jobs, Geräte und Kosten sollen im Blick sein? Das zentrale Admin-Cockpit erlaubt Ihnen die volle Transparenz über alle Jobs und Geräte. Außerdem werden Störungen sofort sichtbar, bevor diese beim User auflaufen. Ebenfalls können sie exakt nachvollziehen, Wer, Was , Wann, Wie und Wie viel druckt um dadurch strategisch die Infrastruktur zu überwachen und zu optimieren. Die Monitoring-Lösungen im MPS-Konzept beschränken sich häufig auf ein reines Gerätemonitoring. Das lässt sich mit unserem Ansatz um ein Jobmonitoring und ein Prozessmonitoring erweitern. Manchmal reicht es eben nicht aus nur zu wissen, ob ein Drucker online ist oder nicht, sondern man möchte in der Applikation selbst sehen, ob der letzte Druckauftrag erfolgreich ausgegeben wurde. Und man möchte sich darauf verlassen können, dass ein Druckauftrag im Fehlerfall automatisch auf ein Ersatzgerät umgeleitet wird.
Sicherheit im Druckprozess
Das Thema Sicherheit im Druckprozess nimmt überall einen immer größeren Stellenwert ein. Was hilft die beste Verschlüsselungstechnologie, wenn die Dokumente nach der Entschlüsselung frei zugänglich für jedermann am Ausgabeschacht des Druckers vorliegen? Setzten Sie sich dieser Sicherheitslücke nicht aus und bauen Sie auf ein Secure & Pull Printing. Dieses erfolgt über das Output Management System natürlich ebenfalls herstellerunabhängig. Dadurch schaffen Sie eine langfristige und sichere Strategie bei jedem Druckerflottenwechsel. Die Authentifizierung kann dabei über einen PIN, den Mitarbeiterausweis oder über das mobile Endgerät erfolgen. Ebenfalls werden die Druckdatenströme von der Applikation, über das Output Management System bis hin zum Druckerschacht durchgängig verschlüsselt und zwar egal von welcher Applikation oder von welchem Ort aus Sie die Dienste des Output Managements verwenden.
Apropos von welchem Ort: Die Integration von mobilen Geräten oder Home Office-Arbeitsplätzen wird in der modernen Arbeitswelt immer wichtiger. Auch hier können Output Management Lösungen über entsprechende Apps eine wertvolle Hilfe leisten.
Fazit:
Ein Output Management System kann deutlich mehr als nur Dokumente von A nach B schicken. Vielmehr kann es eine langfristige und sinnvolle Ergänzung Ihrer unternehmensweiten und standortübergreifenden Dokumenten- und Informationsprozesse sein. Sie optimieren damit nicht nur Ihre konventionellen Verteilungsprozesse aus ERP, Windows usw., sondern ermöglichen gleichzeitig auch die Einbindung mobiler Endgeräte, Homeoffice-Arbeitsplätze und elektronischer Verteilverfahren. Durch die Hardwareneutralität schaffen Sie sich Unabhängigkeit von Druckerherstellern sowie Investitionssicherheit, da Ihre Optimierung bereits zwischen der Applikation und dem Output Management System beginnt. Richten Sie Ihren Blick weg von der reinen Druckerflottenoptimierung hin zu Ihrer gesamten Geschäftsprozessoptimierung und ergänzen Sie Ihre MPS Strategie nachhaltig durch Output Management.
Autor: Tobias Habermann, Business Development Manager, SEAL Systems AG
