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Nicht vergessen: Seit Anfang 2017 sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) rechtlich bindend.
Damit sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, bei der Archivierung elektronischer Buchhaltungsdokumente äußerst sorgfältig vorzugehen. Für Kassensysteme ist ab 2020 sogar eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verbindlich. Daher heißt es jetzt, zu handeln. Denn mit dem ungeordneten Speichern digitaler Finanzunterlagen verhalten sich viele Unternehmen gesetzeswidrig. Abhilfe leisten hier rechts- und revisionssichere Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM) wie der ImageMaster von T-Systems.
Es gibt eine Reihe nationaler und internationaler Verordnungen, die Unternehmen vorschreiben, wie sie Dokumente managen müssen. Beispiel Deutschland: Seit Anfang des Jahres fassen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammen. Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen demnach vollständig, richtig und unveränderbar gesichert werden. In den USA gilt in ähnlicher Weise der Sarbanes-Oxley Act, der von Unternehmen eine transparente und wahrheitsgemäße Finanzberichterstattung verlangt.
ECM-Lösungen verhindern Chaos
Um Dokumente rechtskonform zu archivieren, genügt es jedoch nicht, nur Compliance-Regeln zu befolgen. Bei der Masse an Dokumenten, die tagtäglich in Unternehmen anfallen, kann schnell die Übersicht verloren gehen. Gerade wenn diese irgendwie und irgendwo auf einem Server abgelegt werden. Sollte nach einigen Jahren eine Steuerprüfung anstehen, kann sich daraus schnell die Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen ergeben.
Effiziente ECM-Lösungen können ein derartiges Durcheinander von Anfang an verhindern. Eine solche Lösung ist zum Beispiel der im Markt fest etablierte und kontinuierlich weiterentwickelte ImageMaster von T-Systems. Seit seiner Einführung 1993 hilft er Unternehmen und Behörden Dokumente jedweder Art sicher und verlässlich zu verwalten. Ganz gleich, ob es sich um E-Mails, Aufträge, Rechnungen, Produktbeschreibungen, Konstruktionspläne oder andere Dokumententypen handelt. War die Lösung anfangs noch beschränkt auf die sichere Archivierung eingescannter Dokumente, wurde der ImageMaster mit den Jahren zunehmend leistungsfähiger: So sind zum Beispiel Funktionen wie eine zertifizierte Lösung für das SAP Information Lifecycle Management, eine kryptographische Beweiswerterhaltung inkl. Zertifizierung nach BSI TR-ESOR und der Support von mobilen Endgeräten im Laufe der Zeit hinzugekommen. „Durch die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen sind die Anforderungen weiter gestiegen“, betont Thomas Günther, Experte für Collaboration & ECM Solutions bei T-Systems. „Außerdem macht auch das Internet der Dinge, das für immer mehr Daten sorgt, eine hohe Skalierbarkeit von ECM-Lösungen unabdingbar.“
Neue Funktionalitäten für neue Anforderungen
Mit den Marktanforderungen hat sich daher auch der ImageMaster kontinuierlich weiterentwickelt: „Der Einsatz verschiedenster Applikationen in Unternehmen stellt vielfältige Anforderungen an die Integrations-Schnittstellen. Der ImageMaster 9 erfüllt diese umfassend mit einer einzigen Schnittstellentechnologie auf Basis von HTTPS bzw. Web Services, um Dokumente zu speichern und wieder darauf zuzugreifen. In den allermeisten Fällen passiert das vollautomatisch – egal, ob es sich um Dokumente aus Outlook, Sharepoint, SAP oder anderen Applikationen handelt.“ Nur ablegen reicht mitunter allerdings nicht. Es gibt auch gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Und so ermöglicht der ImageMaster 9 zum Beispiel auch die Einhaltung des deutschen Signaturgesetzes. Darüber hinaus verfügt er sowohl über eine Signaturprüfung als auch eine serverseitige Signaturerzeugung.
Günther: „Die modularisierte Architektur der neuen Version lässt sich über Extensions kundenspezifisch erweitern und verfügt über eine hohe Performance bei geringen Infrastrukturanforderungen. Mit unseren Ende-zu-Ende-Services können Kunden den ImageMaster zudem im Pay-per-use-Modus benutzen – sei es aus einer Private oder Public Cloud heraus – oder natürlich auch auf einer vom Kunden selbst oder Dritten gehosteten Plattform.“ Da außerdem in einer Firmenorganisation nicht jeder gleichermaßen auf alle Dokumente zugreifen darf, lassen sich die Berechtigungen je nach Rolle individuell vergeben. Die Mandantenfähigkeit ermöglicht, dass zahlreiche Mandanten in einem System verwaltet werden können, deren Aktionen und Befehle auf die gespeicherten Daten der einzelnen Mandanten jedoch begrenzt sind.
Speicherzeit von fast 100 Jahren? Kein Problem!
Weiterer Vorzug dieser ECM-Lösung: Die Aufbewahrungsfristen können auf viele Jahre voreingestellt werden. So lassen sich Dokumente weder in der Applikation selbst, noch auf der Speicher-Ebene vorzeitig löschen. Denn schließlich sind in Deutschland Fristen zwischen sechs – etwa für Handels- und Geschäftsbriefe – und zehn Jahren – zum Beispiel für Rechnungen und Buchungsbelege – einzuhalten. Und aufgrund der langen Verjährungsdauer bei Schadensersatzansprüchen – in manchen Fällen liegt diese bei 30 Jahren – werden einige Dokumente wesentlich länger aufbewahrt als gesetzlich vorgeschrieben. Das geschieht etwa bei Bauplänen oder Luftfahrtunterlagen. Dass der ImageMaster die Revisionssicherheit erfüllt, hat die TÜV IT in projektspezifischen Audits und der Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI) im Rahmen einer Produktzertifizierung bestätigt.
Doch damit nicht genug: Die Organisation LOTAR (Long Term Archiving and Retrieval), ein Zusammenschluss mehrerer Luftfahrtunternehmen, versucht derzeit, noch höhere Standards zu etablieren. Für die Aufbewahrung bestimmter Dokumente wie CAD-Produktpläne sollen Fristen von 99 Jahren gelten – in Anlehnung an die strenge Produkthaftung im US-Bundesstaat Kalifornien. „Auch mit dieser Anforderung kommt der ImageMaster problemlos klar, wie wir bereits in produktiven Lösungen zeigen“, so der ECM-Experte von T-Systems.
Datenschutz stets gewährleistet
Natürlich ist auch der gesetzlich vorgeschriebene Datenschutz mit dem ImageMaster gewährleistet. Wenn Ende Mai 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft tritt, stellt sie noch höhere Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten als das derzeit gültige Bundesdatenschutzgesetz. Bei Nichteinhaltung drohen Strafzahlungen von bis zu 20 Millionen Euro. Um auch den Anforderungen der DSGVO zu entsprechen, lassen sich über den ImageMaster 9 bereits verschlüsselte Dokumente archivieren oder ganz einfach verschlüsseln. So sind die Dokumente verlässlich vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Wie schnell personenbezogene Daten entstehen, die rechts- und revisionssicher archiviert werden müssen, zeigt das Beispiel eines großen deutschen Logistikkonzerns: Sobald ein Kunde eine Sendung annimmt und den Empfang quittiert, entsteht ein Dokument, das aufbewahrt werden muss. Das passiert täglich bis zu 20 Millionen mal. Mithilfe des ImageMasters werden die Empfangsquittungen vollautomatisch zentral abgelegt. „Unsere Lösung kann mit sehr großen Volumina umgehen. In diesem Fall verwaltet sie mehr als zehn Milliarden Dokumente und bietet Millionen von Endanwendern alleine im Umfeld der Sendungsverfolgung Zugriffsmöglichkeiten. Nach oben hin gibt es keine Begrenzung, was die Anzahl der archivierbaren Dokumente betrifft“, erklärt Günther.
Diverse Ablageorte zur Wahl
Ein weiteres Beispiel bestätigt diese Leistungsfähigkeit: Ein deutsches Chemie- und Pharmaunternehmen nutzt den ImageMaster bereits, um die E-Mails seiner Mitarbeiter rechtssicher aufzubewahren. Durchschnittlich werden in einer Stunde 210.000 E-Mails mit einem Datenvolumen von 57 Gigabyte verarbeitet. So kommen jeden Tag bis zu fünf Millionen E-Mails zusammen und das Gesamtvolumen beläuft sich inzwischen auf 150 Terabyte. Für die ECM-Lösung von T-Systems eine Kleinigkeit.
Um solche Massen an Dokumenten sicher abzulegen, unterstützt der ImageMaster 9 verschiedenste Infrastrukturen: darunter Cloud-Dienste, die firmeneigene Serverlandschaft und diverse Speichersysteme. Unterstützt werden zum Beispiel Lösungen von Apache Hadoop, EMC², Hitachi, NetApp oder Windows Azure. Und selbst bei großen Datenmengen und unterschiedlichen Ablageoptionen gelingt das Wiederfinden, Management und Bearbeiten der Dokumente auf einfachste Weise: Der Arbeitsplatz-Client, der neben einer automatischen Skalierung auch mobile Endgeräte und eine Volltextsuche unterstützt, mit der sich direkt nach Phrasen, Wortstämmen oder Verknüpfungen suchen lässt, macht die Arbeit so komfortabel und flexibel wie möglich.
Thomas Günther, Experte für Collaboration & ECM Solutions bei T-Systems
