Thought Leadership
Die Arbeitswelt wird zunehmend digitaler. Dies stellt vor allem Mittelständler vor Herausforderungen, denn ihre Geschäftsmodelle und -prozesse sind noch überwiegend analog aufgestellt.
So hat eine aktuelle, europaweite Studie von Kyocera Document Solutions Europe ergeben, dass in Deutschland nur 11 Prozent der Unternehmen in die Automatisierung ihrer dokumentenbasierten Prozesse investiert haben. Damit hinkt Deutschland im internationalen Vergleich hinterher: In den Niederlanden hat laut Studie bereits jedes dritte Unternehmen Schritte in diese Richtung unternommen. Ein Hebel, um Geschäftsprozesse in das digitale Zeitalter zu überführen, ist das Dokumentenmanagement, kurz DMS.
Denn: Ein smartes Dokumentenmanagement ist in modernen Betrieben unumgänglich, um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig sicherzustellen. Eine intelligente Dokumentenablage hat eine weitaus größere Bedeutung erlangt, als dies noch vor wenigen Jahren der Fall war: Die Anzahl digitaler Daten wächst – wenn auch unterschiedlich je nach Branche – rasant. Wer gesetzliche Vorgaben einhalten und der Konkurrenz (mindestens) eine Nasenlänge voraus sein will, kann auf eine moderne DMS-Lösung nicht mehr verzichten.
Zukunftssichere Dokumentenprozesse
Für jedes Unternehmen ist es deshalb an der Zeit, sich mit der Zukunftsfähigkeit seiner Dokumentenprozesse zu befassen. Wer sich mit dieser Aufgabe auf den Weg machen möchte, kennt jetzt die wichtigsten Regeln und Gefahren. Das größte Risiko besteht allerdings darin, einfach alles so zu lassen, wie es ist.
Die Digitalisierung der Dokumente aus den einzelnen Arbeitsschritten allein bringt in Unternehmen keine signifikante Verbesserung der Arbeitsabläufe gegenüber rein analogen Prozessen. Die Möglichkeiten eines echten und umfassenden Dokumentenmanagements sind noch nicht einmal annähernd ausgeschöpft. Um Abläufe im Sinne der Wirtschaftlichkeit zu optimieren, ist ein grundsätzliches Umdenken erforderlich. Dokumentenmanagement muss zu einer Umgestaltung der Prozesse hin zu einem besseren Workflow führen, der nicht nur die Produktivität steigert, sondern die Administrationsabläufe verschlankt.
Ein Beispiel aus einem mittelständischen Unternehmen zeigt, wie Dokumentenprozesse in vielen Bereichen auch heute noch betrieben werden: Wenn der Verkauf einen Auftrag über eine Lieferung an einen Kunden abgeschlossen hat, wird das papierne Formular zunächst eingescannt, um diesen Scan dann an die Produktionsdisposition weiterzuleiten. Basierend auf diesem Auftrag werden dort Produktionspapiere für die Fertigung erstellt. Im ungünstigsten Fall druckt der Mitarbeiter den eingangs gescannten Auftrag sogar wieder aus und fügt ihn analog zu den Papieren für die Fertigung hinzu. Im Zuge der Fertigung werden die Produktspezifikationen den Laufzetteln, die dem Fertigungsauftrag beigefügt sind, entnommen und eventuelle Änderungen in den Papieren vermerkt. Diese Vermerke werden gescannt und der Produktionssteuerung verfügbar gemacht. Anschließend kommen die Produkte in die Qualitätskontrolle und dann in den Versand. Dabei werden die Papiere um weitere Laufzettel ergänzt. Nach Abschluss dieser Tätigkeiten erstellt das Rechnungswesen die Frachtpapiere sowie die Kundenrechnungen -ebenfalls auf Papier. Nun wird der gesamte Papierstapel gescannt und abgelegt.
Digitale Personalakten
Ein weiteres Beispiel sind die Aufgaben einer Personalverwaltung. Dementsprechend groß ist das Potenzial, interne Prozesse durch ein intelligentes Management dieser Dokumente zu optimieren. Ein Ansatz sind hier digitale Personalakten. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen mit geringen Personalressourcen können von den Möglichkeiten einer entsprechenden Software profitieren. Ausgerechnet diese KMU stehen der Investition in eine solche Lösung oft skeptisch gegenüber, geht doch der digitalen Personalakte der Ruf hoher Beratungs- bzw. Implementierungskosten voraus.
Der KYOCERA Workflow Manager HR bündelt und organisiert dazu alle wichtigen Personaldokumente in einem System. Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Reisekosten-nachweise oder Krankmeldungen lassen sich somit zentral verwalten und archivieren. Die Software setzt dazu auf eine hohe Standardisierung. Dadurch kann die Implementierung binnen weniger Tage erfolgen. Die KYOCERA-Lösung ist zudem flexibel skalierbar, so dass sie sich später auch um weitere Funktionen erweitern lässt. Über die intuitive Menüführung lassen sich die Dokumente überdies bequem per Drag & Drop in das System überführen.
Der KYOCERA Workflow Manager HR setzt auf vorkonfigurierte Aktenstrukturen und bietet die Möglichkeit, HR-typische Workflows abzubilden. Verdeutlichen kann dies das Beispiel einer Beförderung: In der Regel muss zunächst der Vorgesetzte eine Beurteilung schreiben. Hat er diese in der Akte erstellt, geht der Prozess weiter zu einem Bearbeiter in der Personalabteilung, der auf dieser Basis ein Zwischenzeugnis formuliert. Parallel erstellt ein anderer Bearbeiter einen Änderungsvertrag. Nach Unterschrift aller Beteiligten werden die Dokumente eingescannt und in der digitalen Personalakte archiviert. Jetzt ist die Verwaltung gefordert, alle notwendigen Arbeitsmaterialien anzupassen. So erhält ein Mitarbeiter die Aufgabe, einen neuen Satz Visitenkarten mit den Veränderungen im Titel oder den Kontaktdaten des Mitarbeiters anzufertigen. Das Facility-Management muss ein neues Türschild am Büro anbringen und natürlich muss die Personalabrechnung über geänderte Gehaltsprofile informiert werden, damit diese zum Dienstantritt auf der neuen Position bei der Auszahlung das geänderte Gehalt berücksichtigt.
Mit einem DMS-System lassen sich all diese Prozesse digital abbilden und automatisieren. Es begleitet dazu die Kommunikation zwischen HR und Fachabteilungen. Dazu weist die Software allen relevanten bzw. an einem Prozess beteiligten Personen Aufgaben zu und meldet, wenn eine Teilaufgabe abgeschlossen ist bzw. zeitkritisch zu werden droht. Auf diese Weise steigen die Transparenz und die Effizienz, während Fehlerquellen abgestellt werden.
Vorausschauende Wartung
Kyocera bietet bereits Drucker und Multifunktionsgeräte mit integrierter KI an. Waren in früheren Modellen nur wenige Messinstrumente verbaut, hat sich dies inzwischen geändert. So überwachen die im Rahmen von „Kyocera Fleet Services“ in den Maschinen verbauten Sensoren sämtliche noch so kleinen Teile wie Walzen, Zahnräder etc. Sollte sich ein Zahnrad einmal um Millisekunden langsamer drehen, erhalten die Administratoren einen Hinweis und können dem Techniker bei der nächsten Wartung bereits die entsprechenden Ersatzteile mitgeben, um das Zahnrad prophylaktisch auszubauen.
Ein anderes Beispiel für vorausschauende Wartung basiert auf globaler Vernetzung: In Australien ist derzeit Sommer mit Temperaturen weit über 30 Grad. Wurden an den dortigen Systemen hitzebedingt Ausfälle bestimmter Komponenten bemerkt, wird dies auch in den hierzulande installierten Systemen berücksichtigt, um eine frühzeitige Aufrüstung für den europäischen Sommer zu gewährleisten.
Kürzere Reaktionszeiten auf Prozesse und ein schlankeres Management der einzelnen Abläufe in Kombination mit Informationen in Echtzeit helfen bei einer Optimierung der Wirtschaftlichkeit. Nicht zuletzt können Unternehmen so auch auf Veränderungen im Markt schneller und effizienter reagieren, haben also im harten Wettbewerbsumfeld entscheidende Vorteile. Die Verfügbarkeit und Transparenz der wichtigen Informationen an allen relevanten Stellen im Unternehmen sind daher entscheidend für effizientes und wirtschaftliches Handeln.
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