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Im modernen HR-Management nimmt die digitale Personalakte einen immer größeren Stellenwert ein. Dank Digitalisierung der Personaldaten ist ein standortunabhängiger Zugriff auf die Daten möglich. Platz- und Zeitersparnis sind weitere Vorzüge. Analoge Akten in Papierform verlieren im Zuge dessen immer weiter an Bedeutung.
Digitale Personalakten stellen Unternehmen gleichermaßen vor neue Herausforderungen, beispielsweise hinsichtlich Dokumentenmanagement und Datenschutz.
Definition und Überblick
Die digitale Personalakte lässt sich verstehen als Softwarelösung, die der Archivierung und Verwaltung der Personaldaten dient. Damit bietet sie einen Beitrag zum papierlosen Management der Mitarbeiterunterlagen. Digitale Personalakten bei Haufe sind als elektronische Dokumentenablage in eine HR-Software integriert.
Personaldokumente lassen sich von HR-Lösungen automatisiert in ein digitales Dokumenten-Managementsystem einpflegen. Von dort aus erfolgt eine zentrale Verwaltung. Der Zugriff auf die digitale Akte erfolgt dezentral: sämtliche Berechtigten können unabhängig von Zeit und Ort ihren Zugriff erhalten. Auch Mitarbeiter selbst können direkt und selbstständig ihre Personalakte einsehen (beispielsweise über Nutzerprofile). Intelligente Suchoptionen ermöglichen das schnelle Auffinden der gewünschten Informationen. Ziel einer solchen Lösung ist die Entlastung der HR-Abteilung bei gleichzeitiger Optimierung der Personalprozesse. Dies ist verbunden mit einer Kosten- und Zeitersparnis.
Vorzüge und Nachteile
Ein Blick auf die Vorteile der digitalen Personalakte rückt zunächst die Entlastung der HR-Abteilung in den Fokus. Dank Automatisierung und zentraler Datenverwaltung erhält das HR-Management wertvolle Unterstützung. Auch die größere Effizienz im Berichts- und Recherchewesen trägt erheblich zur Zeitersparnis bei.
Ein weiterer Vorzug ist die Einsparung von Raum. Personalarchive werden entlastet, da ein großer Anteil an Papierakten entfällt. Damit verbunden sind zudem sinkende Kosten für Sachmittel, darunter Papier, Ordner und Listen. Weiterhin trägt die digitale Personalakte deutlich zur Transparenz bei. Sämtliche berechtigten Mitarbeiter können jederzeit unabhängig von Ort und Zeit selbstständig einen Einblick erhalten.
Den Vorzügen steht die Herausforderung höherer Datenschutzanforderungen gegenüber. Die digitale Verwaltung der Personaldaten ist an strikte juristische Rahmenbedingungen gebunden. Zum einen muss die eingesetzte HR-Softwarelösung eine rechtssichere Verwaltung der Akte ermöglichen. Zum anderen wird es gegebenenfalls erforderlich, zusätzliche Kontrollorgane einzubinden, beispielsweise einen Datenschutzbeauftragten.
Als weiterer Nachteil ist der Aufwand der Einführung beziehungsweise Umstellung zu berücksichtigen. Ein flächendeckender Übergang von der Papier- zur digitalen Personalakte kann sich als zeit- und arbeitsintensiv herausstellen. Nicht zu unterschätzen sind die einmalig entstehenden Kosten für die Software sowie gegebenenfalls IT-Fachleute für die Umstellung.
Bei welcher Unternehmensgröße ist die Einführung sinnvoll?
Die Frage, ab welcher Firmengröße die Einführung lohnenswert ist, hängt von der Zielsetzung ab. Eine generalisierende Aussage ist nicht möglich. Die Kosten für die Einführung oder Umstellung sind gegenüber den Vorteilen abzuwägen. Grundsätzlich können auch kleinere Unternehmen mit einer geringen Anzahl an Mitarbeitern von der zentralen Verwaltung und der Transparenz profitieren. Je nachdem, welche Ziele Unternehmen mit der elektronischen Personalakte verfolgen, ist die Einführung unabhängig von der Unternehmensgröße sinnvoll. Ein Geschäftsführer bleibt damit orts- und zeitunabhängig auskunftsfähig gegenüber den Mitarbeitern.
Positive Auswirkungen auf neue und bestehende Unternehmen
Der wesentliche Grund, der Unternehmen die darauf setzen, ist der praktische Netzwerk gegenüber der Papierakte. Wenn neue Unternehmen gleich auf die digitale Personalakte setzen, sind sie gleich zukunftsfähig und ersparen sich eine spätere Umstellung. In diesem Falle gelingt von Beginn an der digitale Überblick über alle relevanten Mitarbeiterdaten. Bestehende Unternehmen sind zunächst mit der Herausforderung der Umstellung konfrontiert. Ist diese vollzogen, profitieren auch sie von der Transparenz und dem erleichterten Zugriff.
Ein weiterer positiver Effekt ist die Erinnerung an wichtige Termine, die mit dem Personal in Zusammenhang stehen. Zur Personalverwaltung gehören Termine wie Dauer von Arbeitsverträgen, Fristen, Bewerbungen oder auch Weiterbildungen, Prüfungen oder Jubiläen. Mit einer integrierten digitalen Personalakte und HR-Software erfolgt die Erinnerung an solche Termine automatisiert.
Mit einer guten Softwarelösung lassen sich zahlreiche Prozesse rund um das Personalmanagement optimieren. Dazu gehören Prozesse wie Talentmanagement, Zeiterfassung oder Entgeltabrechnung. Komplexes Datenmaterial liegt in übersichtlicher Form vor und ist komplett vernetzt. Prozesse vom Bewerbungsgespräch, über die Gehaltsverhandlung bis zum Unternehmensaustritt greifen ineinander. Sie alle sind Gegenstand der digitalen Personalakte. Die Optimierung der Prozesse geht einher mit sinkender Fehleranfälligkeit beim Umgang mit den Daten. Die Zeitersparnis sorgt für neuen Freiraum für andere Aufgaben.
Da die Daten nicht nur zur Verfügung stehen, sondern auch miteinander in Beziehung gesetzt werden können, sind jederzeit Berichte und Analysen möglich. Daraus lassen sich Informationen für eine vorausschauende und effiziente Personalplanung gewinnen. Unternehmensführung und Personaler wissen Bescheid um die Personalausstattung der Abteilungen und Unternehmens-Niederlassungen. Damit sind sie einerseits imstande, das richtige Personal jederzeit am richtigen Ort einzusetzen. Weiterhin sind sie auskunftsfähig gegenüber Abteilungsleitung und Führungsebene.
