Datenpotenzial ausschöpfen – EIM unterstützt Evaluierungsprozesse

Daten entwickeln sich zum wertvollsten Gut der digitalen Wirtschaft. Doch Unternehmen kämpfen mit einer immer größeren Welle an Informationen, die regelmäßig über sie hereinbricht. „Diese in eine strukturierte Ordnung zu bringen, erweist sich als wichtiger Faktor, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH.

„Immer häufiger greifen Betriebe daher zu unterstützenden Lösungen.“ Enterprise Information Management (EIM) bezeichnet die aktuelle Ausführung der Datenadministration und gilt als Weiterentwicklung der klassischen Dokumentenverwaltung und des Enterprise Content Managements (ECM). Als intelligenter Informationsspeicher erfüllt das System auch die neuen und komplexen Compliance-Anforderungen. Doch die Nutzbarkeit des Tools beschränkt sich nicht nur auf die effiziente Organisation der gesammelten Unternehmensinformationen, sondern lässt sich in weiteren Schritten auch zur Evaluierung selbiger verwenden. So hilft EIM zusätzlich bei der Etablierung weiterer arbeitserleichternder Lösungen wie beispielsweise die Robotic Process Automation (RPA).

Von Daten zu Informationen

Schon zur Jahrtausendwende erfreuten sich Dokumentenmanagementsysteme großer Beliebtheit. Automatisierte Abläufe zur effizienten Ordnung und kontextbezogenen Bereitstellung von relevanten Daten brachten auch damals schon einen großen Wettbewerbsvorteil mit sich. Hohe Funktionalität und einfache Bedienbarkeit erweisen sich damals wie heute als unabdingbar. „Mit ECM gelang dann in den Folgejahren eine deutliche Ausweitung auf Content im gesamten Unternehmen – Enterprise verdeutlicht dies im Namen“, weiß Steiner. Weiteres Entwicklungspotenzial ergab sich anschließend vor allem im Online-Bereich. Social Media Content, Daten in der Cloud ebenso wie alle dazugehörigen Geschäftsprozesse lassen sich nun durch EIM erfassen und bieten ein noch komplexeres Gesamtbild des Unternehmens. Dabei nutzt die Erweiterung die bereits vorhandenen ECM-Infrastrukturen und zeigt sich somit leicht etablierbar.

„Zusätzlich befasst sich Enterprise Information Management genauer mit der Analytics-Komponente“, so der Experte. „Galt das Hauptaugenmerk zuvor eher der Ablage und Bereitstellung, legen weiterentwickelte Managementsysteme größeren Wert auf schnelle Auswertung anfallender Informationen.“ Zudem birgt die zunehmende Datenflut eine weitere Herausforderung: Das schnelle Auffinden relevanter Informationen. Diese meistern EIM-Systeme nahezu in Echtzeit und vermeiden so mühsame händische Suchprozesse.

Jeden Prozess kennenlernen

Durch diese Änderung des Fokus ergibt sich die Möglichkeit, einen ganz neuen Blick auf die Informationen zu erhalten, die sich innerhalb des gesamten Unternehmens bewegen – nicht wie zuvor ausschließlich auf Menge und Beschaffenheit, sondern vor allem auf die tatsächlichen Inhalte bezogen. „Außerdem lassen sich vorhandene Geschäftsprozesse und ihr Zusammenspiel genauer unter die Lupe nehmen“, erläutert Steiner. Was zuvor in mühsamer Einzelarbeit geschah, erledigen Anwender nun mit deutlich weniger Aufwand: „Zumindest einen Überblick präsentiert das EIM-System bereits, was es vereinfacht, fehlerhaft oder sperrig erscheinende Prozesse herauszufiltern und sie im nächsten Schritt auf den Prüfstand zu stellen.“

So entsteht aus einer Lösung mit dem eigentlichen Ziel, firmeninterne Informationen zu verwalten, durch kreative Nutzung eine Begutachtung und Beurteilung selbiger – ein Management-Tool gewandelt zum Evaluierungs-Tool. „Sehen User nur ein wenig über den Tellerrand der Standardverwendung von Lösungen hinaus, erkennen sie die vielseitigsten Einsatzmöglichkeiten“, weiß Steiner.     

Systeme im Zusammenspiel

Dieser Grundsatz lässt sich sowohl auf das Enterprise Information Management als auch auf die Robotic Process Automation anwenden. Beide Lösungen gestalten die Arbeitsweisen in verschiedenen Bereichen deutlich effizienter. Während EIM in dieser Zusammenarbeit maßgeblich die Datenhaltung, -verarbeitung und -analyse übernimmt, unterstützt RPA bei der Beschaffung und Eingabe von Informationen. Auch deren weitere Nutzung inklusive Extraktion, Aggregation und Weiterverarbeitung fällt in die Zuständigkeit der intelligenten Bots. „Gleichzeitig ebnet das EIM auf effektive Weise den Weg für eine RPA-Etablierung“, erklärt der Chief Solution Architect der meta:proc GmbH.

Mit einem EIM-System lassen sich immer wieder Schwachstellen innerhalb der Geschäftsprozesse finden – auch lange nach der Integration der RPA. „Selbst von Bots gesteuerte, automatisierte Abläufe bieten noch Raum für Verbesserung. In einer sich stetig wandelnden Branche ändern sich oft auch Anforderungen an Prozesse, was eine anhaltende Evaluierung selbiger notwendig macht.“ Ein derartiges Zusammenspiel von Automatisierungssystemen führt im Idealfall zu einem ausgezeichneten Workflow und reibungslosem Datenfluss. So kann das Erkennen von Potenzialen – auch über die angedachten Standards und Nutzungsmöglichkeiten der Lösungen hinaus – Arbeitsweisen erheblich verändern. Enterprise Information Management steht beispielhaft für diese Vielseitigkeit.