Darum hat analoges Vertragsmanagement ausgedient

Weniger Risiko dank automatisiertem Fristenmanagement 

In Hinblick auf die Realisierung vertraglicher Potenziale bei gleichzeitiger Vermeidung von Schadensfällen kommt der aktiven Steuerung von Terminen eine wesentliche Bedeutung zu. Sämtliche Änderungen wie Verlängerungen erfordern durch die vorhandenen Medienbrüche in analogen Tools redundante Abgleichstätigkeiten und manuelle Reminder, welche oft Fehler verursachen. Bei einer modernen Software besteht eine nahtlose Verbindung zwischen Kalender und Vertragsakte. Das integrierte Fristenmanagement berücksichtigt jede Terminverschiebung und versendet automatisierte Erinnerungen in Form von E-Mails und Push-Notifications direkt an die Verantwortlichen, selbst am mobilen Endgerät.

Mehr Effizienz in der Zusammenarbeit, intern wie extern

Im digitalen Vertragsmanagement liegt der Fokus auch auf einer effektiv organisierten und nachvollziehbaren Zusammenarbeit ohne notwendige Rückfragen zu einzelnen Vertragsversionen, aktuellem Status oder zuständigen Personen. So bringen beispielsweise von der Rechtsabteilung freigegebene Templates bereits bei der Erstellung Klarheit hinsichtlich der richtigen Dokumentenfassung. Im Anschluss an die Generierung der Vereinbarung sorgen automatisiert ausgelöste Prüf- und Genehmigungsprozesse für effiziente, revisionssichere Abläufe.

Verhandlungen mit externen Partnern spielen dabei ebenfalls eine bedeutende Rolle.

Alle Beteiligten hinterlegen ihre Unterlagen zentral in geschützten Datenräumen und nehmen dort Änderungen und Kommentare direkt in der jeweiligen digitalen Akte vor. Damit sind sämtliche Anpassungen lückenlos nachvollziehbar, und es herrscht maximale Transparenz bezüglich Version sowie Status. Schlüssel zur nahtlosen Integration externer Partner sind cloudbasierte Produkte, welche die entsprechenden Funktionalitäten standardisiert und unter Einhaltung strengster Datenschutzrichtlinien bereitstellen. Das entlastet lokale IT-Abteilungen.

Die digitale Signatur ist ein Muss

Da die Gültigkeit einer Vereinbarung erst mit der Unterschrift beginnt, braucht eine moderne Software eine systemeigene fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung. Die zeit- und ortsunabhängige Erreichbarkeit von Entscheidungsträgern über mobile Endgeräte bewirkt schnellere Zeichnungsprozesse und somit Vertragsabschlüsse. Zudem gelten digitale Signaturen als sicherer im Vergleich zu ihrem handschriftlichen Gegenstück.

KI treibt die Digitalisierung weiter voran

Die Anwendung künstlicher Intelligenz (KI) hat in vielen Bereichen Einzug gehalten, darunter im Vertragsmanagement. Neuronale Netze erlernen, die Inhalte zu verstehen und so die Metadaten zu extrahieren sowie die Vertragsarten zu klassifizieren. Die KI lädt bestehende und neue Vereinbarungen in die Software hoch und beschleunigt dadurch die Digitalisierung signifikant.

„Digital“ steht außer Frage, entscheidend ist der Zeitpunkt

Moderne Softwaretools liefern klare, effektive Antworten auf die aktuellen Herausforderungen und lösen damit die ressourcenintensive sowie in vielerlei Hinsicht riskante, limitierte analoge Verwaltung ab. Im gesamten Vertragslebenszyklus ergeben sich Vorteile, die zu effizienteren Prozessen, höchster Transparenz und besserer Kontrolle führen. Deswegen bleibt nicht die Frage ob, sondern wann der richtige Zeitpunkt für die Digitalisierung des Vertragsmanagements ist: durch den unmittelbaren Einfluss auf den Unternehmenserfolg so bald wie möglich.