Collaboration Tools: Welche Software und Strategie?

Collaboration-Tools sind aus unserem Arbeitsalltags nicht mehr wegzudenken. Doch welche technischen Voraussetzungen sind notwendig, um Kollaboration effizient und gewinnbringend im Unternehmen einzusetzen? Denny Heyn, Leiter des Tech Support Teams beim UC-Spezialisten Wildix, erklärt, worauf es bei einer erfolgreichen Collaboration-Strategie ankommt.

Spätestens seit der sprunghaft angestiegenen Verbreitung des Arbeitens im Homeoffice während der Corona-Pandemie haben Anwender diverse Collaboration-Lösungen – allen voran Microsoft Teams – getestet und schließlich in alltägliche Routinen eingebunden.

Browser-basierte integrierte Web Real-Time Communication

Wildix setzt als Spezialist für Unified Communications beispielsweise auf die Browser-basierte Lösung WebRTC (=Web Real-Time Communication). Mit dieser Schlüsseltechnologie kann eine einzige Benutzeroberfläche für die verschiedenen Endgeräte bereitgestellt werden. WebRTC ermöglicht es Webbrowsern, sowohl Audio-, als auch Video- und Dateninhalte live über eine Peer-to-Peer-Verbindung zu übertragen, ohne dass dafür Plugins benötigt werden. Diese Durchgängigkeit der Lösung ist essenziell für eine optimale Usability und stellt eine der Kerneigenschaften einer modernen Collaboration-Lösung dar. Mit nur einem Klick kann der Benutzer die Kommunikation einfach und sicher über den Browser starten und dank Wildix WebRTC Kite über die eigene Website direkt mit Kunden interagieren. 

• Keine Client-Installation notwendig: Die Anwendung ist direkt betriebsbereit, ohne Software und Clients installieren zu müssen. Hierbei ist die Wildix-Lösung vollständig kompatibel mit MacOS, Windows und Linux. Kompatibilitätsprobleme gehören somit der Vergangenheit an. Selbstverständlich ist auch eine native App für Windows und Mac verfügbar.

• Smartphone-kompatible Lösungen: Die Wildix-Lösungen können auf allen mobilen Endgeräten genutzt werden. Apps für iOS und Android ermöglichen maximale Flexibilität und Mobilität. 

• Secure-by-design Architektur: Da sich Wildix den höchsten Sicherheitsstandards verpflichtet hat und die Kommunikationswege komplett verschlüsselt sind, benötigt die Lösung keine zusätzlichen SBCs oder VPNs – mit einer Vielzahl von Vorteilen gegenüber herkömmlicher Lösungen. Denn läuft bei derartigen Telefonanlagen z. B. ein VPN-Tunnel nicht stabil, kann es passieren, dass die Telefone aus dem Homeoffice nur eingeschränkt funktionieren oder gar nicht erst angebunden werden können.

Die Wildix-Lösungen ermöglichen den Betrieb der TK-Anlage in der Cloud, als Hardware beim Kunden oder als virtuelle Maschine auf einem Server. Auch können Telefone oder andere Geräte problemlos an einem anderen Standort – beispielsweise im Homeoffice oder in weiteren Firmenniederlassungen – betrieben werden, ohne dass ein VPN nötig ist.

Die Vorteile liegen somit in der einfachen Standortvernetzung und Bereitstellung von Geräten aus der Ferne – unabhängig davon, wo sich die PBX befindet.

Bei größeren Projekten mit mehreren Standorten besteht außerdem die Möglichkeit, die Anlagen miteinander zu verbinden und die Datenbanken der vernetzten Anlagen abzugleichen. So wird bei der Einrichtung des Kommunikationssystems viel Zeit eingespart und das aufwendige Routing der Telefonie überflüssig.

• Funktionsumfang der Collaboration-Lösung: In einem einzigen Tool sind alle Bausteine für die effiziente und benutzerfreundliche Zusammenarbeit inkludiert – wie etwa Videokonferenz, Chat mit Datentransfer, Screen Sharing mit Remote-Zugriff, Gruppenchats oder Kontaktaufnahme über die Webseite. Zusätzlich stehen „out of the box” Analyse-Tools zur Verfügung, um das Kommunikationsaufkommen auswerten und etwaigen Engpässen entgegensteuern zu können.

• Flexibel auf Anwenderbedürfnisse angepasst: Im Kern der Programmierung können individuelle und umfangreiche Konfigurationen, also Call Routing, eingerichtet werden, um jedes System maßgeschneidert an das Anforderungsprofil des jeweiligen Unternehmenskunden anzupassen. Oftmals gilt bei TK-Anlagen hinsichtlich des Call Routings das Prinzip „Ganz oder gar nicht”. Demnach muss üblicherweise ein Feature für alle User gleichermaßen aktiviert oder deaktiviert werden. Die Konfigurierbarkeit der Wildix-Lösung hingegen ermöglicht nicht nur, auf jeden User individuell einzugehen, sondern auch unterschiedliche VoIP-Provider einzubinden. Alternativ bietet Wildix die Möglichkeit, einen bereits bestehenden SIP Trunk durch den eigenen SIP Trunk von Wildix zu integrieren. Die Nutzung des SIP Trunks CLASSOUND bietet den Vorteil, alles aus einer Hand zu beziehen. Dadurch entfällt der Zeitaufwand für die Einrichtung des SIP Trunks sowie die Notwendigkeit den SIP Trunk aktuell halten oder auf Änderungen reagieren zu müssen. Damit können Unternehmenskunden zentral Nebenstellen in mehr als 100 Ländern weltweit buchen, also diese auch bequem für Niederlassungen im Ausland beziehen. Anwender können zudem unkompliziert und kostengünstig internationale Anrufe in über 200 Länder und Regionen weltweit direkt vom jeweiligen VoIP Telefon, Mobiltelefon oder jedem anderen Endgerät mit einer Internetanbindung tätigen.

Implementierung der Collaboration-Strategie: Gute Planung ist die halbe Miete

Für den erfolgreichen Einsatz von Collaboration Tools spielen die richtigen technologischen Grundvoraussetzungen demnach eine entscheidende Rolle. Wie aber kann eine Collaboration-Strategie im Unternehmen sinnvoll umgesetzt und die entsprechenden Technologien effizient implementiert werden? Um eventuelle Fallstricke zu vermeiden, sollten hier bereits im Vorfeld einige wichtige Punkte beachtet werden. Folgende grundsätzliche Fragen sollte jedes Unternehmen vorab u.a. klären:

• Wo werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens arbeiten? 
• Welche Funktionalitäten sollen zur Verfügung stehen (Videokonferenz, Chat, Screen Sharing, Kontaktmöglichkeit über Webseite)?  
• Erfolgt eine Umstellung auf Web-Client oder Hardware-Endgeräte? 
• Wie viele Hardware-Endgeräte und Lizenzen werden benötigt?

Unabhängig davon, wie die individuellen Antworten auf diese Fragen lauten, ist es in jedem Fall essenziell, das Gespräch mit dem verantwortlichen Netzwerkadministrator zu suchen. Dieser unterstützt dann beim Aufbau der Anlage und nimmt gegebenenfalls nötige Anpassungen der Netzwerkstruktur vor. Zentrale Themen sind hier z. B. Firewall und Routing im Netzwerk (Quality of Service (QoS), VLAN, DSCP).

Fallstricke lauern insbesondere dann, wenn das Netzwerk bzw. die Firewall nicht zur Konfiguration der Anlage passen. Dies kann zu erheblichen Beeinträchtigungen, z.B. zu fehlender oder schlechter Sprachqualität, führen: Stellt beispielsweise der Telefonie-Partner beim Aufbau der TK-Anlage beim Kunden fest, dass die Sprache nicht funktioniert oder Collaboration-Funktionen nicht zur Verfügung stehen, weil es Probleme mit dem Port-Routing auf der Firewall gibt, und der Netzwerkadministrator nicht verfügbar ist, liegt die komplette Collaboration-Lösung brach, denn niemand kann eingreifen und den Fehler beheben. 

Vorabkonfiguration und komplette Provisionierung der Geräte

Um ein solches Szenario zu verhindern, empfiehlt Wildix jedem Verantwortlichen, die gesamte Anlage bereits vorab zu konfigurieren und zu testen. Wildix ermöglicht ein vorausschauendes Planen, indem Anlage und Geräte vorab konfiguriert werden und erst danach „live” gehen. Diese Option ist vor allem bei Cloud Systemen gegeben, da hier die komplette Provisionierung der Geräte vorab erledigt und eine Teststellung eingerichtet werden kann. Am Tag des Umzugs, also des Wechsels von der alten auf die neue Anlage, ist alles fertig, ohne dass die Anwesenheit eines Implementierungs-Partners beim Kunden vor Ort nötig ist. Die Telefone können im eigenen Netzwerk getestet und im Wählplan konfiguriert werden. Aufgrund des offenen Systems von Wildix mit vielen Schnittstellen ist darüber hinaus eine unkomplizierte Anbindung an Drittsoftware möglich. Auch diese kann bei einem Test im Voraus geprüft werden. Selbiges gilt bei Bedarf ebenso für alte oder fremde Telefonsysteme.

Kosteneffizienz durch Collaboration Tools aus der Cloud

Seitdem im Zuge der Pandemie deutlich mehr Menschen im Homeoffice arbeiten als zuvor, haben sich auch die Anforderungen an Collaboration Tools noch einmal weiterentwickelt. So hat unter anderem das Bewusstsein für deren Notwendigkeit und die Benefits in vielen Unternehmen stark zugenommen. Das hat zur Folge, dass Collaboration von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern besser angenommen wird und Features wie Videokonferenzen, Chat oder Screen Sharing aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sind. Des Weiteren erlangen Hersteller von Collaboration-Software mehr Sichtbarkeit und Akzeptanz innerhalb des Unternehmens, ebenso wie IT-Administratoren bei den Endkunden. Die Pandemie hat also offensichtlich die Entwicklung und den Einsatz von Collaboration Tools beschleunigt. Dies gilt im Übrigen auch für die Strom- und Gaskrise, durch die Collaboration Tools noch zusätzlich an Relevanz gewonnen haben. Denn durch die Möglichkeit, die Anlage in die Cloud zu transferieren und mit Collaboration Tools das Arbeiten ganz einfach ins Homeoffice zu verlagern, lässt sich für Unternehmen leicht Strom sparen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von mehr Flexibilität sowie einer besseren Work-Life-Balance.

Wie geht es weiter mit Telefonie und Collaboration im Unternehmen? 

Langfristig geht der Trend eindeutig dahin, Kommunikationssysteme komplett in der Cloud zu betreiben. Konventionelle TK-Anlagen werden durch moderne Kommunikationslösungen mit zahlreichen Funktionen (Screen Sharing, Chat, Videokonferenzen etc.) ersetzt werden.

Aufgrund dieser Entwicklungen wird auch das Thema Collaboration immer mehr Akzeptanz im Unternehmen finden; gleichzeitig werden IT und TK immer weiter verschmelzen. Umso mehr gilt es, den Graben zwischen der IT- und TK-Welt zu schließen. Der Weg zum Erfolg führt hier über ausführliche Vorgespräche zwischen den Verantwortlichen für die Bereiche IT und TK, um Zuständigkeiten zu klären, etwaige Tests vorzunehmen und alle notwendigen Schritte – wie etwa Portfreischaltungen – im Vorfeld zu besprechen. Ein gemeinsames Verständnis von den umzusetzenden Zielen schlägt Brücken zwischen IT und TK und fördert ein transversales Know-how auf beiden Seiten. Letztlich muss das Prinzip lauten: „Wir schauen über den eigenen Tellerrand hinaus”. Die Chancen, die sich für den Einsatz moderner Collaboration im Unternehmen ergeben, sind diesen Blick allemal wert. Denn letztlich ist es ein besseres Zusammenspiel von IT und TK, das sowohl zur schnelleren Umsetzung einer Collaboration-Strategie als auch zu einer optimalen Usability für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen führt.   

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