Collaboration Today

In Zeiten der Covid-19-Krise haben sich nach der Beobachtung von Dr. Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des ECM-Beratungsunternehmens Project Consult, viele Unternehmen kopfüber in das Thema Collaboration gestürzt. Nachfolgend berichtet er, welche Fehler in entsprechenden Projekten zu vermeiden sind. Außerdem gibt der ECM-Experte Tipps zu den verfügbaren Lösungsvarianten im Collaboration-Umfeld.

Bereits vor der Coronakrise verfolgten ECM-Hersteller zunehmend die Strategie, ihre Kernfunktionalitäten um Collaboration-Funktionen wie Projekträume und Chat-Funktionen zu erweitern. Welche waren die Hauptgründe hierfür?

Den Trend, Enterprise Content Management (ECM) zu erweitern, gibt es schon sehr lange. Zunächst kamen neue Funktionen aus dem Web-2.0-Umfeld wie Foren und Wikis, dann solche aus dem Cloud- und Mobile-Umfeld wie Enterprise File Storage & Synchronisation; dann solche aus dem KI und Automatisierungsumfeld wie Robotic Process Automation (RPA) und natürlich auch aus dem Umfeld Groupware, Collaboration und Team-Arbeit hinzu. Dabei darf nicht vergessen werden, dass Collaboration bereits seit den Anfangstagen von ECM, um das Jahr 2000, zu den Grundbausteinen von Enterprise Content Management gehört. Vielfach wird von den Anbietern so getan, als ob die Ergänzung einer Collaboration – selbst gebaut oder dazugekauft – etwas total Neues für ECM wäre, was nicht stimmt. Ein Blick auf das ECM-Modell des internationalen Dachverbandes der Branche, AIIM, macht deutlich: Collabora-tion gehörte schon immer zum Enterprise Content Management als eine der fünf Säulen dazu.

Es stellt sich die Frage: Welche Vorteile bieten an ECM-Systeme angebundene Collaboration-Lösungen den Anwendern? Hier muss man zunächst unterscheiden zwischen Collaboration-Funktionen, die direkt als Komponenten in ein ECM-Produkt integriert sind, und solchen, die ein vorhandenes Collaboration-Produkt ergänzen. Im ersteren Fall haben es die Collaboration-Funktionen eines ECM-Produktes recht schwer sich gegen Standard-Produkte mit großer Verbreitung, breitem Funktionsumfang und zahlreicher Anwenderschaft zu behaupten. Hierzu gehören ECM-Produkte, die Team-Rooms, Streams, Chats, Wikis, Foren oder andere Komponenten eigenständig entwickelt haben. Einfacher haben es ECM-Produkte, die sich über Standard-Interfaces unter marktverbreitete Collaboration-Lösungen anbinden und über Automatismen nutzen lassen können. Hier gibt es eine große Vielfalt von Standard-ECM-Systemen für Produkte wie „Microsoft Teams“ oder „Office 365“. Der Anwender hat den Vorteil, bei einer kombinierten Lösung auszuwählen, was am besten in seine Infrastruktur und zu seinem Geschäftsmodell passt.

Die Nachteile

Die nächste Frage wäre: Welche Nachteile haben die an ECM-Systeme angebundenen Collaboration-Lösungen? Schnittstellen können mehr-oder-weniger komfortabel sein, Brüche in der Benutzerführung, aufwändige Aktivitäten zum Speichern und Nutzen von separat gespeicherten Informationen, häufige Anpassungen bedingt durch Updates der führenden Anwendung, usw., usw. Die angebundene Lösung ist von der Weiterentwicklung der führenden Systeme, an die sie angebunden sind, abhängig. Und solche Systeme entwickeln über die Zeit zunehmend auch selbst ECM-Funktionalität, gut zu sehen bei „Microsoft Sharepoint“ und Office 365, für die es zum Beispiel inzwischen auch ein ausgefeiltes Records Management gibt. Die ECM-Produkte müssen daher ständig angepasst und auch funktional erweitert werden, um nicht einfach überflüssig zu sein. Es sind außerdem die Kosten für Anschaffung, Einführung, Nutzung und Betrieb seriös zu kalkulieren. Vielfach reicht schon ein sicherer Speicher und etwas zusätzliches Business Process Management – oder gleich RPA – um aus einer Collaboration-Umgebung auch ein Dokumentenmanagement-, Records-Management-, Workflow- und Archivsystem zu bauen.

Wann investieren?

Wann also empfiehlt sich die Investition in eine dedizierte Collaboration-Lösung? Dedizierte Collaboration-Lösungen kamen den Unternehmen während der Corona-Krise quasi ins Haus geschneit. „Office 365“ mit „Teams“ und „Sharepoint“ ist inzwischen ein weit verbreiteter de-facto Standard für Collaboration. Aber auch im Bereich des Video-Conferencing, gemeinsamen Projektmanagements und gemeinsam genutzter Informationsbasen gibt es eine Vielfalt an Werkzeugen. Die Frage nach einem „großen“ ECM-System stellt sich meistens erst dann, wenn die Beherrschung der Information, Compliance-Fragen und große, komplexe Unternehmenskonstrukte zu berücksichtigen sind. Durch Cloud-Lösungen als Software as a Service ist eigentlich Collaboration für jedes auch sehr kleine Unternehmen erschwinglich geworden.

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Innovationen im ECM-Umfeld

Deutsch, 35 Seiten, PDF 2,5 MB, kostenlos