Business-Kommunikation sinnvoll digitalisieren

Entscheider:innen in Firmen und Behörden stehen vor der Herausforderung, wie sie vorhandene Kommunikationslösungen, die über Jahre quasi organisch gewachsen sind, zukunftssicher und rechtskonform in neue tragfähige, digitale Strukturen überführen sollen – ohne, dass es ewig dauert oder ein Vermögen kostet. 

Für diese Aufgabe sucht man sich am besten Partner, die bereits Erfahrungen auf dem Gebiet der Business-Kommunikation haben, ganzheitlich denken und den Markt sowie die tatsächlichen Bedürfnisse der Anwender kennen.

Die Corona-Pandemie war und ist ein „Technologieakzeptanztreiber“. Inzwischen ist die Arbeitswelt ohne Videokonferenzen nicht mehr vorstellbar und mit dem Homeoffice haben sich die meisten Arbeitgeber und Arbeitnehmer mental und technisch inzwischen arrangiert, sodass auch Konzerne dies jetzt als Dauerlösung etablieren. 

Kulturwandel in der Arbeitswelt – der Mix macht‘s

Sämtliche Arbeitsmittel, die in den privaten Räumen der Mitarbeitenden benutzt werden, müssen dauerhaft zuverlässig Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften erfüllen und gleichzeitig sollen sie benutzerfreundlich, bezahlbar und stabil sein. 

Im Privatleben sind zeitversetzte Sprachnachrichten und Kurztexte beliebt, doch im Businesskontext gilt die Schriftform als ideales Kommunikationsformat – Texte kann man diskret (ohne dass die Verwandtschaft im Nebenzimmer mithört) und revisionssicher bearbeiten. Die Business- und Behördenkommunikation wird sich also weiter verstärkt auf Mails und Dokumente – und damit auf Document Management Systeme (DMS) – stützen, trotzdem behalten viele andere Kommunikationsformen weiterhin ihre Existenzberechtigung und neue kommen hinzu. 

Die gesamte Business-, beziehungsweise Verwaltungskommunikations-Infrastruktur muss flexibel bleiben, um mit den sich ständig verändernden Arbeitswelten mitzuhalten. Backoffice-Automation-Lösungen dürfen also niemals starr sein.

Professionelle Businesskommunikation vereinfacht Abläufe

Viele Gesetze und Richtlinien regeln die geschäftliche und behördliche Kommunikation, allen voran die DSGVO zum Schutz personenbezogener Daten. Manche empfinden das als Regulierungswahn, aber man darf nicht vergessen, dass dieser Regelkomplex dazu gedacht ist, um Verbraucher, Bürger, Arbeitnehmer – und auch Arbeitgeber – vor Schaden zu bewahren. Das Gesetz gegen den Unlauteren Wettbewerb beispielweise dämmt Spam ein. Ein Segen. Das Onlinezugangsgesetz soll die Interaktion zwischen Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen mit der Verwaltung endlich schneller und nutzerfreundlicher machen, genau wie das EGVP, also das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach für die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten und Akten zwischen authentifizierten Teilnehmern. Diese Gesetze und Regelungen bieten die Chance für sinnvolle, unkomplizierte Workflows, die das Leben leichter machen – wenn man sie richtig aufsetzt.

Schlank, elegant und leicht: Cloudlösungen

Cloud-, Portal- und SaaS-Lösungen verbrauchen keinen Platz und sind stets auf dem neuesten Stand. Ein Paradebeispiel dafür ist die „Elektronische Signatur“. Sie boomt. Verträge, Anträge, Testate, Steuererklärungen oder Zeugnisse werden nicht mehr ausgedruckt, mit Füllhalter unterschrieben und per Post hin- und hergeschickt – den Aufwand kann man sich sparen. Ein Dokument wird nun innerhalb von Minuten digital unterschieben. Anschließend ist es möglich, es innerhalb eines DMS-, ERP- oder CRM-Systems den entsprechenden Vorgängen zuzuordnen und in einem Archiv jahrzehntelang aufzubewahren.

Grundlage ist die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union, die elektronische Zertifizierungen und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen regelt. 

Vertrauen, Kontrolle und reibungsloses Zusammenspiel

Das Vertrauen in funktionierende elektronische Transaktionen ist dort am schwersten zu erlangen, wo analoge Prozesse jahrzehntelang hervorragend funktioniert haben. War die Idee vom „papierlosen
Büro“ bis in die 2010er Jahre meistens nur Gerede, setzten sich jedoch in den letzten Jahren dann endlich flächendeckend Dokumenten Management Systeme (DMS), Customer Relationship Management Systeme (CRM), Content Management Systeme (CMS) und digitale Archive durch, weil sie nun soweit sind, dass sie die Arbeit vereinfachen, anstatt sie zu verkomplizieren.

Zusätzlich ermöglicht eine zunehmende Vernetzung von Objekten über das Internet der Dinge (IoT) die durchgängige Digitalisierung von Arbeitsprozessen wie etwa in der Immobilienbranche die Erfassung und Abrechnung von Energieverbrauchswerten von Gebäuden. Im Grunde ist bei vielen Organisationen die Digitale Transformation längst vollzogen, jetzt müssen sie noch dafür sorgen, dass alle Systeme sinnvoll ineinandergreifen, um wirkliche Arbeitserleichterung zu bieten – und offen für Neues bleiben.

Ganz ohne Papier geht es (noch) nicht

In vielen Branchen und Behörden geht es noch nicht vollständig ohne Papierbriefe und auch im Homeoffice muss man ja irgendwie seine physische Geschäftspost erhalten. Solche Aufgaben lösen Dienstleister, die entweder Briefe tagesaktuell vom Büro zu den Arbeitnehmern ins Homeoffice bringen oder hybride Dienste, die physische Dokumente zentral sammeln, scannen und an die Adressaten digital weiterleiten. Auch andersherum: Digitale Korrespondenz wird preiswert entweder in der Firma oder an einer zentralen Sammelstelle ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und dann zugestellt. Durch Mengenrabatte bei der Deutschen Post AG können diese Dienstleister ihren Service günstiger anbieten, als wenn man Briefpapier, Umschläge und Briefmarken selbst kaufen würde.
Das In- und Output-Management kann passgenau auf jedes Unternehmen zugeschnitten werden. 

Kleine Firmen und Freelancer brauchen bald keinen Drucker mehr: Wenn sie gelegentlich doch einmal einen Brief zu versenden haben, können auch sie solche Hybriddienste preiswert nutzen, um ihren digitalen Entwurf drucken, kuvertieren, frankieren und versenden zu lassen. Dieser Service ist schon für 80 Cent pro Brief zu haben (Stand März 2022). 

Die Kunst, gute Partner zu finden

Entscheider und IT-ler sollten sich auf eine ganzheitliche Betrachtungsweise einlassen, bei der die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigt und die entsprechenden Lösungen sinnvoll aufeinander abgestimmt miteinander verwoben werden. 

Gute Dienstleister bieten Beratungspakete an und analysieren zunächst die bisherigen Abläufe und Strukturen. Danach geben sie Empfehlungen, wie man mit welchen Mitteln schrittweise auf sinnvolle
neue Systeme umsteigt, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Die neuen Lösungen sollen nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch einfach in die bisherige Software-Architektur integriert werden oder Schnittstellen nutzen – und gleichzeitig sicher sein. Zertifikate bieten hier Orientierung: Hält ein Dienstleister beispielsweise das ISO 270001 vor, weiß man, dass man es mit echten Sicherheitsexperten zu tun hat. 

Magisches Fünfeck

Fünf Kriterien muss ein Kommunikationssystem gewährleisten:

 1. Sicherheit, 2. Anwendungsfreundlichkeit, 3. Bezahlbarkeit, 4. Flexibilität und 5. Antizipation künftiger Entwicklungen, denn was nützt es, wenn das neue System nicht mit den technologischen Weiterentwicklungen der kommenden Jahre mithalten kann?

FP Digital Business Solutions GmbH