Business Intelligence Software – ab welcher Unternehmensgröße wichtig?

Kaum ein Unternehmen hat heute noch die Möglichkeit, sich auf lange Reaktionszeiten zu verlassen. Im Gegenteil, der heutige Markt erfordert rasches Agieren und Reagieren. Mit den Mitteln der Business Intelligence, in deutschen Kreisen auch als Geschäftsanalytik bekannt, lassen sich die Reaktionswege verkürzen und Entscheidungen rascher treffen. 

Spezielle Softwarelösungen greifen diese Problematik auf und versprechen eine schnellere Entscheidungsfindung, indem sie die vorhandenen Daten zu analysieren helfen. Die Frage ist nur, für welche Unternehmen sich die Softwareprodukte lohnen, und ab welcher Betriebsgröße sie zum Einsatz kommen sollen. Dieser Artikel prüft die Thematik einmal genauer.

Wie hilft die Software in Unternehmen?

Obwohl die BI längst auf dem Markt angekommen ist, wird gerne darüber gestritten, wie sie eigentlich ausgelegt werden kann. Der Analyst Howard Gardner beschreibt das Vorgehen als Informationen transformiert und durch die Anwendung in Wissen umwandelt. Eine deutlich der IT zuzuschreibenden Definition geht einen anderen Weg. Hier geht es um das Sammeln von Informationen, ihrer Aufbereitung und schließlich der Darstellung. Hierzu haben die meisten Softwares aus dieser Sparte ein Dashboard, auf dem alles zusammenläuft. Diese Auswertung hilft, bestimmte Prozesse vorherzusehen und somit rascher zu reagieren. Die BI konzentriert sich dabei auf die folgenden Punkte:

• Fragen – was, wann, durch wen und wie weit – diese Fragen werden von der BI erfasst und beantwortet. Es lassen sich also Verursacher von Problemen erkennen, die Ausprägung von Problemen bemessen und natürlich auch feststellen, wann etwas und was überhaupt geschehen ist.

• Berichte – im Rahmen der Auswertung erstellt die BI Metriken und weitere Berichte.

• Monitoring – die Überwachung des Marktes oder der Performance im Betrieb erfolgt durch die BI automatisch.

• Dashboard – auf dem Dashboard können die wichtigsten Fakten direkt und ohne Umwege abgerufen werden.

Für Unternehmen sind diese Daten und Antworten unendlich wichtig und helfen, auf dem Markt zu bestehen. Die analytisch ausgewerteten Informationen, gerade, wenn diese das Onlinegeschäft betreffen, geben direkte Auskunft über die aktuelle Lage und ermöglichen es, sogleich einen Bericht zu erstellen. Natürlich ist der Einsatz von BI nicht ein einmaliger Aufwand, sondern wird fortlaufend fortgeführt. Umso mehr Daten die Software mit der Zeit sammelt, umso besser werden die Resultate.

BI-Software in kleinen oder mittleren Unternehmen – lohnend oder nicht?

Mittlerweile findet sich BI auch immer häufiger in mittleren Unternehmen. Grundsätzlich zu behaupten, sie sei nur für Großkonzerne von Interesse, ist daher falsch. Der Einzug in kleinere Betriebe wurde mitunter durch Open-Source-Softwares erleichtert, andere Anbieter stellen Self-Service-BI zur Verfügung, die so aufgebaut sind, dass der Umgang mit ihnen und die Auswertung der Daten auch Personen möglich ist, die nicht unter die Statistiker und Analysten fallen. Zu diesen Anbietern fällt beispielsweise Microsoft, die eine Self-Service-BI passend zum Betriebssystem zur Verfügung stellen. Auch andere Anbieter fallen in diesen Bereich und bieten praktische Vorteile:

• Tools – die BI kann über den Computer laufen, kann aber mit entsprechenden Tools auch mühelos auf Tablets oder Smartphones genutzt werden. Die Kontrolle kann somit natürlich jederzeit und von jedem Ort aus erfolgen.

• Kein System – im Gegensatz zu ERP-Systemen handelt es sich bei der BI um eine reine Software. Es ist also kein großer und leistungsstarker Server und eine große IT vonnöten, um BI zu nutzen. Die Installation ist mehr oder weniger selbsterklärend.

• Erlernbar – gerade die Self-Service-Lösungen sind so aufgebaut, dass sie leicht zu erlernen und zu nutzen sind. Anstelle höchst komplizierter Charts und Analysegrafiken lassen sich die Ergebnisse wahlweise in Excel oder schlichtweg als Diagramm abrufen.

• Kostengünstig – natürlich gibt es bei der BI Preisunterschiede, doch sind selbst für Kleinstunternehmer oder Mittelständler ausreichend Angebote auf dem Markt, die monatlich nur wenige Euro kosten.

Wer sich bislang nie mit dem Thema beschäftigt hat und nicht die Katze im Sack kaufen möchte, hat bei vielen Anbietern die Chance, eine Testversion zu wählen und diese erst mal über einen kurzen Zeitraum zu testen.

Was ist dabei zu beachten?

Wenn sich ein mittleres oder auch ein kleines Unternehmen für den Einsatz der BI-Software entscheidet, heißt es natürlich, die richtige Software zu finden. Das gilt insbesondere für diejenigen, die keinen Analytiker beschäftigen und sich selbst eine leicht verständliche und übersichtliche Handhabung und Auswertung wünschen. Einige Fragen können bei der Wahl helfen:

• Vorstellung – hierbei geht es darum, was das System können sollte. Auf welche Funktionen soll gar nicht verzichtet werden und welche Inhalte wären für den eigenen Betrieb nützlich? Hier hilft es, sich selbst zu fragen, welche Fragen die BI beantworten soll.

• Flexibilität – es gibt starre Softwares und welche, die sich anpassen lassen. Die letztere Variante lässt sich auf zukünftige Anforderungen besser einstellen.

• Implementierung – manche BI können schnell installiert und mit den Daten gespeist werden, andere arbeiten hochkomplex, greifen auf wesentlich mehr Informationen zu und benötigen länger. Sicher ist: Von heute auf morgen werden keine riesigen Ergebnisse errungen.

• Kompatibilität – damit die BI-Software sauber läuft, muss sie sich mit den bereits vorhandenen Programmen verstehen und über Schnittstellen mit ihnen zu verbinden sein.

• Cloud – mit einer Cloudsoftware besteht die Möglichkeit, von überall auf die BI zurückzugreifen.

• Nutzerzahl – sollen im Unternehmen mehrere Personen auf die BI zugreifen können, ist die Nutzerzahl wichtig. In der Regel steigen die Kosten mit der Zahl der Nutzer.

Selbstverständlich stellt auch die Datensicherheit – ob Cloudversion oder nicht – eine tragende Rolle. Hier gilt es, einen gesonderten Blick draufzuwerfen.

Fazit – in jedem Betrieb möglich

Große oder überhaupt international handelnde Unternehmen kommen ohne die Business Intelligence und ihren Analysemöglichkeiten kaum noch aus. Doch selbst für kleinere und mittelgroße Unternehmen zeigen die Softwarelösungen Vorteile, die sich auf Dauer positiv auf den Betrieb auswirken können. Je nach persönlichem Vorwissen oder im Unternehmen vorhandenen Analytikern können Betriebe auf eher komplizierte, aber dafür stark erweiterbare Lösungen zurückgreifen. Für kleinere Betriebe und Unternehmen, die keine Fachkraft in diesem Bereich beschäftigen wollen, eignen sich die selbsterklärenden Self-Service-Softwares.