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Cloud-Anwendungen wie Microsoft 365 sind nicht mehr wegzudenken, deshalb sind wir auf zuverlässige Technologien angewiesen. In diesem Artikel erfahren Sie, weshalb auch für die Daten in Microsoft 365 ein Backup zwingend nötig ist.
Warum ein Backup unverzichtbar ist
Viele IT-Verantwortliche und C-Levels verlassen sich nicht selten vollständig auf Microsoft, was die Datensicherung betrifft. Dabei ist die Gefahr von Datenverlust durch Cyberangriffe, Ransomware, oder versehentliches Löschen von Dateien allgegenwärtig. Verlorene Daten, sei es durch externe Angriffe oder interne Vorfälle, wie das absichtliche Löschen durch unzufriedene Mitarbeiter, können nur unter Umständen wiederhergestellt werden.
Aber nicht nur böswillige Handlungen, sondern auch unbeabsichtigte Fehler können zu erheblichem Datenverlust führen. Wenn nicht rechtzeitig reagiert wird, besteht keine Möglichkeit die Daten wieder zurückzugewinnen, da diese nur kurzzeitig wiederherstellbar sind.
Hinzu kommt die Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Das betrifft auch Microsoft 365, weshalb ein Backup allein aus gesetzlichen Rahmenbedingungen verpflichtend ist, sobald es in geschäftliche Prozesse integriert ist.
Warum der Papierkorb und der Versionsverlauf kein Backup ersetzen
Microsoft bietet von Haus aus in seinen Produkten einen Papierkorb für gelöschte Dateien an, aus dem die Daten wiederherstellt werden können. Oftmals wird dieser als Argument herangezogen, weshalb kein Backup für die Microsoft 365 Dienste vonnöten sei.
Schnell widerlegt, denn die Dateien befinden sich nur 93 Tage in dem Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht und nicht mehr wiederhergestellt werden können. Zusätzlich ist der Papierkorb für alle Mitarbeiter zugänglich, sodass eine absichtliche, endgültige Löschung problemlos möglich ist. Übrigens ist der Papierkorb auch nicht für jeden Microsoft 365 Dienst verfügbar.
Der Versionsverlauf einer Datei ist zwar eine großartige Funktion von SharePoint, nicht aber als Backup-Ersatz zu betrachten, weil er nur so lange verfügbar ist, wie die Datei existiert. Bei Löschung oder Verschlüsselung steht der Versionsverlauf nicht mehr zur Verfügung.
Aus technischer Sicht sind sowohl der Papierkorb als auch der Versionsverlauf keine adäquaten Backup-Lösungen.
Unternehmen sind für die Datensicherheit in Microsoft 365 selbst verantwortlich
Fälschlicherweise wird häufig angenommen, dass die Verantwortung der Datensicherheit ausschließlich bei Microsoft liegt, schlussfolgernd erachten viele Verantwortliche ein Backup als überflüssig.
Um die Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen, gibt es das sogenannte Shared Responsibility Modell. Daraus geht hervor, dass Microsoft einzig für die Verfügbarkeit und Funktionalität der Dienste in der Cloud verantwortlich ist. Zur Gewährleistung dieser Aspekte schützt sich Microsoft vor Naturkatastrophen und Stromausfällen. Zusätzlich werden Hard- und Softwarefehler durch eine Redundanz der Rechenzentren vermieden.
Die Endkunden sind jedoch für sämtliche Inhalte, Konfigurationen und Daten in Microsoft 365 verantwortlich. Sie tragen dementsprechend die vollständige Verantwortung, dass ihre Daten geschützt und jederzeit verfügbar sind – sowohl bei internen als auch bei externen Manipulationen.
Ohne Backup kann keine Wiederherstellung der verlorenen oder verschlüsselten Daten vorgenommen werden.
Das Shared Responsibility Modell erstreckt sich im Übrigen nicht nur auf Microsoft 365, sondern auch auf die meisten weiteren Software as a Service Anbieter wie Google Workspace, Salesforce, Dynamics 365, usw. sowie Cloud Computing Services Anbieter.
Was ist bei einer Backup-Lösung zu beachten?
Bevor ein Backup eingeführt wird, müssen einige Rahmenbedingungen geklärt werden, nur so kann eine optimale Backup-Lösung implementiert werden.
Wiederherstellungsdauer als zentrales Kriterium:
Ein maßgebliches Kriterium bei der Auswahl einer Backup-Lösung ist die Wiederherstellungsdauer. Im Ernstfall müssen Daten schnell und effizient wiederherstellbar sein, um Ausfallzeiten zu minimieren. Dies nicht nur, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, sondern auch, um potenzielle finanzielle Verluste zu vermeiden.
Granulare Wiederherstellungsmöglichkeiten:
Eine optimale Backup-Lösung sollte nicht nur die Wiederherstellung ganzer Ordnerstrukturen ermöglichen, sondern auch die selektive Wiederherstellung einzelner Ordner und Dateien. Dies gewährleistet Flexibilität und Effizienz bei der Datenwiederherstellung.
Umfassende Datensicherung der Microsoft 365 Dienste:
Dazu gehören nicht nur E-Mail-Postfächer mit Kalendereinträgen, Tasks und Kontakten, sondern auch Dateien in OneDrive und Teams. Eine vollständige Sicherung der „Microsoft Teams“ Teams, einschließlich Dateien, Chatinhalten und Teamwebsites, sowie der SharePoint Sites mit allen Dateien, gewährleistet eine umfassende Absicherung gegen mögliche Datenverluste.
Die Vielfalt der Microsoft 365 Backup-Lösungen
Bei der Wahl der richtigen Backup-Lösung müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, insbesondere die vorhandenen Ressourcen im eigenen Rechenzentrum sowie personelle Kapazitäten.
Lokales Backup
Bei einer lokalen Backup-Lösung werden die Daten im eigenen Rechenzentrum gespeichert. Unternehmen behalten die vollständige Kontrolle über ihre Daten, sind aber auch gleichzeitig vollumfänglich verantwortlich. Neben Wartungsarbeiten und der Bereitstellung ausfallsicherer Hardware ist die richtige Dimensionierung der Hardware wichtig. Hier ist zu betrachten, wie groß die Datenmengen in der Cloud Stand heute sind und zukünftig werden, auch die Bandbreite sollte nicht außer Acht gelassen werden.
Backup direkt über Microsoft
Microsoft hat auf der Ignite 2023 angekündigt, zukünftig eine eigene Backup-Lösung optional zur Verfügung zu stellen. Diese wird voraussichtlich Ende dieses Jahres in die Public Preview gehen und ab Anfang 2024 allgemein verfügbar sein.
Die Daten werden in Rechenzentren von Microsoft gesichert, die Abrechnung erfolgt vermutlich pro GB.
Weitere Details werden zu Beginn 2024 von Microsoft erwartet.
Cloud-to-Cloud Backup
Das Cloud-to-Cloud Backup bietet die Möglichkeit, Microsoft 365-Daten in einer externen Cloud zu sichern. In Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Partner, der die Backup-Lösung und den Speicher bereitstellt, entfällt die Notwendigkeit eigener Hardware. Die eigene Bandbreite wird ebenfalls nicht in Anspruch genommen und es entsteht keinerlei Wartungsaufwand.
Viele Anbieter setzen auf das Cost-per-Use-Prinzip, wobei die Kosten pro lizenziertem User anfallen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jeder Anbieter unbegrenzten Speicher inkludiert.
Um die Vorschriften nach DSGVO einzuhalten, ist die Auswahl eines Partners von entscheidender Bedeutung, der ein Rechenzentrum in Deutschland betreibt.
Ein Cloud-to-Cloud Backup bietet Flexibilität sowie Skalierbarkeit und eignet sich in den meisten Fällen für kleine und mittelständische Unternehmen. Zudem bietet diese Lösung Unabhängigkeit von Microsoft und reduziert das Risiko, sämtliche Daten bei nur einem Anbieter zu haben.
Ein Backup für Microsoft 365 ist essenziell
Die Notwendigkeit eines Backups für Microsoft 365 wird oft erst nach einem schmerzhaften Datenverlust erkannt, wenn die Auswirkungen bereits spürbar sind.
Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass die Eigenverantwortung für die Sicherung von Daten in der Cloud unerlässlich ist, um potenziellen Datenverlust zu verhindern. Der Schutz des digitalen Guts der Unternehmen sollte höchste Priorität haben und die Implementierung einer Backup-Lösung ist ein entscheidender Schritt, um diese Sicherheit zu gewährleisten.
