Best of both worlds: Erfolgreiches Business-IT Alignment in der Praxis

Informationstechnologie kann nur dann optimalen Nutzen bringen, wenn sie richtig mit der Geschäftstätigkeit der Fachbereiche verzahnt ist. Es gilt die richtigen IT-Projekte umzusetzen bzw. IT-Investitionen zu tätigen, die der Organisation bzw. dem Unternehmen einen Mehrwert bieten.

In der Praxis erweist sich jedoch die Abstimmung zwischen Geschäft und IT oft als schwierig. Kommunikation, Austausch und Arbeitsteilung liegen häufig im Argen. Die Organisation ist meist nicht agil genug, um notwendige Innovationen schnell genug voranzutreiben und so Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Der Return on Investment (ROI) von IT-Investitionen ist oftmals niedrig. Hier liefern wir Ihnen Optimierungsansätze aus der Praxis, damit Sie diese Situation umgehen können.

Grau ist alle Theorie

Die Forschung beschäftigt sich seit mehreren Jahrzehnten mit dem Thema Business-IT Alignment und veröffentlicht dazu zahlreiche Artikel und Studienergebnisse. Wie die Vorschläge der Theorie konkret in der Praxis umzusetzen sind, wird in den Frameworks und wissenschaftlichen Veröffentlichungen jedoch nicht ausreichend erklärt. Das vermutlich wichtigste Framework in diesem Zusammenhang ist COBIT. Es verknüpft IT Governance eng mit Business-IT Alignment und dem sogenannten Strategic Alignment, d.h. der Sicherstellung des Verbunds von Unternehmens- und IT-Zielen und der Konzentration auf den Wertbeitrag der IT (siehe COBIT 4).

Studien haben ergeben, dass der ROI in IT bei Top-Performern im Bereich der IT Governance bzw. des Business-IT Alignments oder Strategic Alignments einen um 40 % höheren ROI von IT Investitionen haben als ihre Wettbewerber. Zu diesen Maßnahmen zählen laut MIT das Ausrichten der IT auf die Unterstützung der Unternehmensstrategie oder das Messen und Steuern der Höhe der IT-Ausgaben und des Nutzens, den die IT generiert.

Worauf es konkret in der Praxis ankommt

In unseren Projekten haben wir über die Jahre eine Reihe von Erfolgsfaktoren für ein gutes Business-IT Alignment in der Praxis identifiziert:

• Zusammenarbeit und Kommunikation über alle Unternehmensbereiche müssen fruchtbar, vertrauensvoll und von gegenseitiger Wertschätzung sein. Konkret bedeutet dies z. B. Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams und in jedem Fall ein Verschmelzen von Business und IT.
   
• Die IT muss in die Wertschöpfung des Unternehmens / der Organisation integriert sein und die IT muss einen messbaren Wertbeitrag liefern.
   
• Die IT ist auf Anforderungen am Geschäftsmodell ausgerichtet.
   
• Das Geschäftsmodell ist auf IT-Innovationen ausgerichtet: IT und Business nutzen gemeinsam innovative Technologien und Daten für neue Geschäftsmodelle, smarte Services und Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse.
   
• Die IT versteht das Geschäftsmodell.
   
• Die Fachbereiche verstehen die IT.
   
• Business und IT verzahnen sich eng, auch organisatorisch (z. B. Process Owner oder Key User in den Fachbereichen).
   
• Die IT ist nicht nur Unterstützer, sondern auch Enabler des Business (Realisierung neuer Prozesse, Produkte / Services, Geschäftsmodelle mit Hilfe innovativer IT).
   
• Das Enterprise Architecture Management ist pragmatisch und agil.

Im Rahmen unserer Projekte analysieren und optimieren wir folgende Domänen, um das Business-IT Alignment zu verbessern:

Kultur, Zusammenarbeit, Kommunikation

Als Basis aller Optimierungsmaßnahmen wird eine offene Kommunikation sowie eine enge, kollegiale Zusammenarbeit über alle Bereiche hinweg angestrebt. 

Ausrichtung und Abstimmung

Ausrichtung und Abstimmung müssen einerseits auf der strategischen Ebene erfolgen (Strategic Alignment), d. h. es muss eine zielgerichtete IT-Strategie formuliert und umgesetzt werden, die sich an den strategischen Zielen der Organisation/des Unternehmens orientiert. Andererseits muss die Abstimmung im Tagesgeschäft und in Projekten zwischen Fachbereichen und IT-Bereich gut sein. Hierbei muss sich die IT an den (sinnvollen) Anforderungen der Fachbereiche ausrichten, z. B. bei den IT-Projekten und IT Services. Es ist zudem sicherzustellen, dass die Fachbereiche die IT verstehen und umgekehrt. Entsprechende Prozesse, z. B. sind IT Demand Management, Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen.

Investitionen in IT

Wirtschaftlichkeit und Nutzen, die eine IT-Investition bedeutet, sind zu analysieren, bevor eine Investition getätigt bzw. ein IT-Projekt durchgeführt wird. Der Erfolg der Projekte ist zu messen. Entsprechende Prozesse (z. B. IT-Budgetplanung, IT Projektportfoliomanagement), Rollen und Verantwortlichkeiten sind festzulegen.

IT Governance

Eine zielführende Entscheidungsfindung in der IT ist zu etablieren. Hierzu sind Rollen, Gremien und Entscheidungsprozesse, die in Prozesse wie z. B. IT-Budgetplanung zu integrieren sind, zu etablieren.

Agilität, neue Technologien, Daten

Strategische und operative Agilität und Digitalisierung sind zu verankern und umzusetzen bei Organisation, Prozessen und IT-Architektur. Der Wandel ist zu planen und zu unterstützen, z. B. Unterstützung durch ein Change Team.

Konkrete Maßnahmen für ein gutes Business-IT Alignment

• Cultural Change: Unternehmensweite Maßnahmen zur Förderung der kollegialen und effizienten Zusammenarbeit über alle Unternehmensbereiche hinweg (Vorleben, Coaching)
   
• Arbeiten in interdisziplinären Teams
   
• Durchführung von Cross-Trainings (Trainings für IT-Mitarbeiter zu Business-Themen und für Fachbereichsmitarbeiter zu IT-Themen) 
   
• Schaffen von Möglichkeiten zum informellen Austausch der Mitarbeitenden
   
• Entwicklung einer IT-Strategie, die sich eng am Business und der Unternehmensstrategie orientiert; das Business muss an der Entwicklung der IT-Strategie beteiligt sein
   
• Ausbau des Demand Managements, so dass die wertschöpfenden Anforderungen des Business verstanden und umgesetzt werden (Prozesse, Rollen wie Process Owner oder Business Analyst, Verantwortlichkeiten)
   
• Agilität der Fachbereiche und der IT-Bereiche steigern, so dass auf Daten und neuer Technologie basierende neue Geschäftsmodelle und Service-Ideen schnell und wirkungsvoll umgesetzt werden können 
   
• Die richtigen IT Services liefern (IT Servicekatalog), das Projektportfolio und Serviceportfolio der IT aktiv steuern, IT-Investitionen steuern / genehmigen, Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (TCO, ROI, Kapitalwert, qualitative Vorteile) durchführen
   
• Einführung/Optimierung eines IT Performance Management-Prozesses (z. B. KPIs definieren und messen)
   
• Etablierung von Entscheidungsprozessen und Gremien, z. B. IT-Strategiegremium, IT-Steuerungsgremium (Evaluation von IT-Investitionen, Priorisierungen), Architekturgremium, Projektlenkungsausschüsse u.a. etablieren für Entscheidungen rund um IT / Digitalisierung
   
• Nutzung von Werkzeugen der Enterprise Architecture, um die Zusammenhänge zwischen Business und IT darzustellen (z. B. Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen, Organisationseinheiten und Anwendungssystemen) 
   
• Das Enterprise Architecture Management als Instanz, die für geordnete Veränderungen in der IT-Bebauung sorgt, ist pragmatisch und agil, um schnelle Veränderungen zu ermöglichen
   
• Sicherstellung von Transparenz und Kommunikation über alle Unternehmensbereiche hinweg, um die Änderungen in der IT-Bebauung richtig steuern zu können (Prozesse, Gremien, Tools, systematisch Wissenstransfer betreiben)

Business-IT Alignment umfasst die Planung und fortlaufende Koordination der entsprechenden Maßnahmen.

Fazit

Gutes Business-IT Alignment, d. h. eine wirkungsvolle Abstimmung zwischen Geschäft und IT, steigert nachweislich den Erfolg von IT-Projekten oder den ROI von IT-Investitionen. Die Literatur, z. B. das COBIT Framework, beschreibt nicht, wie genau gutes Business-IT Alignment in der Praxis erreicht werden kann. Vorangehend habe ich zahlreiche konkrete Maßnahmen zur Optimierung des Business-IT Alignment beschrieben, die sich in der Praxis erfolgreich gezeigt haben. Für den Erfolg sorgt darüber hinaus eine gute Portion Pragmatismus, Mitdenken, Engagement, kollegiale Zusammenarbeit und Wissensaustausch über alle Unternehmensbereiche hinweg.