Die Business-Kommunikation der Zukunft

Wie wird unser Arbeiten morgen ausschauen? Viele Formen und viele Möglichkeiten ergeben sich. Ulrich Parthier, Herausgeber it management im Gespräch mit Stephan Vanberg und Michael Steinberg, die Geschäftsführer der FP DBS GmbH.

Die beiden Unternehmen FP Mentana-Claimsoft GmbH und FP IAB Communications GmbH haben sich Ende 2021 zusammengeschlossen zur FP DBS GmbH. Was waren die Gründe für diese Fusion?

Stephan Vanberg: Bekanntermaßen gibt es einen stark steigenden Bedarf an digitalen Kommunikationslösungen, die komplexe Geschäftsprozesse abbilden, dabei auch das Homeoffice einbinden und gleichzeitig höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen. Große Konzerne, mittelständische Unternehmen und Behörden stellen sich jetzt nach und nach dauerhaft um, denn eine Rückkehr in das alte Büroleben, wie wir es vor Corona kannten, wird es nicht mehr geben. Mit jeder neuen Corona-Welle steigt dieser Bedarf weiter an. Und um diese Aufgaben ganzheitlich zu erfüllen, bieten wir gemeinsam als „FP DBS GmbH“ jetzt ein komplettes Bouquet an digitalen Business-Kommunikationslösungen an.

Michael Steinberg: Das Traditionsunternehmen FP ist unser Mutterkonzern und DBS steht für „Digital Business Solutions“. Dazu gehört auch unser Schwesterunternehmen “FP Neo Monitor GmbH”, die Digitalisierungslösungen gezielt für die Immobilienbranche anbietet. Wir arbeiteten als FP-Tochtergesellschaften schon lange zusammen und ergänzen uns optimal: Von der leicht zu bedienenden, rechtskonformen elektronischen Unterschrift „FP Sign“, über Behördenpostfächer und „Transactmail“ für kleine Briefmengen, bis hin zum komplexen In-und Outputmanagement mithilfe von KI und Robotic Automation für große Organisationen. „Backoffice-Automation“ ist das Stichwort!

Stephan Vanberg: Eine wesentliche Erleichterung im Arbeitsalltag – gerade auch im Homeoffice – ist tatsächlich die Möglichkeit, Dokumente blitzschnell digital unterschreiben zu können, egal wo man gerade ist – und zwar rechtskonform. Mit unserem „FP Sign“ signiert man einfach online digital ein PDF und versendet es verschlüsselt an die Empfänger. Dabei behält man immer die Kontrolle darüber, wer schon unterschrieben hat und wer noch nicht. Das geht mit verschiedenen Sicherheitsstufen: Von der fortgeschrittenen elektronischen Unterschrift für beispielsweise genehmigte Urlaubsanträge, bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur, die u. a. für Geschäftsprozesse in der Zeitarbeitsbranche oder im Finanzsektor eingesetzt wird. Man muss also nichts mehr ausdrucken, händisch unterschreiben, in den Scanner legen und wieder hochladen, geschweige denn, zur Post bringen.

Michael Steinberg: Für Unternehmen und Behörden, die noch Briefe versenden oder empfangen, bieten wir Hybridlösungen: Wir scannen deren Papierpost und leiten sie digital intern weiter bis zur zuständigen Person – das sogenannte Inputmanagement – dabei kommen Machine Learning und Robotic Automation zum Einsatz. Und andersherum: wenn eine Organisation Papierpost versenden muss, bereiten wir deren Daten auf und drucken, kuvertieren und versenden sie vollautomatisch. Wir übernehmen also auch das sogenannte Outputmanagement. Das ist für sie sogar preisgünstiger, als wenn sie es selbst machen würden.

Schon vor der Pandemie war die Trennung von privater und geschäftlicher Kommunikation auf den verschiedensten Devices ein Problem. Wo sehen Sie Unterschiede, Hindernisse und welche Entwicklung prognostizieren Sie?

Michael Steinberg: Das stimmt. Man sollte das unbedingt trennen, auch im Homeoffice. Hardwaretechnisch werden wir immer mobiler und es wird sicher auch in der Arbeitswelt bald fast alles über eine App mobil abgewickelt werden können. Doch für lange Texte und detaillierte Bilder wird man weiterhin große Bildschirme und ruhige Umgebungen brauchen. Wir bieten für jede Organisation maßgeschneiderte Software-Lösungen, die nicht nur anwenderfreundlich sind, sondern dabei eben auch alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
 

Besonderheiten gibt es wie so oft in der Öffentlichen Verwaltung (ÖV). So haben Behörden zum Beispiel besondere Sicherheitsanforderungen. Wie unterstützen Sie die ÖV im Bestreben effizienter, sicher und rechtskonform zu sein?

Stephan Vanberg: Tatsächlich achten Behörden ganz besonders auf unsere Top-Sicherheitszertifikate. Wir liefern die Software zur Integration aller EGVP-, beBPo und De-Mail-Funktionalitäten, also für die ab 2022 verpflichtenden Behörden- bzw. Bürgerpostfächer – nur wenige Anbieter können mit unseren Sicherheitsstandards mithalten. Und wir automatisieren die Korrespondenz ganzer Gemeindeverwaltungen, zum Beispiel in Hildesheim.

Ja, kommen wir zu Use Cases. Welche Anwendungsbeispiele können Sie zum Beispiel für die rechtskonforme elektronische Unterschrift nennen?

Stephan Vanberg: Wir haben insbesondere bei Steuerberatungskanzleien einen durchschlagenden Erfolg mit „FP Sign“: inzwischen ist unsere Lösung auch im DATEV DMS integriert und Kanzleien nehmen das Angebot dankbar an. Dadurch wird nicht nur der Arbeitsalltag vieler Steuerberater sehr erleichtert, sondern auch der ihrer Mandanten.

Michael Steinberg: Oder in der Immobilienwirtschaft: Mietverträge, Wohnungsübergabeprotokolle oder Dienstleisterverträge können mit „FP Sign“ unterschrieben werden. Viele Abläufe in der Mieterkommunikation funktionieren schon per App, aber manches muss es eben doch noch per Brief mitgeteilt werden. Wir arbeiten seit Jahren mit der PROMOS consult Projektmanagement, Organisation und Service GmbH in Berlin zusammen, um mieterfreundliche Kommunikationslösungen anzubieten, die sich rechnen und gleichzeitig alle gesetzlichen Erfordernisse einhalten. Auch zu erwähnen ist die bereits benannte “NeoMonitor” – hier wird die Technische Gebäudeausstattung (TGA) ganzer Immobilienportfolios digitalisiert und deren Effizienz zentral dem Immobilienverwalter am Schreibtisch per Software aufgezeigt.

Eingangs sprachen Sie die Transactmail, kurz TAM, an. Was genau kann sie leisten und wo kommt sie zum Einsatz?

Michael Steinberg: Das ist unser Online-Self-Service für kleinere Bedarfe. Viele Freelancer, Selbständige oder Einzelunternehmer haben nicht einmal mehr einen Drucker, geschweige denn Briefmarken zur Hand, wenn sie plötzlich doch einmal einen Papierbrief versenden müssen. Mit dieser SaaS-Lösung wird deren digitaler Briefentwurf ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und für weniger Gebühren versendet, als wenn sie selbst Briefpapier und Briefmarken kaufen würden – und das alles natürlich wesentlich schneller, als wenn man selbst zum Briefkasten laufen müsste. Das rechnet sich schon ab dem ersten Brief.

Wie ordnen Sie ihr Produktportfolio im Zusammenhang mit der Digitalen Transformation und New Work ein?

Stephan Vanberg: Wir bieten Kommunikationstechnologien für Organisationen jeder Größe und jeder Branche, um deren schriftliche Businesskommunikations-Prozesse gesetzeskonform digital zu vereinfachen. Unsere Angebote können über ein Portal als SaaS-Lösung genutzt oder tief integriert werden in Fachsoftware, DMS-, ERP- oder CRM-Systeme.

Video und Telefonie überlassen wir anderen, bzw. binden wir auch solche Lösungen mit in unsere Prozessautomatisierungen ein, wenn sie zu den Bedürfnissen unserer Kunden und wiederum deren Kunden passen – und sie die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen erfüllen können. Dabei begleiten wir unsere Kunden auf dem Wege der Digitalen Transformation und oft sind unsere Ansprechpartner sehr überrascht, wie schnell und einfach wesentliche Schritte hier umgesetzt werden können.

Michael Steinberg: New Work bedeutet auf dem Weg durch die Digitale Transformation gerade im Homeoffice, dass man auch darauf achten muss, dass Mitarbeitende nach Dienstschluss ihre Freizeit genießen können. Das gehört zum Arbeitsschutz und zu einer gesunden Firmenkultur dazu. Es ist im Interesse der Arbeitgeber, wenn die eingesetzten neuen Technologien nicht nur schnelleres Arbeiten rund um die Uhr ermöglichen, sondern sinnvolle Arbeitserleichterungen sind und auch zur Gesunderhaltung beitragen.

Wir danken für das Gespräch!