Vorgehensmodell DMS-Integration

Die Systemintegration ist eines der zentralen Themen bei der Einführung neuer Software. Das ist beim Thema DMS nicht anders. So unterschiedlich die verschiedenen DMS-Anwendungen und Einsatzfelder auch sind: Es gibt kein Projekt, in dem nicht die Anforderung zur Integration der DMS-Anwendung in andere Anwendungssoftware besteht.

Nur: Was bedeutet eigentlich „Integration“? Wir empfehlen dringend und ernsthaft, die Begriffe „Integration“ und „Schnittstelle“ erstmal zu vermeiden, und zwar so lange, bis allen Beteiligten (dem Projektteam, dem Anbieter) klar ist, was sie darunter verstehen. Doch wenn man den Begriff – wenigstens für die Lesezeit dieses Artikels – vermeidet: Wie soll man dann beschreiben, um was es eigentlich geht?

Wenn ein Unternehmen eine DMS-Lösung einführt, ist es ausnahmslos so, dass Dokumente, die im DMS aufbewahrt werden sollen, in anderen IT-Anwendungen entweder erstellt oder bearbeitet werden (z. B. Erfassen von Rechnungs- oder Antragsdaten) oder dort zur Sachbearbeitung notwendig sind (z. B. Zugriff auf die Akte, um Auskunft zu einem Sachverhalt geben zu können).

Hierdurch können eine Reihe legitimer Anforderungen entstehen:

Dokumenten-Verknüpfungsverfahren, Eingangsdokumente

Dokumente sollen direkt aus der Fachanwendungsoberfläche aus dem DMS heraus aufgerufen werden können. Statt also die Rechnung oder den Bauantrag im DMS suchen zu müssen, nachdem man die Rechercheattribute (Rechnungsnummer, Antragsnummer) in der Fachanwendung ermittelt hat, ist es komfortabler, die Recherche direkt in der Fachanwendung auszulösen. Das funktioniert manchmal so transparent, dass die Anwender gar nicht merken, dass sie gerade eine zweite Anwendung (nämlich das DMS) aufgerufen haben. Für diese Art der nahtlosen Recherche benötigt man unterschiedliche

Verknüpfungsverfahren für Eingangs- und Ausgangsdokumente zwischen dem DMS und der Fachanwendung. Für Eingangs- und intern erstellte Dokumente sind theoretisch über ein halbes Dutzend Verknüpfungsverfahren (siehe nachfolgendes Bild) möglich. In der Regel sind mehrere Verknüpfungsverfahren erforderlich, da sich die Erfassungsanforderungen (frühes oder spätes Scannen, arbeitsteilige oder nicht arbeitsteilige Erfassung, Erfassen aus E-Mail etc.) von Bereich zu Bereich und manchmal sogar innerhalb eines Bereiches unterscheiden können.

Bild: Denkbare Verknüpfungsverfahren zu Eingangsdokumenten und internen Dokumenten (Quelle: Zöller & Partner DMS-Seminar)

Ablage Ausgangsdokumente

Häufig besteht der Wunsch, Individual- oder Massenausgangsdokumente, die in Fachanwendungen generiert werden, im DMS abzulegen. Für Individualdokumente kann das noch einfach sein, wenn man „Drucken an DMS“ oder vergleichbare Funktionen nutzt. Massendruck ist dagegen fast immer mit hohem Dienstleistungsaufwand verbunden. Hier sehen wir in der Praxis unterschiedliche Ansätze: Manchmal stellt der Fachsystemanbieter eine Übergabespezifikation zur Verfügung, die vom DMS-Hersteller genutzt werden muss. In anderen Fällen – wie den klassischen Druckspool-basierten Verfahren – werden bei der Output-Erzeugung einzelne PDFs erstellt, um sie dann per Stapelimport in das DMS zu exportieren. Die für das DMS notwendigen Attribute werden entweder in der PDF-Datei selbst eingebettet oder in einer Indexdatei (früher CSV, heute häufiger XML) mitgegeben. Auf der Seite des DMS sorgt dann eine Importsoftware dafür, dass die PDFs automatisch aus Verzeichnissen eingelesen und indexiert werden. Danach wird die erfolgreiche Ablage quittiert und die Übergabeordner geleert. Im Fehlerfall erhält der Admin entsprechende Hinweise, bei welchen Dokumenten Fehler aufgetreten sind und er hat entsprechende Werkzeuge, um diese isolierten Fehler zu korrigieren.

Was wir in der Praxis auch gesehen haben: mehr oder weniger projektspezifische Lösungen, wo der Anwender oder der DMS-Hersteller eine Art Konnektor zwischen den beiden Systemen implementiert, um Dokumente aus der Fachanwendung direkt dem DMS zu übergeben.