ECM für eine dynamische Workforce – 6 Tipps 

Corona war der Katalysator für Homeoffice und Remote Work; eine Rückkehr zum traditionellen 9-to-5-Job im Büro ist vielerorts fraglich. Was müssen IT-Entscheider vor diesem Hintergrund bei der Planung ihrer ECM- bzw. DMS-Lösung für eine dynamische Workforce beachten? 

Homeoffice – gekommen, um zu bleiben

Obwohl die Kontaktbeschränkungen gelockert wurden und Büros unter Auflagen wieder öffnen, wird das Homeoffice auch weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt bleiben. Die Krise hat gezeigt: Es funktioniert! Der Zukunft gehören flexible Arbeitsformen, die nicht mehr strikt an klassische Büroumgebungen gebunden sind. Die Vorteile liegen auf der Hand: größere zeitliche Autonomie, eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie und damit eine größere Motivation und Zufriedenheit im Job.

Was die Mitarbeiter freut, ist jedoch auch eine Herausforderung für viele IT-Verantwortliche und CXOs, denn ein schneller Zugang zu Dokumenten, Daten und Anwendungen auch von außerhalb des Büros und Unternehmensnetzwerks muss sichergestellt werden. In den ersten Wochen der Kontaktbeschränkungen wurde innerhalb kürzester Zeit ein buntes Potpourri unterschiedlichster Cloudlösungen implementiert, um die Produktivität aufrecht zu erhalten – von File-Sharing-Apps bis hin zu Video-Conferencing-Tools. Dieser Notfallplan weicht nun nach und nach einer langfristigen Content- und Dokumentenmanagementstrategie. Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden.

1. Cloud als neuer Standard im Enterprise-Content-Management

Für Unternehmen, die ihre Produktivität von der räumlichen Bindung an ein physisches Büro entkoppeln möchten – gerade in Zeiten von Corona kann das über den Unternehmenserfolg entscheiden –, führt bei der Planung ihrer ECM-Lösung oder des Dokumenten-Management-Systems  (DMS) kein Weg mehr an der Wolke vorbei: So stiegen die Investitionen für Cloudinfrastrukturdienste im 1. Quartal 2020 weltweit um 34 % auf 31 Milliarden US-Dollar und erreichten ein Rekordhoch. Die Vorteile werden insbesondere für ortsungebundene Arbeitsmodelle deutlich: Inhalte und Applikationen sind jederzeit und von überall aus verfügbar – ohne aufwendige Erweiterungen der IT-Infrastruktur. Zudem sind die Lösungen einfach skalierbar. Nach Bedarf lassen sich kurzfristig das Datenvolumen oder die Anzahl der Nutzer anpassen. 

2. Sicherheit im Homeoffice

Obwohl das Vertrauen in die Cloud steigt, bleibt bei vielen Unternehmen in puncto Sicherheit eine Restskepsis – insbesondere, wenn Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmensnetzwerks auf Daten oder Informationen zugreifen. Angesichts der gestiegenen Zahl von Cyberattacken in Q1 2020 ist diese Sorge nicht ganz unbegründet. Um einer mobilen Workforce sicheren und komfortablen Zugang zu ermöglichen, sollten CIOs bei der Wahl der eingesetzten Technologien darauf achten, dass diese sichere Login-Verfahren zur Feststellung der Nutzeridentität verwenden, z.B. Single Sign-on mit Multi-Faktor-Authentifizierung, 

Technologien, wie Content-Management-Lösungen sollten in einem Rechenzentrum innerhalb der EU gehostet werden, um sicherzustellen, dass geltende Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien – z. B. DSGVO – eingehalten werden.

3. Leichte Anwendungsintegration

Noch vor gut 10 Jahren waren ECM-Plattformen vor allem monolithische Anwendungssuiten. Seither verfolgen jedoch immer mehr CIOs einen Best-of-Breed-Ansatz, bei dem sie für jeden Aufgabenbereich oder Prozess die am besten geeignete (Cloud-) Lösung wählen. Eine einfache Integrierbarkeit der ECM-Anwendungen wird damit immer wichtiger. Im Unterschied zu den monolithischen Plattformen sind moderne ECM-Lösungen, sogenannte Content Services, deshalb offen konzipiert. Sie ermöglichen einfache Erweiterungen um (Cloud-) Anwendungen sowie eine schnelle Integration mit bestehenden Systemen und Anwendungen, wie zum Beispiel ERP-, CRM- oder Legacy-Lösungen, um Prozessbrüchen vorzubeugen. 

4. Inhalte auch remote bearbeiten 

Entscheidend für die Business Continuity und schnelle Prozesse ist nicht nur, dass Nutzer Dokumente und Inhalte sichten, sondern vor allem, dass sie diese direkt bearbeiten, weiterleiten oder freigeben können. Dabei sollten sie im besten Fall noch nicht einmal ihre vertrauten Anwendungen verlassen müssen: Mitarbeiter, die beispielsweise primär mit Microsoft Office arbeiten, um Unternehmensdokumente zu erstellen und zu aktualisieren, sollten direkt von ihren gewohnten Office-Umgebungen aus Dokumente und Prozesse aus der ECM- oder Content Services-Plattform nutzen können. Durch die Einbindung der Content-Management-Funktionalitäten in die bereits vertrauten Anwendungen, werden die Akzeptanz der Lösung und so die Produktivität erhöht. 

5. Zusammenarbeit erleichtern

Wenn die Belegschaft dezentral arbeitet und das tägliche Team-Meeting entfällt, werden Collaboration-Lösungen immer wichtiger, die es Anwendern ermöglichen, sich mit ihren Kollegen abzustimmen, Projekte zu organisieren, Inhalte zu teilen und diese gemeinsam zu bearbeiten. Collaboration-Tools, die direkt in die ECM- und Content Services-Lösungen integriert sind, beugen zudem der Bildung von Silos und dem umständlichen Datenkopieren von einem in ein anderes System vor.

6. Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren

Die schnelle und reibungslose Abwicklung von Kundenanliegen – vom Online-Einkauf bis zur Reklamation – hat sich in den letzten Jahren als entscheidender Faktor der Kundenzufriedenheit herauskristallisiert. Integrierte Automatisierungsfunktionen unterstützen Mitarbeiter bei der Beschleunigung von Dokumenten-Prozessen wie Vertrags- oder Rechnungsfreigaben oder beim Kunden-Onboarding. Einerseits automatisiert Robotic Process Automation (RPA) kleinteilige Aufgaben, die anderenfalls manuell erledigt werden müssten – zum Beispiel das Übertragen von Rechnungsdetails in ein anderes System. Andererseits übernehmen Intelligent-Automation-Lösungen die End-to-End-Automatisierung komplexer Prozesse mit mehrstufigen Freigaben und verhindern ein Übersteuern. Bei der Wahl der Content-Management-Lösung sollten IT-Verantwortliche darauf achten, dass sich diese ohne Programmieraufwand leicht konfigurieren lässt – Stichwort Low-Code. Auf veränderte Geschäfts- oder Arbeitssituation kann dann zeitnah mit einer Anpassung der Prozesse reagiert werden – auch aus dem Homeoffice.