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Mithilfe von digitalen Unterschriften, sogenannten elektronischen Signaturen, lassen sich Dokumente rechtlich verbindlich, schnell und sicher unterzeichnen. FP, Spezialist für sichere Kommunikation, erklärt, wo die verschiedenen Formen der elektronischen Signatur zum Einsatz kommen.
Verträge, Angebote, Formulare und Bescheinigungen in Schriftform zu unterzeichnen und zu versenden, kann Tage, ja sogar Wochen dauern. Mit digitalen Unterschriften, genannt elektronische Signatur, lässt sich dieser Prozess signifikant verkürzen. Denn das zeitaufwendige Hin- und Herschicken per Post entfällt. Stattdessen können alle Beteiligten das entsprechende Dokument innerhalb weniger Minuten rechtsgültig austauschen und unterzeichnen. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Selbständige bietet diese Art der Vertragsunterzeichnung großes Potenzial, da sich hierdurch Geschäftsabschlüsse und Prozesse stark beschleunigen lassen. Das spart Zeit und damit Geld. Zudem lassen sich Dokumente so bequem von unterwegs per Smartphone oder Tablet unterzeichnen.
Aber in welchen Fällen sind die unterschiedlichen Formen der elektronischen Signatur rechtlich verbindlich? Francotyp-Postalia (FP), Experte für sicheres Mailbusiness und sichere digitale Kommunikationsprozesse, hat die Antworten:
1. Rechtsverbindlichkeit per Zertifikat
In 95 Prozent aller kaufmännischen Verträge und Vorgänge kommt die fortgeschrittene elektronische Signatur zum Einsatz. Diese sichert über ein Zertifikat die Integrität des Dokuments. So lässt sich jederzeit nachweisen, dass das Dokument im Laufe des Unterzeichnungsprozesses nicht verändert wurde.
2. Höchste Sicherheitsstufe durch digitale Identität
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) garantiert das höchste Sicherheitsniveau für digitale Unterschriften und entspricht den Anforderungen der Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS). Sie kommt beispielsweise bei der Unterzeichnung von Arbeitnehmerüberlassungen, kassenärztlichen Abrechnungen oder Verbraucherdarlehen zum Einsatz. Für die Verwendung der QES muss sich der Nutzer registrieren und seine digitale Identität bestätigen. Dies lässt sich beispielsweise über den Vertrauensdiensteanbieter D-TRUST der Bundesdruckerei durchführen.
Der Nutzer beantragt hierfür eine Signaturkarte, für die er sich per PostIdent identifizieren muss. Mithilfe eines speziellen Kartenlesegeräts und einer Software kann der Nutzer eine elektronische Signatur generieren und damit Dokumente unterzeichnen. Noch einfacher geht es mit der Kombination von sign-me der Bundesdruckerei und FP Sign. Dabei wird die digitale Identität per VideoIdent-Verfahren erfasst und von der Bundesdruckerei gespeichert. Der Nutzer kann diese elektronische Signatur anschließend unkompliziert via SMS-Authentifizierung über das FP Sign Konto auslösen. Eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät werden nicht benötigt, weshalb die Unterzeichnung von unterwegs noch einfacher möglich ist.
3. Wichtige Ausnahmefälle
Es gibt allerdings einige Sonderfälle, bei denen weder die fortgeschrittene noch die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommen kann. Dies sind hauptsächlich Verträge im Notargeschäft oder familienrechtliche Angelegenheiten. Der Grund hierfür ist, dass der Gesetzgeber in diesen Fällen eine nochmals erhöhte Rechtssicherheit gewährleisten will und deshalb nach wie vor nur die schriftliche Form akzeptiert.
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