Virtueller Datenraum für die Zusammenarbeit in Projektteams

Unsere Arbeitswelt wird immer mobiler und flexibler. In vielen Branchen ist es heute ohne weiteres möglich und sogar erforderlich, unabhängig von Ort und Zeit zu arbeiten. „Mobile Worker“ und „Digitalisierung der Arbeitswelt“ lauten die aktuellen Schlagworte.

Neben der Arbeit in Projektteams an wechselnden Arbeitsorten nimmt die Bedeutung von Heimarbeitsplätzen weiter zu. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit an unterschiedlichen Standorten, teilweise auch unternehmensübergreifend, ist ein effizienter und sicherer Datenaustausch eine absolute Notwendigkeit. Dabei müssen die gleichen, strengen Datenschutz- und Compliance-Richtlinien wie innerhalb eines Unternehmens eingehalten werden.

Der Laptop Computer, der heute selbst bei stationären Arbeitsplätzen im Büro meist zum Standard gehört, macht die Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes einfach. Die Einbindung in das Firmennetzwerk und der sichere Datenaustausch von unterwegs oder wechselnden Arbeitsplätzen gestaltet sich jedoch in den meisten Fällen schwierig. Hier ist in der Regel zusätzlicher IT- Administrationsaufwand und Installation von Software notwendig.

Doch dass muss nicht sein. Ein virtueller Datenraum, wie netfiles, lässt sich sofort, ohne Installation von Software oder IT-Administration einsetzen und ermöglicht unabhängig vom Standort des Benutzers einen hochsicheren Datenaustausch und Online-Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern oder Geschäftspartnern und Kunden. Ohne aufwendige Einbindung ins Firmennetzwerk können so Compliance-Richtlinien und höchste Sicherheitsstandards beim Datentransfer aus wechselnden Arbeitsplätzen und von unterwegs berücksichtigt werden.

Schwächen von E-Mail oder Filehosting-Services

Bisher haben Unternehmen im Hinblick auf die Zusammenarbeit in Projektteams meist noch auf Lösungen wie E-Mail oder Filehosting- und Cloudspeicher-Dienste zurückgegriffen.

Doch beim Versand von Dokumenten als E-Mail-Anhang ist eine Versionskontrolle fast unmöglich und Beteiligte verlieren schnell den Überblick und die Kontrolle über aktuelle Dokumente. Fast jeder E-Mail-Anwender kennt das zeitaufwändige und fehlerbehaftete Suchen nach der aktuellsten Version einer Datei, wenn diese mehrmals zwischen mehreren Personen hin- und hergeschickt und zwischenzeitlich bearbeitet wird.

Zudem erfolgt der Austausch per E-Mail meist unverschlüsselt, da Verschlüsselungslösungen sehr kompliziert in der Anwendung sind, so dass weder Datenschutz noch Sicherheit von vertraulichen Daten gewährleistet ist. Unabhängig davon, dass beim Austausch via E-Mail in der Regel keine Kontrolle über die Zustellung der Daten besteht.

Und Filehosting- bzw. Cloudspeicherdienste amerikanischer Anbieter sind im Hinblick auf europäische Datenschutzanforderungen und Datensicherheit, sehr kritisch zu betrachten und bieten wenig geeignete Lösungen.

netfiles Datenraum für die effiziente Online-Zusammenarbeit

Der virtuelle Datenraum von netfiles kann sofort und ohne Installation von Software eingesetzt werden. Ein Webbrowser reicht sowohl für die Administration als auch Nutzung des Services. Im netfiles Datenraum sind alle Daten sowohl bei der Speicherung als auch Übertragung durch 256- bit Verschlüsselung sicher und Compliance-konform geschützt.

Somit ist ein sicherer Austausch von Daten innerhalb von Projektteams, auch unternehmensübergreifend und unabhängig vom Standort der Teammitglieder möglich. Dabei kann über einstellbare Zugriffsrechte gesteuert werden, wer Daten einsehen und wie sie genutzt werden dürfen: Ob nur zur Ansicht, zum Download oder zur Bearbeitung. Besonders vertrauliche Dokumente können darüberhinaus zusätzlich mit einem Wasserzeichen geschützt werden. Unterschiedliche Dokument-Versionen können mit der integrierten Versionierung automatisch im Datenraum verwaltet werdet.

Darüber hinaus können mit netfiles auch große Dateien (bis zu mehreren GB) schnell, einfach und sicher übertragen werden. Probleme mit zu großen E-Mail Anhängen gehören damit der Vergangenheit an. Und auch das typische Versionschaos, das leicht beim mehrmaligen Austausch von Dokumenten per E-Mail entsteht, wird durch den Einsatz eines virtuellen Datenraums vermieden. Mit netfiles ist sichergestellt, dass alle Beteiligten immer auf das aktuellste Dokument von überall zugreifen können.

Zusätzlich bietet der netfiles Datenraum eine direkt im Datenraum integrierte Videokonferenz Funktion, die datenschutzkonforme Online-Meetings ermöglicht.

netfiles – Made in Germany – zertifizierter Anbieter

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung ist die netfiles GmbH einer der ersten und führenden deutschen Anbieter von virtuellen Datenräumen. Das Unternehmen ist in Deutschland ansässig, unterliegt den strengen Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Seine IT-Sicherheitsverfahren wurden vom TÜV Süd nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Die Server des Anbieters befinden sich ausschließlich in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland.

Interessierte Unternehmen können den netfiles Datenraum kostenlos und unverbindlich 14 Tage lang hier testen.