So wird Ihr Datenmanagement zukunftssicher

Unternehmen sind auf sichere und effiziente Datenmanagementsysteme angewiesen. Um Datenverlust, Sicherheitslücken und Compliance-Verstöße zu vermeiden, müssen klare Strategien zur Datenorganisation und -sicherung entwickelt werden. Wie geht das und worauf ist dabei zu achten?

Der Einsatz von Cloud-Technologien, vernetzten Geräten und automatisierten Systemen führt zu einer kontinuierlich wachsenden Menge an Daten. Die zunehmende Komplexität von Datenstrukturen und die gleichzeitig wachsenden Anforderungen an Datenschutz und Compliance stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Ohne eine klare und gut durchdachte Strategie besteht die Gefahr, wertvolle Unternehmensressourcen im digitalen Chaos zu verlieren. Daher ist eine strukturierte und sichere Verwaltung von Daten unerlässlich, um nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern auch das Vertrauen von Kunden und Partnern zu sichern.

Chancen einer klaren Datenstrategie

Es ist unerlässlich für Unternehmen, ihre Daten effektiv zu organisieren und sicher zu verwalten. Dabei spielt nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie zum Beispiel die DSGVO, eine Rolle. Genauso wichtig ist die Frage: Wie können Daten so strukturiert und gesichert werden, dass sie im Falle von Cyberangriffen, Datenlecks oder Systemausfällen wirklich geschützt sind?

Mit einer klaren Datenstrategie… 

• … können Sie Sicherheitsrisiken vermeiden. Denn weit ausgebreitete Datenbestände bergen das erhöhte Risiko von Sicherheitslücken.  
• … erfüllen Sie alle Compliance-Vorgaben und vermeiden rechtliche Konsequenzen. 
• … optimieren Sie die Effizienz; eine durchdachte Datenverwaltung spart Zeit und Ressourcen und reduziert manuelle Fehler.

Fragmentierte Datenhaltung vermeiden

In vielen Unternehmen sind Daten über verschiedene Abteilungen, Systeme und Tools verstreut. Diese Fragmentierung führt zu redundanten, fehlerhaften oder inkonsistenten Daten. Das erschwert nicht nur die Verwaltung dieser Informationen, sondern birgt auch große Sicherheitsrisiken. Deshalb ist eine zentrale Datenspeicherung von grundlegender Bedeutung. Cloud-Dienste bieten hier die beste Lösung: Durch redundante Speichersysteme ermöglichen sie eine flexible Skalierung, erhöhen die Verfügbarkeit und gewährleisten eine hohe Resilienz im Falle eines Ausfalls. Disaster Recovery-Funktionen, Verschlüsselungen und eine mehrstufige Authentifizierung sind zudem wichtige Möglichkeiten für Sicherheitsfeatures, womit Cloud-Lösungen langfristigen Schutz gewährleisten können.

Prozesse optimieren – und automatisieren 

Wer eine erfolgreiche Datenstrategie möchte, sollte unbedingt Arbeitsabläufe automatisieren: Manuelle und fragmentierte Prozesse führen zu Ineffizienzen und Fehlerquellen, die sich schnell negativ auf die Datenqualität und -sicherheit auswirken. Um dies zu vermeiden, sollten Enterprise-Resource-Planning Systeme (ERP) oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zum Einsatz kommen. Diese automatisieren und standardisieren die Datenflüsse, was die Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe der Daten vereinfacht. Das spart wertvolle Zeit, minimiert menschliche Fehler und senkt langfristig die Betriebskosten. Darüber hinaus erhöhen diese Systeme auch die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Datenprozesse. 

Datenverluste bei der Übertragung verhindern

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Datensicherheit ist die richtige Übertragung von Dokumenten und Informationen. Herkömmliche Methoden wie E-Mail-Anhänge oder ungesicherte Cloud-Links sind anfällig für Angriffe und bieten unzureichenden Schutz für die Daten. Die Informationen werden nicht nur unverschlüsselt versendet, sondern am anderen Ende genauso ungesichert gespeichert. Hier bieten verschlüsselte Plattformen und digitale Postfächer die wohl effizienteste Lösung, da sie eine sichere und nachvollziehbare Übertragung von Dokumenten ermöglichen. Diese Plattformen bieten eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sodass nur autorisierte Empfänger:innen auf die Daten zugreifen können. Durch digitale Signaturen und Zeitstempel lassen sich außerdem Authentizität und Integrität von Dokumenten jederzeit nachweisen. Mitarbeitende können Dokumente so in einem kontrollierten Umfeld bearbeiten und übertragen. 

Zugriffe verwalten und regelmäßig aktualisieren

In Sachen Datensicherheit wird die Rolle von Zugriffsrechten oft unterschätzt. Denn ungeordnete Zugriffsregelungen können zu gravierenden Sicherheitslücken und Datenmissbrauch führen. Um das zu vermeiden, braucht es klare Berechtigungsstrukturen. Ein bewährtes Konzept ist das rollenbasierte Zugriffskontrollsystem (RBAC). Dieses vergibt die Zugriffsrechte nicht pauschal, sondern aufgrund der jeweiligen Funktion im Unternehmen. Das Prinzip stellt sicher, dass jede:r nur die Rechte hat, die für die Erfüllung der Aufgaben notwendig sind – was das Risiko unbefugter Zugriffe minimiert. Da Mitarbeitende auch mal die Rollen wechseln, müssen Zugriffsrechte regelmäßig aktualisiert werden. Diese Anpassungen lassen sich einfach durch Identity- und Access-Management-Systeme (IAM) automatisieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Die Integration von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) sorgt dabei für zusätzliche Sicherheit.

Daten verschlüsseln und schützen

Die Einhaltung von Datenschutzvorgaben ist zwar rechtliche Verpflichtung, doch in erster Linie ein zentraler Bestandteil des Vertrauens, das die Unternehmen bei ihren Kunden und Partnern aufbauen. Alle verarbeiteten Daten müssen laut DSGVO verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Verschlüsselungstechnologien wie Transport Layer Security (TLS) und Advanced Encryption Standard (AES) gewährleisten, dass sensible Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus geschützt bleiben. Während das TLS für die sichere Übertragung zuständig ist, stellt das AES eine sichere Speicherung der Daten sicher. Entscheidend ist aber die Art und Weise, wie solche Verschlüsselungsprotokolle angewendet werden: Encryption Keys müssen unbedingt während des gesamten Lebenszyklus geschützt werden – ein falscher Umgang gefährdet nämlich die gesamte Verschlüsselung. 

Agilität und Flexibilität als Schlüssel zum Erfolg

Die digitale Transformation der eigenen Systeme ist kein statischer Prozess. Ob geopolitsch dynamische Umstände oder Marktveränderungen, neue gesetzliche Vorgaben oder technologische Innovationen: Ein Unternehmen muss kontinuierlich auf Veränderungen reagieren können. Deshalb ist eine klare und vor allem auch flexible Datenstrategie wichtig. Denn nur sie ermöglicht die Bewahrung der nötigen Agilität – die gerade auch im Hinblick auf die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens wichtig ist. Wer heute in eine strukturierte Dateninfrastruktur investiert und frühzeitig auf Compliance und Datensicherheit setzt, wird für die Anforderungen der Zukunft bestens gerüstet sein.

Autor: Alexander Sommer, CEO, DSwiss