So einfach können kleine Firmen die GoBD einhalten

Digitale Rechnungen, elektronische Belegsammlung, computerisierte Weiterverarbeitung steuerrelevanter Dateien: Unternehmen haben sich im Zuge der Digitalisierung gegenüber dem Finanzamt an strenge Regeln bei ihrer Buchführung zu halten. Alles ist genau festgelegt in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). 

Bei Verstößen kann der Fiskus bei einer Betriebsprüfung sämtliche Aufzeichnungen verwerfen – mit der möglichen Folge, dass die Einnahmen und die Ausgaben geschätzt werden. Dies führt häufig zu hohen Steuernachzahlungen, weil das Finanzamt den Gewinn tendenziell höher ansetzt. 

Für große Unternehmen mit eigener Buchhaltungsabteilung stellt dies in der Regel kein Problem dar – wohl aber für kleine Firmen, Selbstständige und Freiberufler, die weder die Zeit noch die Kosten aufbringen können für eine formal einwandfreie elektronische Buchhaltung. Abhilfe schafft der Einsatz eines Datenmanagementsystems in der Cloud, das automatisch alle Anforderungen der GoBD (und natürlich auch der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO) erfüllt.

Ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt

Das Finanzamt will im Wesentlichen eines: Die steuerlich relevanten Geschäftsunterlagen müssen ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden. Dazu muss die Buchführung richtig, vollständig, geordnet, nachvollziehbar, nachprüfbar und nicht manipulierbar sein. Vor allem den letzten Punkt vernachlässigen viele Freiberufler, Selbstständige, Vereine und kleine Firmen, die eigentlich steuerehrlich sein wollen, aber in die Falle der mangelhaften Revisionssicherheit tappen und bei einer Betriebsprüfung dafür bitter büßen müssen.

In vielen Fällen werden Kalkulationen mit Excel vorgenommen, Angebote und Rechnungen mit Word erstellt. Die Crux: Beide Formate sieht das Finanzamt als nicht manipulationssicher an, weil sich die Zahlen später jederzeit verändern lassen, ohne dass dies nachvollziehbar ist. In den Standardordnern aufbewahrt ließe sich so, etwa wenn eine Betriebsprüfung ansteht, die Buchhaltung nachträglich beinahe beliebig frisieren. 

Datenmanagement mit revisionssicherer Archivierung

Abhilfe schafft ein Datenmanagementsystem, bei dem ausnahmslos alle Änderungen auch Jahre später noch lückenlos nachvollziehbar sind. Man spricht in diesem Zusammenhang von einer revisionssicheren Archivierung entsprechend den Richtlinien der GoBD. Konkret sind alle Bücher und Aufzeichnungen zu steuerlich relevanten Vorgängen, Belegen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Handelsbriefen bis zu den steuerrelevanten E-Mails revisionssicher aufzubewahren. 

TeamDrive erfüllt alle diese Anforderungen von selbst. Aus Nutzersicht werden alle Dokumente wie gewohnt in Ordnern gespeichert, aber das System sorgt im Hintergrund automatisch für die revisionssichere Aufbewahrung in der Cloud. Weiterer Vorteil: Da alle Daten mit einer hochsicheren Ende-zu-Ende-Verschlüsselung versehen werden, sind sie ebenfalls automatisch vor unbefugten Zugriffen etwa durch Cyberkriminelle geschützt. Zudem genügt das System den Anforderungen der DSGVO. Stichwort: drei Fliegen, eine Klappe.

Deutscher Anbieter empfohlen

Seit 2020 gelten für die erstmals 2015 eingeführten GoBD eine ganze Reihe verschärfter Auflagen. Eine Empfehlung, die sich daraus ableiten lässt, lautet: Wer von deutschen Finanzbehörden geprüft wird, ist gut beraten, seine Online-Finanzbuchhaltung inklusive sämtlicher Belege in einer deutschen Cloud abzulegen. Das bedeutet, dass die Server in Deutschland stehen sollten und es sich bei dem Cloudbetreiber um ein „echtes“ deutsches Unternehmen handelt. Eine deutsche Gesellschaft eines US-Anbieters genügt diesen Anforderungen nicht, weil ein solches Unternehmen neben der deutschen auch der US-Gesetzgebung unterliegt; dies kann allein schon beim Datenschutz zu ungewollten Folgen führen. Dabei ist zu bedenken: Viele für das Finanzwesen wichtigen Dokumente enthalten personenbezogene Daten, die nicht nur den GoBD, sondern auch der DSGVO genügen müssen.

Um keine Missverständnisse aufkommen zu lassen: Der Einsatz eines deutschen Datenmanagementsystems mit revisionssicherer Dokumentenablage entbindet nicht von der GoBD-Verpflichtung, die Verfahren zu dokumentieren. Nur eine vom Unternehmer aufgestellte Verfahrensdokumentation und natürlich die Einhaltung dieser Verfahren sorgen für die Erfüllung der GoBD-Anforderungen. 

Fazit: Für Freiberufler, Selbstständige, kleine und mittelgroße Firmen ist ein Cloud-Datenmanagementsystem empfehlenswert, das per se den Anforderungen an die deutsche Gesetzgebung inklusive GoBD und DSGVO entspricht. Wichtig ist dabei, dass alle diesbezüglichen Regeln automatisch erfüllt werden, um nicht im betrieblichen Arbeitsalltag darauf achten zu müssen und aus Unachtsamkeit Fehler zu begehen, die einen unter Umständen Jahre später einholen. Der Unternehmer hat seine Nutzung des Systems in einer Verfahrensdokumentation festzuhalten.