Datenzusammenführung: Der moderne Sisyphos

Vertrauen ist eine Währung, die sich nur schlecht in Euro und Cent aufwiege lässt. Eines steht jedoch fest: Ist das Vertrauen erst einmal verspielt, lässt es sich nicht so einfach wieder herstellen.

Das gilt nicht nur im Privatleben, sondern auch in Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Gerade in einer schnelllebigen Zeit, die durch Veränderungen und Unruhe geprägt ist, spielt der Faktor Vertrauen eine umso größere Rolle. Das hat Folgen für die Art und Weise, wie Unternehmen heutzutage geführt werden. Denn wer erfolgreich sein will, dem müssen die Kunden vertrauen. Das wiederum funktioniert nur, wenn ein Unternehmen zuverlässig ist und seine Produkte einwandfrei sind. Um das zu schaffen, muss die Unternehmensleitung jederzeit auf topaktuelle und korrekte Unternehmensdaten zugreifen können.

Was so trivial klingt, ist keineswegs selbstverständlich, denn in den allermeisten Firmen setzen sich die zentralen Unternehmensinformationen aus einer Vielzahl an Daten aus unterschiedlichsten Quellen zusammen. Der Dynamik des modernen Digitalzeitalters ist es geschuldet, dass das Zeitfenster für das Zusammenführen dieser Daten extrem klein ist. Ergo lässt sich das Problem nicht mehr mit Fleißarbeit lösen, sondern nur noch mit den richtigen Automatisierungskonzepten.

Finanzdatenerstellung und Vertrauen

In einer aktuellen Studie, die das Censuswide Marktforschungsinstitut im Auftrag von BlackLine kürzlich weltweit durchgeführt hat, zeigte sich, dass das Vertrauen in die Finanzzahlen nach wie vor zu wünschen übrig lässt. 40 Prozent der in Deutschland befragten Führungskräfte und Finanzspezialisten geben an, ihren eigenen Unternehmensdaten nicht vollständig zu vertrauen – weltweit waren es 37 Prozent. Ein interessanter Aspekt dabei: Je größer die Nähe der befragten Personen zur Erzeugung der Daten, umso geringer ist das Vertrauen in dieselben: 50 Prozent der internationalen und 33 Prozent der deutschen leitenden Finanz- und Buchhaltungsexperten verraten, dass sie den Finanzdaten, mit denen sie arbeiten, nicht vollumfänglich glauben.

Auch beim Cashflow führen die Studienergebnisse zu Handlungsbedarf: Das zweite Jahr in Folge bescheinigen erstaunliche 98 Prozent der international Befragten (97 Prozent in Deutschland), dass sie kein volles Vertrauen in die Transparenz des Cashflows ihres Unternehmens haben. Gleichzeitig gehen weltweit 37 Prozent der Fachleute (30 Prozent in Deutschland) davon aus, dass das Wissen über den Cashflow in Echtzeit für den Umgang mit unvorhersehbaren Marktveränderungen entscheidend ist. Ein Spannungsfeld, das größer kaum sein könnte.

Gründe für das mangelnde Vertrauen

Grundsätzlich stellt sich die Frage, warum die Richtigkeit der Finanzinformationen überhaupt angezweifelt wird. Dazu hat die Studie drei zentrale Einflussfaktoren identifiziert: die Vielzahl der Datenquellen im F&A, die mangelnde Automation der Abrechnungsprozesse sowie das vermehrte Arbeiten im Homeoffice.

Wer erfolgreich sein will, dem müssen die Kunden vertrauen.

Ralph Weiss, BlackLine

Weltweit gibt knapp ein Drittel der C-Suite sowie der Finanzspezialisten an, dass sie sich nicht sicher sind, ob in ihren Finanzdaten alles vollständig erfasst ist, da die Daten aus zu vielen verschiedenen Quellen kommen. Auffällig ist, dass dieser Aspekt in Deutschland im internationalen Vergleich weniger wichtig zu sein scheint. Hier geben nur 26 Prozent an, dass die Vielzahl der Datenquellen ein Problem ist. Auf den ersten Blick könnte vermutet werden, dass deutsche Unternehmen und Organisationen stark auf eine Datenkonsolidierung mit SAP, dem in Deutschland ansässigen ERP-Weltmarktführer, setzen. Das widerspricht aber der Tatsache, dass 34 Prozent der Finanzfachleute, also diejenigen, die mit den Systemen arbeiten, die Datenquellenvielfalt für problematisch halten, wogegen das nur 16 Prozent der C-Suite in Deutschland tun.

Interessanterweise werden die verschiedenen Datenquellen insbesondere in denjenigen Ländern als Gründe für mangelndes Vertrauen in die Finanzzahlen genannt, in denen die Digitalisierung bereits weit vorangeschritten ist. Was auf den ersten Blick irritierend erscheint, macht auf den zweiten Blick klar, dass die Digitalisierung keinem durchgängigen Konzept folgt. Denn als Digitalisierung kann man sowohl das Digitalisieren einzelner Systeme als auch der gesamten Prozesse bezeichnen. Das kann dazu führen, dass zwar eine hoch automatisierte IT-Systemlandschaft entsteht, diese jedoch durch viele Silos zu einer Heterogenität führt, die die Datenzusammenführung problematisch macht. In der Studie beispielsweise geben die USA (36 Prozent) und Singapur (37 Prozent) an, dass sich die Datenquellenvielzahl negativ auf das Vertrauen in die Finanzdaten auswirkt.

Lückenloser Datenaustausch

Man darf zwar festhalten, dass sich durchaus einige Unternehmen einer zielgerichteten Automatisierung und Modernisierung in Finance & Accounting (F&A) gewidmet haben, dadurch aber noch lange keine Konsolidierung der Daten stattgefunden hat. Folglich ist eine übergeordnete Steuerung schwierig und die Wirkung der einzelnen Lösungen verpufft. Im F&A beispielsweise können nicht integrierte Automation-Tools leicht dazu führen, dass Unternehmen auf Basis ungenauer oder sogar falscher Daten und Zahlen planen, weil trotz aller Automatisierung einzelner Aufgaben, kein durchgängiger Prozess etabliert wurde. Deshalb ist es ratsam eine Automation auf Basis von „End-to-end-Prozessen“ umzusetzen – idealerweise auf einer ganzheitlichen und integrativen Plattform. Anderenfalls müht sich Sisyphos auch in Zukunft weiter ab.

Themen wie Continuous Accounting und Predictive Accounting, bei denen Buchungen im Finanz- und Rechnungswesen hochautomatisiert und zeitlich verteilt erfolgen, können helfen, diese Herausforderung zu meistern. Diese Trends, nicht zuletzt durch KI stark getrieben, stellen Zukunftsszenarien dar. Voraussetzung dafür: eine durchgehende Datenbasis, in der Daten aus den unterschiedlichen Quellen konsolidiert und damit zuverlässig und in hoher Qualität und Aktualität verarbeitbar werden.

Am Beispiel einer plattformübergreifenden Struktur im F&A lässt sich festmachen, wie wertvoll dieses Konzept ist, denn es eröffnet den Verantwortlichen – in diesem Fall den CFOs – genau die Betätigungsfelder, die Unternehmen für eine gesicherte Zukunft benötigen: Das Erstellen von belastbaren Analysen und Szenarien, um dem Management Entscheidungshilfen zu geben. Nicht nur durch den Zeit-, sondern vielmehr durch den Qualitätsgewinn einer übergreifenden, konsolidierten Automation und des dadurch realisierbaren Continuous Accountings werden dem CFO und den Finanzexperten die nötigen Werkzeuge für die Unternehmenssteuerung übertragen.

Fazit

Eine plattformbasierte Automation, beispielsweise mit BlackLine, ermöglicht ein modernes und kontinuierliches Accounting. Es hilft nicht nur einzelne Prozesse in der Finanzabteilung zu optimieren, sondern sorgt zudem für mehr Validität bei den Finanzzahlen, einer hohen operationalen Agilität und damit für mehr Vertrauen ins Unternehmen.