Abhängigkeit von Excel muss überdacht werden

Allzu lang haben sich Unternehmen auf Excel verlassen, sogar für ihre Finanzabschlüsse, wobei es doch Tools gibt, die viel besser dafür geeignet sind. Die Finanzkonsolidierung, das Close-Management und das Reporting (kurz: FCCR) sind nicht nur eng verzahnt, sondern auch für den erfolgreichen Betrieb eines Unternehmens unabdingbar. Und doch gibt es Unternehmen, die immer noch auf Spreadsheets setzen, statt spezielle Software zu verwenden. „Dieser Excel-Wahn muss ein Ende haben, insbesondere in der Buchhaltung“, so Michael Lengenfelder, Vice President FP&A bei Unit4, eines Anbieters von cloudbasierten Unternehmensanwendungen für kunden- und mitarbeiterorientierte Organisationen.

Die Prozesse des Finanzabschlusses werden oft als selbstverständlich angesehen und bekommen kaum Beachtung, es sei denn, sie sind gehörig schiefgelaufen. Aber es ist beängstigend, dass einige Unternehmen noch immer für ihre gesamten Finanzprozesse Spreadsheets verwenden.

Datenbasiert

Werfen wir einen Blick auf einige Daten und einen aufschlussreichen Bericht von Dresner von Oktober 2022 mit dem Titel Wisdom of Crowds Financial Consolidation, Close Management and Financial Reporting Market Study. Dresner stellte fest, dass nur 60 Prozent der befragten Unternehmen Spezialsoftware, sogenannte FCCR-Software verwenden. Zum Vergleich: Im Vorjahr waren es noch 62. Und nur ein Drittel der Befragten haben nicht vor, dies zu tun.

Dies ist ein durchaus besorgniserregendes und etwas bizarres Phänomen. Der Trend geht in die falsche Richtung, was scheinbar mit dem Alter und der Größe eines Unternehmens einhergeht.

Laut Dresner: „Je älter das Unternehmen, desto wahrscheinlicher ist es, dass es FCCR-Software einsetzt. Für Unternehmen, die seit etwa 16 Jahren agieren, ist die Wahrscheinlichkeit am höchsten, dass sie FCCR-Software nutzen, während Unternehmen, die seit 5 bis 16 Jahren aktiv sind, entweder FCCR-Software evaluieren oder ihre zukünftige Verwendung in Betracht ziehen.“

Nun ist es aber nicht so, dass es nur die kleinen oder jüngeren Unternehmen sind, die auf FCCR-Software verzichten. So verwenden 25 Prozent der großen Unternehmen mit 1.000 bis 10.000 Mitarbeitenden und 29 Prozent der Konzerne (ab 10.000 Mitarbeitenden) ebenfalls keine Spezialsoftware für ihre Finanzprozesse.

Im Excel-Wahn

Aber was, wenn keine Spezialsoftware, verwenden diese Unternehmen denn? Viele strapazieren entweder ihre ERP-Systeme bis ans Äußerste oder verwenden ein internes System. Aber es gibt auch jene, die dafür auf das gute alte Spreadsheet zurückgreifen.

Sie verfallen in einen Excel-Wahn, der ansteckt. Seit Jahrzehnten nutzen Millionen von Menschen dieses Tool jeden Tag für die Finanzprozesse, so vertraut und benutzerfreundlich ist es. Aber Excel kann in gewissen Aspekten einfach nicht mit den eigens für die Finanz- und Buchhaltungszwecke entwickelten Tools mithalten. Sie sollten sich im Klaren darüber sein, dass Sie ein Risiko eingehen, wenn Sie es für einen der wichtigsten Aspekte der steuerlichen Redlichkeit verwenden. Risiken einzugehen, sollte jedem CFO ein Gräuel sein. Und doch sind meine Erfahrung und die Forschungsergebnisse von Dresner der beste Beleg dafür, dass viele Unternehmen dies weiterhin tun.

Best Practice

Für den Finanzabschluss ist es ideal, ein umfassendes ERP-System mit einem speziellen FCCR-Modul mit vorkonfigurierten Integrationen zu kombinieren, damit Sie stets alle Quelldaten zur Hand haben. Denn dadurch können Sie den Vorgängen und Prozessen schnell auf den Grund gehen und können besser nachvollziehen, wie diese sich auf die finanzielle Performance auswirken.

Ich würde sogar noch einen Schritt weiter gehen und argumentieren, dass wir unsere Denkweise über Finanzsoftware anpassen müssen. Immer mehr Unternehmen verwenden FP&A-Software, ebenso wie Business-Intelligence- und Enterprise-Performance-Management-Software. Warum? Denn sie sind auf Daten angewiesen, um Geschäftstrends zu verstehen, Stärken und Schwachstellen in ihrem eigenen Betrieb zu erkennen, Herausforderungen und Chancen zu identifizieren und Erfolgsstrategien festzulegen und gegebenenfalls ihren Kurs zu korrigieren.

Daten regieren jetzt die Welt. Diese Binsenweisheit trifft heute mehr zu denn je. Daten sind das Bollwerk, ohne das Unternehmen ungeschützt zurückgelassen werden sowie sinn- und planlos umherirren. In diesem Zusammenhang ist es interessant, dass laut Dresner 64 Prozent der Unternehmen, die FCCR-Software verwenden, angeben, dass alle ihre Entscheidungen datenbasiert sind. Jene mit Weitblick möchten, dass sich ihre Unternehmen mit den Tools ausstatten, mit denen sie ihre Umgebung im Blick behalten und sich einen Überblick verschaffen können. Denn dies liefert ihnen zuverlässige Daten und den nötigen Kontext, um intelligente Entscheidungen zu treffen.

Vergleichen Sie es zu jenen, die weiterhin auf Excel bestehen. Sie werden kaum eine Chance haben, Anomalien zu erkennen, Wahrscheinlichkeiten zu prüfen oder Schutzmaßnahmen zu automatisieren. Anders gesagt: Diejenigen, die für Finanzkonsolidierungen, Abschlüsse und Reporting zuständig sind, sind die Torhüter in einem Fußballteam. Ihre Aufgabe besteht darin, ihr Tor zu verteidigen. Wenn Sie ihnen nicht die richtigen Tools an die Hand geben – in unserem Falle wären dies zum Beispiel die Links- und Rechtsverteidiger oder die Torwarthandschuhe, werden sie ihren Job nicht machen können.

Die Verwendung eines Produktivitätstools wie Excel für die Finanzabschlüsse oder das Forecasting sollte daher der Vergangenheit angehören. Es gibt weitaus bessere Alternativen.

Autor: Michael Lengenfelder, Vice President Application Design FP&A