Thought Leadership
Wer in Zeiten der Digitalisierung als Unternehmen weiterhin wirtschaftlich arbeiten will, kommt nicht am Begriff des Datenmanagements vorbei. Dieser umfasst eine Vielzahl von Themenbereichen, die von der methodischen über die konzeptionelle und organisatorische bis hin zur technischen Verwaltung der Daten reicht.
Laut einer Studie des Softwareherstellers Veritas Technologies verlieren deutsche Unternehmen jährlich rund zwei Millionen Euro aufgrund von schlechtem Datenmanagement, weil die Mitarbeiter zu viel Zeit mit der Verwaltung der Daten verbringen.
„Ein paar Punkte gibt es für ein effektives und praktikables Datenmanagement zu beachten. Dazu gehören neben der Datenpflege auch eine geordnete Erfassung, eine immer gleich angelegte Strukturierung und schließlich der Schutz und die Sicherung der Daten“, sagt Torben Belz, Geschäftsführer der Plutex GmbH in Bremen.
Daten im Überblick
In den letzten Jahren hat das Datenvolumen exponentiell zugenommen und somit ist auch die Notwendigkeit der adäquaten Speicherung gestiegen. Ein Datenwachstum von 30 Prozent pro Jahr stellt dabei keine Seltenheit dar. Zum einen hat das den Hintergrund, dass Geschäftsprozesse immer digitaler ablaufen, und zum anderen gibt es inzwischen rechtliche Regelungen, die eine Archivierung über längere Zeiträume vorschreiben. Es empfiehlt sich zunächst, vorhandene Daten zu strukturieren, damit unterschiedliche Modelle für die langfristige Speicherung und den Zugriff auf bestimmte Daten verwendet werden können.
„Um sich einen Überblick zu verschaffen, hat es sich in der Vergangenheit bewährt, Prozesse, Informationsobjekte und Anwendungen gegenüberzustellen und so die vorhandenen Strukturen aufzugliedern“, berichtet Belz.
Strukturiert vorgehen
Im Anschluss an die neutrale Begutachtung der Daten erfolgt eine Bewertung. Damit können Unternehmer ihre Daten strukturieren und anschließend bei der Datensicherung unterschiedlich handhaben. Kalte Daten sind archivierte oder gelöschte Dateien. Die warmen hingegen, auch analysierte Daten genannt, bestehen nur im Hintergrund und werden nicht mehr aktiv genutzt. Heiße oder verwendete Daten finden dagegen täglich Anwendung und sind in jeglichen Arbeitsprozessen integriert.
Dieses Prinzip lässt sich am Beispiel von E-Mails gut erläutern: Es gibt archivierte E-Mails, die zwar gespeichert bleiben müssen, jedoch nur eine geringe Aufmerksamkeit benötigen. Diese Dateien zählen zu den kalten Daten. E-Mails, die Unternehmen zwar noch verwenden, aber nicht mehr verändern, gehören zu den warmen und E-Mails aus dem täglichen Gebrauch sind heiße Daten. Manche Unternehmen behandeln jede Kategorie gleich und speichern alle Daten auf dieselbe Weise. Dabei entstehen jedoch unnötige Kosten und die Fülle von Daten verlangsamt den Server, da beispielsweise kalte Daten genauso häufig ein Back-up durchlaufen wie warme oder heiße.
Sicher speichern
Für viele Unternehmen ist es schwierig, Datenmanagement auf hohem Niveau selbst durchzuführen. Oft fehlen Ressourcen wie nötige Manpower oder die Räumlichkeiten bieten keinen ausreichenden Schutz. In diesem Fall empfiehlt es sich, auf einen Profi zu vertrauen. So bleibt der Fokus der Unternehmer auf ihrem Kerngeschäft bestehen und gleichzeitig erhöht sich die Leistung der Server. Außerdem finden Mitarbeiter schneller relevante Daten, was Geld und Nerven spart.
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