Thought LeadershipDie Bedeutung eines funktionierenden Risikomanagements hat sich am Beispiel der Finanzwirtschaft in den vergangenen Monaten mehr als deutlich gezeigt. Doch nicht nur Kreditinstitute müssen heute komplexe Risiken managen.
Auch in anderen Branchen ist das Managen von Risiken ein wichtiges Thema. Das Beispiel der AREVA Energietechnik GmbH zeigt, wie ein umfassendes Business Continuity Management für alle Geschäftsprozesse Unternehmen dabei hilft, Schwachstellen zu erkennen, Notfallpläne zu entwickeln und dadurch für Krisen bestens gerüstet zu sein.
Jährlich werden Unternehmen von Wirtschaftsprüfern „auf Herz und Nieren“ untersucht. Dabei wird zunehmend auch das Risikomanagement begutachtet. Dieses wird für Unternehmen immer wichtiger, zum einen, da die Fülle von Gesetzen und Regelungen immer komplexer wird, zum anderen, da die Sensibilisierung für Notfälle durch Terroranschläge deutlich zugenommen hat. So wird das Risiko mittlerweile nicht nur in der Finanzbranche, sondern in allen Branchen evaluiert. Dabei entwickeln sich Business-Continuity-Prozesse zum festen Bestandteil eines modernen Risikomanagements.
Ganzheitliches System für alle Geschäftsprozesse
Diese Marktentwicklung hat die AREVA Energietechnik GmbH frühzeitig erkannt und sich dafür entschieden, ein Business Continuity Management (BCM) für alle Geschäftsprozesse einzuführen. BCM ist dabei ein ganzheitlicher Prozess, mit dem Unternehmen ihre Risiken und deren Auswirkungen besser managen können.
Das Energietechnikunternehmen verfolgte mit der Implementierung von Business Continuity Management mehrere Ziele: Erstens galt es, die Prozesse zu definieren und einen einsatzfähigen Risikoplan zu erstellen. Zweitens sollte eine systematische Bewältigung von Notfallsituationen vorbereitet werden. Und drittens sollten die Mitarbeiter für die Existenzsicherung bei Risiken sensibilisiert und es sollte insgesamt die wirtschaftliche Existenz abgesichert werden.
Da sämtliche Standorte des Energietechnikunternehmens eigenständig agieren können, entschloss sich AREVA T&D, einen Pilotversuch für das Business- Continuity-Programm durchzuführen. Die im Werk Regensburg gewonnenen Erfahrungen sollen anschließend auch den anderen Standorten und Werken in Deutschland zugute kommen.
Als externen Dienstleister entschied sich AREVA T&D für Devoteam Danet. Das IT-Beratungsunternehmen setzte sich in der Ausschreibung gegen diverse andere Dienstleister durch. Die Gründe für die Entscheidung waren vielfältig. „Devoteam Danet hat von Anfang an einen kompetenten Eindruck gemacht“, erläutert Stephan Bruse, Leiter des IT-Service-Centers Regensburg. Die BCM-zertifizierten und erfahrenen Berater hätten sowohl die Standards und Methoden plausibel vorgestellt als auch eine Prognose möglicher Ergebnisse für AREVA T&D ausgearbeitet. Bruse weiter: „Die Geschäftsprozesse im Werk Regensburg sind sehr spezifisch, deshalb haben wir auf ein ganzheitliches und an unsere Anforderungen angepasstes Busines- Continuity-Programm Wert gelegt.“
Etablierte Methode beschleunigt das Projekt
Der Lenkungskreis des Projekts setzte von Anfang an auf den „Good Practice Guide“ des Business Continuity Institut (BCI). Durch die Entscheidung, mit einer etablierten Methode zu arbeiten, konnte das Projekt sehr zügig beginnen. In einem ersten Schritt wurde das Business- Continuity-Management-Programm mit den Erwartungen und Anforderungen des AREVA T&D-Managements abgeglichen.
Die Devoteam Danet-Berater konzentrierten sich dabei auf den ersten Teil des Lebenszyklus eines BCM-Programms: „Understanding the Organisation“. Sie identifizierten zuerst die Produkte und Dienstleistungen und machten sich ein umfassendes und gleichzeitig tiefgründiges Bild von AREVA T&D. Anschließend studierten sie die Dokumentation der vorhandenen Geschäftsprozesse.
Auf dieser Grundlage erstellten die Berater einen individuellen Fragenkatalog für die Ist-Aufnahme und Risikobewertung. Die Prozessverantwortlichen erhielten anschließend den detaillierten Fragenkatalog und konnten sich so gezielt auf die Interviews vorbereiten. „Die Informationen und Daten konnte ich unserem monatlichen Reporting und den Marketinganalysen entnehmen“, so Thomas Semmelmann, Leiter Service am Standort Regensburg von AREVA T&D. „Im gezielten Interview haben wir herausgearbeitet, welche Störungen und Unterbrechungen auftreten können und wie schnell diese für unsere Existenz bedrohlich sein können. Eine Vorbereitung auf mögliche Risiken ist deshalb unerlässlich.“ Insgesamt führten die Berater von Devoteam Danet zehn Interviews mit den jeweiligen Prozessverantwortlichen durch und trugen danach alle Informationen für eine detaillierte Analyse zusammen.
Nach den Interviews flossen die erhobenen Daten in eine Business-Impact- Analyse und ein Risk Assessment ein. In der Business-Impact-Analyse wurden die geschäftskritischen Prozesse bewertet und festgelegt. Sie filterten die Devoteam Danet-Berater dabei nach der Bedeutung in der Wertschöpfungskette heraus. Anschließend nahmen sie im Risk Assessment eine Risikoanalyse für diese Prozesse vor. Dabei wurden Risiken aus den Bereichen Geschäftsprozesse, Prozesse in Verbindung mit Informationstechnologie, verhaltensbedingte Risiken, Standort, Verkehrswege, Nachbarschaft sowie Naturkatastrophen untersucht. Für jedes Risiko wurden eine Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkungen auf das Geschäft prognostiziert sowie erste Empfehlungen für präventive Maßnahmen ausgesprochen.
„Durch die Business-Impact-Analyse und das Risk Assessment wissen wir, welche potenziellen Risiken wir haben und wie sich diese auf unser Geschäft auswirken könnten“, erläutert Thierry Tricot, Standortleiter von AREVA T&D Regensburg. Das Unternehmen kenne jetzt die empfindlichen Stellen und könne sich nun gezielt auf Notfallsituationen vorbereiten.
Nachhaltiger Nutzen
So könne AREVA T&D auch seiner unternehmerischen Sorgfaltspflicht besser nachkommen. „Sehr wichtig ist ebenfalls, dass wir unsere Widerstandskraft erhöhen und robuster werden. Unsere Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner können sich auch unter widrigen Umständen auf uns verlassen“, beschreibt Tricot den Nutzen und die Vorteile des Business-Continuity-Management- Programms für AREVA T&D.
Die Business Impact Analyse demonstrierte AREVA T&D darüber hinaus auch, wie sich der zeitliche Verlauf eines Schadensereignisses auf die finanzielle Situation oder die Reputation des Unternehmens auswirkt. Außerdem zeigte sie, wie stark die Abhängigkeit der einzelnen Prozesse von gemeinsamen Ressourcen wie der Informationstechnologie (IT) tatsächlich ist.
Dank der Business-Impact-Analyse und des Risk Assessment können die IT-Budgets künftig gezielter als früher eingesetzt werden, um die vitalen Geschäftsprozesse abzusichern. Nicht zuletzt werden die Ergebnisse der Business-Impact-Analyse und des Risk Assessment Report – durch die Anwendung von international anerkannten Standards (Good Practice Guideline, BS25999) – auch bei internen Audits und der jährlichen Wirtschaftsprüfung voll und ganz akzeptiert.
Hohe Sicherheit oder geringes Risiko
Durch den ersten Projektabschnitt hat AREVA T&D die Grundlagen für ein kontinuierliches Business Continuity Management gelegt. Das Unternehmen ist nun am Standort Regensburg in der Lage, sich gegen vielfältige Risiken angemessen abzusichern. In der Business-Impact- Analyse wurden bereits erste Empfehlungen ausgesprochen. Demnächst sollen die Business-Impact-Analyse und das Risk Assessment zudem deutschlandweit verbreitet werden. Darüber hinaus ist vorgesehen, den begonnenen Weg zu einem umfassenden BCM-Programm weiterzugehen.
Im Zuge dessen werden die heute bei AREVA T&D bereits vorhandenen Notfallpläne um die im BCM gewonnenen Erkenntnisse ergänzt, so dass künftig in und nach Krisensituationen noch schneller und zielgerichteter reagiert werden kann. Durch die Integration des Projekts in das bestehende Qualitätsmanagement stellt AREVA T&D sicher, dass die eingeübte Krisenintervention als kontinuierlicher Prozess eingesetzt wird, der sich so auch an schnell ändernde Randbedingungen anpasst.
Michael Arnold
Business Continuity Management
Business Continuity Management (BCM) ist ein ganzheitlicher Managementprozess, der in den Business Continuity Institute Good Practice Guidelines definiert ist. Er ermöglicht es, potenzielle Schäden zu erkennen, die eine existenzielle Bedrohung für eine Organisation darstellen können. BCM schafft einerseits eine Grundstruktur für mehr Stabilität. Anderseits befähigt es Organisationen zu einer wirksameren Reaktion, um die Interessen der wichtigsten Anteilseigner, das Ansehen, den Markennamen und die wertschöpfenden Tätigkeiten zu schützen.
