„Wir sind alle Projektmanager“ – und die Folgen

Die Abhängigkeit von mehreren, fragmentierten Instrumenten in einer wachsenden Anzahl von funktionsübergreifenden, verteilten Teams führt zum Scheitern von Projekten und zu Kommunikationsfehlern.

Eine neue globale Studie von Planview, einem führenden Anbieter von Lösungen für das Work- und Ressourcenmanagement, zeigt die wachsenden Herausforderungen für eine zunehmend virtuelle und geografisch verteilte Belegschaft auf. Laut den Ergebnissen einer Umfrage unter 650 Wissensarbeitern verlieren Teams bis zu 20 Stunden pro Monat aufgrund von Tools, die nicht im gesamten Unternehmen integriert oder zentralisiert sind.

Ganz gleich, ob Teammitglied, Projektmanager oder Führungskraft: Alle verfolgen das Ziel, Projekte schneller und effizienter bereitzustellen.

Die zentralen Ergebnisse zeigen die universellen Herausforderungen bei der Verwaltung von Teams und Projekten.

1. Jeder ist ein Projektmanager. Zwei von drei Befragten gaben an, Projekte zu leiten, ohne den offiziellen Titel eines Projektmanagers zu tragen und weder zertifiziert noch geschult worden zu sein. Diese „zufälligen“ Projektmanager halten sich nicht an Projektmanagement-Standards und tragen so zur Verbreitung von fragmentierten und isolierten Instrumenten bei.
2. Teams werden immer vielfältiger und virtueller. Achtzig Prozent der Befragten arbeiten funktionsübergreifend zusammen (40 Prozent mehr als bei der Umfrage 2015) und 59 Prozent sind geografisch verteilt (30 Prozent mehr als bei der Umfrage 2015). Diese Praxis bedeutet, dass sich Manager mit Kommunikationsherausforderungen auseinandersetzen müssen, die vor drei Jahren einfach noch nicht verbreitet waren.
3. Das Projektmanagementbüro (Project Management Office, PMO) hat ein wirtschaftliches Interesse und steuert 72 Prozent der Projekte in der gesamten Organisation. Diese Top-Down-Ausrichtung bei Standard-Projektmanagementprozessen bedeutet, dass mehr Projekte auf strategische Ziele und das Unternehmenswachstum zurückgeführt werden. Dies führt für die Projekte zu mehr Komplexität und Verantwortlichkeit. Projektmanager befinden sich hier zwischen zwei Stühlen und müssen nun die vielen verschiedenen Arbeitsweisen ihrer Teams angleichen, um dem PMO einen Standardbericht über Fortschritte, Statusaktualisierungen und Kosten liefern zu können.
4. Zu viele unterschiedliche Tools schaden der Produktivität des Teams. Teams verwenden durchschnittlich sechs verschiedene Tools für die Zusammenarbeit; E-Mail, Audiokonferenzen, Webkonferenzen und Tabellenkalkulationen stehen hierbei ganz oben auf der Liste. Darüber hinaus nutzen 25 Prozent der Befragten verschiedene Tools. Dies führt zu Fehlkommunikation und Produktivitätsverlust bei der Verwaltung von Projekten über diese nicht verbundenen Tools hinweg.
5. Die Produktivität sinkt, weil die Teams mehr Zeit verlieren. Teams verschwenden jetzt mehr als 20 Stunden pro Monat, um die Herausforderungen der Zusammenarbeit zu meistern. Aber diese Herausforderungen bei der Zusammenarbeit verschwenden nicht nur Zeit: 54 Prozent nannten verpasste Termine, 35 Prozent erwähnten eine Verringerung der Qualität und bei 26 Prozent traten Budgetüberschreitungen auf.

„Moderne Teams sind geografisch verstreut und oft virtuell, verlassen sich aber weiterhin stark nur auf Tabellenkalkulationsprogramme und E-Mails. Durch ineffektive Kommunikation können Teams jedes Jahr fast neun Wochen verlieren“, so Zach McDowell, Produktmanager bei Planview. „Es wird immer komplexer, die vernetzten Produkte und Dienstleistungen von heute zu entwickeln. Teams müssen daher Zugang zu integrierten Lösungen haben, die den Fortschritt, Engpässe, Chancen und Ergebnisse organisationsübergreifend sichtbar machen.“

Details aus der globalen Umfrage zur Projektzusammenarbeit 2018 können Sie HIER abrufen.