IT-Abteilungen müssen umdenken, um sich für die Zukunft zu rüsten

Das Digitalisierungszeitalter bringt viele Neuerungen mit sich – technologisch wie strukturell. Forciert werden diese zudem durch den Transformationsdruck sowie den massiven Fachkräftemangel.

Marktbeobachtungen lassen einen Paradigmenwechsel erkennen: Immer mehr Unternehmen greifen bei digitalen Transformationsprojekten mangels Mitarbeitern und Knowhow auf externe Berater und Dienstleister zurück. Dieses Outsourcing-Revival eröffnet überlasteten IT-Abteilungen neue Perspektiven.

Seit Jahren wird über den befürchteten Fachkräftemangel debattiert. Leider wurde zu wenig Zeit darauf verwendet, konkrete Lösungskonzepte zu entwickeln. Zwar gibt es Versuche, junge Talente und neue Mitarbeiter mit attraktiven Arbeitsplätzen, guten Vertragskonditionen und einer ausgeglichenen Work-Life-Balance zu ködern – doch das reicht bei weitem nicht mehr. Laut Bitkom sind in der IT aktuell 96.000 Stellen unbesetzt. Das sind 12 Prozent mehr als im vergangenen Jahr. Kein Wunder also, dass zwei von drei Unternehmen eine Verschärfung der Personalnot befürchten. Was also bleibt den Unternehmen anderes übrig, als neue Wege zu gehen und das fehlende Fachwissen sowie die mangelnde Arbeitskraft über externe Dienstleister und Berater zu kompensieren?

Je früher – umso besser

Wie folgenschwer der Fachkräftemangel inzwischen für die Unternehmen geworden ist, zeigt eine aktuelle Studie von Natuvion. Demnach musste bereits mehr als ein Drittel (32 Prozent) der befragten Unternehmen die bittere Erfahrung machen, dass sie für die Planung und Umsetzung ihrer digitalen Transformationsprojekte früher auf externe Berater hätten setzen sollen. Ein schmerzhaftes Learning, das mit Kosten, Zeitverlust und Frustration einhergeht.  Das gilt vor allem für komplexe und langwierige IT-Projekte, wie etwa die digitale Transformation.

Und die Erwartungen an die digitale Transformation der Unternehmen sind groß. Ein Mehrwert, den man sich von der Digitalisierung beispielsweise erhofft ist, dass man so besser in der Lage ist, Workflows zu automatisieren und die Mitarbeiter zu entlasten. Die komplexen Transformationsprojekte sollen also mit einem Minimum an Personal umgesetzt werden, damit langfristig nicht noch mehr Mitarbeiter nötig sind – das immerhin sehen laut Studie 23 Prozent der Unternehmen so.

Diese Einschätzung mag stimmen, aber die IT-Verantwortlichen kämpfen somit gleich an zwei Fronten: Einerseits müssen sie die bereits bestehenden Aufgaben mit einem kleinen Team bewältigen und andererseits so wegweisende Projekte wie die Transformation planen und umsetzen. Kein Wunder, dass nur 26 Prozent der IT-Spezialisten den digitalen Wandel forcieren, wogegen 60 Prozent der Geschäftsführungen hier auf Fortschritte drängen.

Und ein weiterer Faktor kommt hinzu: Die Weltwirtschaft lebt vom Wachstum – ebenso die einzelnen Firmen. Wenn dies aus eigner Kraft nicht möglich ist, setzen viele Unternehmen auf den Aufkauf anderer Firmen. Diese Merger-und-Acquisition-Aktivitäten haben sich seit Beginn der Corona-Pandemie verstärkt und tragen ihrerseits zur digitalen Transformation der Unternehmen bei. Warum? Weil die Fusion von Unternehmen unweigerlich das Zusammenführen ihrer IT-Systeme mit sich bringt. Das wiederum führt in der Regel dazu, dass die innovativen, zukunftsführenden Systeme und Prozesse für das gesamte Unternehmen adaptiert werden. Prompt gibt es ein zusätzliches neues Projekt, um das sich die IT kümmern muss. 

Don´t do it yourself

Was können die IT-Verantwortlichen aber auch die Business-Entscheider tun, um dieses Dilemma in den Griff zu bekommen? Auf keinen Fall sollten sie zum „Do-it-yourself-Prinzip“ greifen. Zielführender ist es, sich frühzeitig nach externer Unterstützung umzusehen. Doch gerade im Kontext der digitalen Transformation unterliegen viele IT-Verantwortliche dem Trugschluss, die notwendigen Analysen, Datenaufbereitungen und Qualitätsprüfungen selbst durchführen zu können. Dabei gibt es zahlreiche Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen, die langjährige Erfahrung mit Transformationen aller Art haben. Anders als die Mitarbeiter in den IT-Abteilungen, die nur alle 7-9 Jahre einmal ein solches Projekt umsetzen, ist es das Daily Business der Experten, IT-Systeme zu transformieren – strukturell, technisch, prozessual und unter Einbeziehung der betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter.

Deshalb sollte man die Finger davonlassen, ein Transformationsprojekt ausschließlich mit der eigenen IT-Stammmannschaft zu realisieren. Das vermeintlich gesparte Geld wird nicht selten zum Schluss doppelt und dreifach ausgegeben, weil sich Fehler, die sich am Anfang noch hätten verhindern lassen, summieren. Dieser Problematik und der Tatsache, dass den Mitarbeitern das nötige Knowhow fehlt, sind sich sogar 35 Prozent der in der Natuvion-Studie befragten Unternehmen bewusst – allein es fehlt der Mut, die überfälligen Veränderungen herbeizuführen.

Expertenwissen und -Workforce on demand

Das frühzeitige Einbinden externer Experten ist also keine Bankrott-Erklärung. Im Gegenteil. Es ist Beleg dafür, dass die IT-Verantwortlichen die Situation sowie die eigene Verantwortung richtig einschätzen. Das sehen auch 42 Prozent der Unternehmen so. Demnach bewerten sie die Einbindung externer Berater als eine zielführende organisatorische Maßnahme für mehr Zukunftssicherheit. Warum also noch warten?

Die IT-Leiter dürfen sich nicht scheuen, Aufgaben und Verantwortung aus der Hand zu geben. Nur wer sich freischwimmt und den Überblick behält, hat im heutigen, komplexen IT-Umfeld eine Chance, den richtigen Weg einzuschlagen und flexibel auf potenzielle Veränderungen zur reagieren. Hinzukommt ein weiterer Aspekt, mit dem die Einbindung externer Berater und Dienstleister auf den Erfolg eines Unternehmens und das Standing der IT einzahlt: Es sind deren Expertise und das Netzwerk. Transformations-Experten wissen beispielsweise genau, nach welchen Kriterien sich die Qualität von Unternehmensdaten beurteilen lässt. Das Einhalten von Compliance-Vorgaben gehört zu ihrem Daily Business und sie kennen die Tipps und Tricks, mit denen es gelingen kann, eine Transformation mit möglichst geringen Down-Times umzusetzen. Ausgewiesene Transformations-Experten haben Erfahrung im Aufsetzen von Testumgebungen, Automatisieren von Prozessen und Kommunizieren von Neuerungen unangenehmer Wahrheiten.

Fazit

Kurz gesagt: Mit ihrem Wissen, den Kontakten sowie der Praxiserfahrung können die unternehmensinternen IT-Fachkräfte nur schwer mithalten. Gefragt ist Mut zur Veränderung. Die IT-Verantwortlichen sollten also dringend umdenken und sich der vorhandenen Outsourcing-Möglichkeiten bedienen. Nur so können sie dem Digitalisierungsdruck und dem Fachkräftemangel aktiv entgegentreten. Und sollte es nicht funktionieren – was dann? Kein Problem. Dann können sie sich hinter den Beratern verstecken. Das sollte das Outsourcing doch allemal einen Versuch wert sein.