Digitale Transformation: Erfolgsfaktor Mensch

Die Digitalisierung schreitet weltweit voran und verändert dabei die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend. Ihre transformative Kraft wird unsere Arbeitswelt und Gesellschaft auch in Zukunft maßgeblich prägen.

Doch mit der Einführung digitaler Technologien ist es längst nicht getan. Soll die Transformation langfristig gelingen, muss der Mensch in den Mittelpunkt des Wandels gestellt werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Unternehmen, die die Digitalisierung vorantreiben wollen, benötigen das Wissen und die Fähigkeiten, um die neuen technologischen Möglichkeiten optimal zu nutzen. Dabei dürfen sie sich nicht alleingelassen fühlen, sondern müssen stets von ihrem Unternehmen begleitet werden. Doch wie gelingt dieser Brückenschlag zwischen notwendiger Digitalisierung und Akzeptanz der neuen Technologien und Prozesse?

Veränderungsprojekte erzeugen Bedenken und Widerstand

Die Einführung digitaler Technologien ändert viele Arbeitsweisen. Das führt zu Verunsicherung bei den Beschäftigten, die sie sich mit neuen Tools und in einer neuen Arbeitsumgebung zurechtfinden müssen. Bestehende Fähigkeiten und Kenntnisse sind dann oft nicht mehr aktuell und müssen angepasst oder gänzlich neu erlernt werden. Die damit verbundene Unsicherheit ist ein zusätzlicher Stressfaktor („Techno-Stress“) und kann bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Gefühl auslösen, dass ihre bisherigen Fähigkeiten durch Digitalisierung und Automatisierung obsolet sind. In diesem Zusammenhang spricht man auch von sieben emotionalen Zuständen, die Mitarbeitende während eines Change-Prozesses erleben.

Nach einem ersten Schock und der intuitiven Ablehnung neuer Prozesse und Technologien, folgt in der Regel die Einsicht, dass Veränderungen notwendig sind und wichtige Chancen bieten. Das Vorhaben wird dann erstmals akzeptiert und dazugehörige Tools und Prozesse ausprobiert. Mitarbeitende erkennen dabei, wie sie von der Digitalisierung profitieren können und dass ihre bisherigen Kompetenzen nicht obsolet, sondern neu ausgerichtet werden. Auf dieser Erkenntnis basierend werden neue Technologien und Arbeitsabläufe schließlich in den Arbeitsalltag integriert.

Teilhabe, Transparenz und Kommunikation – wie Unternehmen Veränderungsprozesse optimal begleiten

Ein Change-Prozess ist natürlich kein Selbstläufer. Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden bei Veränderungsvorhaben angemessen begleiten und die Akzeptanz des Wandels positiv fördern. Gelingt das nicht, kann es negative Folgen nach sich ziehen. Wie neue digitale Arbeitsprozesse und Tools zusätzlichen Stress verursachen, zeigt beispielsweise eine Untersuchung in den USA, die einen Zusammenhang zwischen Burnout bei Krankenhausärzt*innen und der Einführung der elektronischen Patientenakte bestätigt. Die befragten Ärzt*innen und Pfleger*innen monierten unter anderem die mangelnde Kompatibilität  der elektronischen Patientenakte zwischen den einzelnen Abteilungen, was zu einer erhöhten Arbeitsbelastung führte. 

Dieses Beispiel zeigt: Um negative Konsequenzen wie Stress oder sogar Widerstand bei der Einführung neuer Technologien und Prozesse zu minimieren, müssen Unternehmen Mitarbeitende in den Veränderungsprozess einbeziehen. Nur so gelingt ein erfolgreicher digitaler Wandel auf allen Unternehmensebenen. Dabei ist es zunächst wichtig, ein Bewusstsein für die Digitalisierung zu schaffen. Indem Unternehmen die Gründe für die geplanten Veränderungen transparent darlegen, werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Wandel vorbereitet und ihre Akzeptanz dahingehend gefördert. Um sie zur aktiven Mitgestaltung des Veränderungsprozesses zu motivieren, ist es sinnvoll, die Mitarbeitenden einzuladen, ihre Anliegen und Ideen einzubringen. Denn der Wunsch nach Veränderung wird nur dann geweckt, wenn die Beteiligten auch einen persönlichen Nutzen in der geplante Veränderung sehen und ihr gegenüber positiv gegenüberstehen. 

Ebenfalls entscheidend ist, dass alle Mitarbeitenden den Umgang mit den neuen Tools beherrschen. Schulungen und Trainingsprogramme sind hier obligatorisch, damit Mitarbeitende die neuen Technologien effektiv nutzen können und ein umfassendes Verständnis für die neuen Prozesse gewinnen. Anschließendes Monitoring und Feedbackschleifen stellen sicher, dass potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert und gelöst werden.

So lassen sich Mitarbeitende besser einbeziehen 

Kommunikation ist keine Einbahnstraße, sondern funktioniert sowohl Top-down als auch Bottom-up. Mitarbeitende sind in der Regel sehr an neuen Entwicklungen ihres Unternehmens interessiert und wollen an Veränderungen teilhaben. Für die interne Kommunikation bieten sich daher eine Vielzahl von Lösungen an.

• Mitarbeiter-Apps: Interne Apps sind ein effizienter Weg, um zeitnah und ortsunabhängig innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Sie bieten sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden die Möglichtkeit, Informationen zu teilen und sich abteilungsübergreifend auszutauschen.
• FAQs: Große Projekte bringen viele Fragen auf den Tisch. Führungskräfte haben jedoch nicht immer Zeit, diese schnell und ausführlich zu beantworten. Unternehmen, die sich im Zuge der Digitalisierung mit vielen Veränderungen konfrontiert werden, müssen ihren Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle mit allen relevanten Informationen zur Verfügung stellen. Beispielsweise in Form von häufig gestellte Fragen (FAQs).
• Anonyme Umfragen: Stimmungsbilder liefern bei großen Change-Vorhaben wichtige Anhaltspunkte, um mögliche Ablehnung und aufkommende Probleme zu erfasssen. Gleichzeitig vermittelt es den Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihre Meinung zählt.
• Kommunikations- und Wissensformate: Kurze Videos, Newsletter, User Guides, Best-Practices  oder kurze Talk-Sessions helfen dabei, aktuelle Informationen zusammenzufassen und geplante Prozesse zu veranschaulichen. Beschäftigte haben hier ebenfalls die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen und Input zu liefern.

Der Mensch bleibt im Fokus der Digitalisierung

Die digitale Transformation ist nicht nur eine rein technologische Angelegenheit, sondern bringt auch tiefgreifende kulturelle Veränderungen mit sich. Um Veränderungsprojekte erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden daher von Anfang an begleiten und die Akzeptanz der Veränderungen fördern. Unternehmen, die den Menschen in den Mittelpunkt ihrer Digitalisierungsbemühungen stellen, sind besser in der Lage, in einer zunehmend digitalisierten Welt zu agieren. Durch offene Kommunikation, Einbindung in Prozesse, Schulungen und transparente Informations- und Wissensvermittlung wird die Akzeptanz neuer Technologien gefördert und der digitale Wandel positiv gestaltet. Da die Digitalisierung auch in Zukunft nicht ohne den Menschen funktionieren wird, ist es wichtig, ein Miteinander im Umgang mit neuen Technologien zu fördern und keine Ängste oder Vorurteile zu schüren.

Nadin Härtwig, Telekom MMS, www.telekom-mms.com