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Eine IT-Asset-Management-Software schließt in Unternehmen die Lücke zwischen Verwaltung und IT-Administration. Die bei IT-Teams häufig eher unbeliebte – aus betriebswirtschaftlichen Gründen aber alternativlose – Erfassung und Verwaltung von Hardware- und Software-Assets kann mit einem IT-Asset-Management (ITAM) so gestaltet werden, dass alle Arbeitsbereiche davon profitieren. Verbleib und Zustand von IT-Assets werden lückenlos dokumentiert.
Die ITAM-Software unterstützt aber auch die IT-Abteilung bei ihrer täglichen Arbeit. Standorte von Hardware, installierte Software und Patch-Level lassen sich mit einem smarten ITAM-Tool, wie der Inventarsoftware des Schweizer Anbieters Timly, in Sekundenschnelle feststellen. Eintragungen können direkt vor Ort, bei Übergabe von Arbeitsmitteln oder Durchführung von Wartungsarbeiten vorgenommen werden. Das vereinfacht Abläufe und sorgt für eine effektive und nachhaltige Nutzung von IT-Assets.
Das IT-Asset-Management-Wiki: Begriffe und Erklärungen
Das IT-Asset-Management beschäftigt sich mit dem sogenannten Lifecycle-Management von Hard- und Software in Unternehmen. Die Assets werden in einem fortlaufenden Prozess über ihre gesamte Nutzungsdauer begleitet. Ein wesentlicher Punkt ist dabei das sogenannte Monitoring. Dabei werden relevante Informationen lückenlos erfasst.
Wo möglich, sollen die Prozesse automatisiert werden. Letztlich dient das ITAM der Effizienzsteigerung, indem jederzeit klar ist, wo welche Arbeitsmittel und Softwarelizenzen im Einsatz sind. Entstehende Kosten werden dabei genauso transparent, wie etwa Über- oder Unterkapazitäten bei der Lizenzierung.
In Cloud-Umgebungen kommt dem ITAM mit spezialisierten Management-Tools eine besondere Bedeutung zu. Dort sind nur virtuelle Elemente, etwa ausgelagerte Server oder Workstations, im Einsatz. Deren engmaschige Begleitung ist mit herkömmlichen Mitteln schwierig.
Software-Lösungen ermöglichen es, jegliche Objekte und deren Eigenschaften zu erfassen. So lassen sich auch virtuelle Maschinen oder virtualisierte Serverumgebungen sinnvoll abbilden.
Wie eine moderne Asset-Management-Software arbeitet
Möglich wird die flexible Erfassung aller erdenklichen Assets durch frei anpassbare Kategorien. Strukturiert werden können diese zudem durch Container-Funktionen. So lässt sich etwa ein Container für einen Hosting-Anbieter erstellen, dem dort gehostete Server zugeordnet werden.
Pro Server werden alle notwendigen Assets hinterlegt, etwa Betriebssystem und installierte Software. Auf diese Weise sind sehr abstrakte virtuelle Konstrukte in der Praxis einfach zu verwalten.
Erhöht wird die Flexibilität durch die Umsetzung als cloudbasierter Dienst. Im Gegensatz zur Alternative On-Premises, bei der Software lokal installiert wird, muss dadurch keine spezielle Infrastruktur geschaffen werden. Ein Zugriff auf den Datenbestand der IT-Asset-Management-Software ist mit nahezu jedem internetfähigen Endgerät möglich.
Der Cloud-Server wird autark und völlig unabhängig vom Firmennetzwerk betrieben. Die genutzten Server befinden sich in Deutschland. Eine DSGVO-konforme Absicherung wird vom Anbieter gewährleistet.
Das Asset-Management-Tool: Wichtige Funktionen für mehr Effizienz
Die Profile in Timlys IT-Asset-Management-Software sind so umgesetzt, dass sich neben den erforderlichen Informationen auch Dateien in gängigen Formaten hinterlegen lassen. Das können Bilder sein, die den aktuellen Zustand dokumentieren, aber auch ausfüllbare PDF-Formulare oder Rechnungen von Reparaturen.
Mit der Zeit entsteht eine digitale Akte für jeden verwalteten Gegenstand. Der Anspruch ist, dass nur noch eine Software benötigt wird, um ein Asset ganzheitlich verwalten zu können.
Jedes erfasste Objekt verfügt über einen eigenen Kalender. Bei physikalischer Hardware lassen sich darin beispielsweise Prüftermine wie der E-Check nach der DGUV V3 hinterlegen, bei Software Lizenzlaufzeiten und feste Patch-Days. Eine automatisierte Erinnerungsfunktion sendet zeitgerecht Nachrichten an Verantwortliche oder externe Dienstleister.
Zum einfachen Aufruf von Profilen lassen sich QR-Codes erstellen und als Aufkleber an Assets anbringen. Der zum Einlesen benötigte Barcode-Scanner kann die Kamera des benutzten Mobilgerätes sein.
Timly bietet eine für Smartphones und Tablets optimierte Web-App an. Damit stehen die hinterlegten Informationen praxistauglich aufbereitet an jedem erdenklichen Arbeitsort zur Verfügung. Eintragungen und Ergänzungen in der IT-Asset-Management-Software können von IT-Administratoren gleich vor Ort, etwa nach Ausführen von Reparaturen, am mobilen Endgerät vorgenommen werden.
In der Verwaltung stehen Verantwortlichen praktische Möglichkeiten zur Filterung von Informationen zur Verfügung. Dadurch lassen sich Fragestellungen zum Zustand und laufenden Kosten für IT-Assets jederzeit tagesaktuell beantworten. Die digitale Akte der IT-Asset-Management-Software beinhaltet die Historie aller dokumentierten Maßnahmen und Aktionen für jegliche Hardware- oder Software-Artikel.
Warum bei IT-Asset-Management-Software Open-Source keine Alternative ist
Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich mit dem Einsatz von Open-Source Geld sparen. So sind zum Beispiel Programme erhältlich, die automatisiert Geräte im Netzwerk erkennen. In der Regel decken derartige Lösungen aber nur kleine Teilbereiche ab und stellen keine Alternative zu einer vollständigen Asset-Management-Software dar.
Gerade in sehr heterogenen Netzwerken aus Servern, PCs, Mobilgeräten und sonstiger Netzwerk-Peripherie ist es kaum möglich, sämtliche benötigte Daten damit einheitlich zu erfassen. Es entsteht entweder ein Flickenteppich aus unterschiedlichen Programmen – und bringt eine entsprechende Schnittstellenproblematik unterschiedlicher Formate mit sich. Oder es sind manuelle Nacharbeiten erforderlich.
Weitere Probleme beim Einsatz nicht kommerzieller Software sind die nicht garantierte Versorgung mit Updates und Sicherheits-Patches.
Eine spezialisierte IT-Asset-Management-Software ist dazu konzipiert worden, heterogene IT-Infrastrukturen mit allen erforderlichen Parametern abzubilden.
Entwickler stehen im Austausch mit vielen Kunden aus unterschiedlichen Anwendungsbereichen, um die Praxistauglichkeit auf einem gleichbleibend hohen Niveau zu halten. Die Wahl eines etablierten Anbieters erhöht zudem die Planungssicherheit für Verantwortliche in Unternehmen.
IT-Asset-Management: Deutsch als Kernsprache vermeidet Missverständnisse
Mit einer Software-Lösung alle Assets verwalten zu können, bedeutet auch, dass jeder Mitarbeiter im eigenen Unternehmen mit dem Programm arbeiten muss. Die Datenqualität als wichtiger Faktor für die Effizienz einer Software lebt von der Akzeptanz beim Anwender.
Hier stellt es sich in der Praxis häufig als Vorteil heraus, wenn ein Produkt für den heimischen Markt entwickelt wurde. In der Regel sind enthaltene Funktionen besser auf hiesige Arbeitsabläufe abgestimmt. Eine muttersprachliche Implementation der verwendeten Fachbegriffe und Bezeichnungen vermeidet erfahrungsgemäß unnötige Missverständnisse.
Lohnenswerte Investition: Professionelle IT-Asset-Management-Software
Eine professionelle IT-Asset-Management-Software dreht an zwei Stellschrauben, die in Unternehmen häufig für Probleme sorgen.
Eine smarte Softwarelösung ermöglicht es, komplexe und heterogene IT-Infrastrukturen umfassend digital abzubilden und zu verwalten. Es spart Arbeitszeit, wenn jederzeit klar ist, wo sich Hardware befindet. Die Verwaltung von Lizenzlaufzeiten stellt keine Herausforderung mehr dar.
Wer das Bekanntwerden von sicherheitskritischen Bugs wie dem Log4J-Exploit als IT-Verantwortlicher miterlebt hat, wird die Möglichkeit zu schätzen wissen, „auf Knopfdruck“ feststellen zu können, auf welchen Endgeräten bestimmte Software installiert ist.
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht sorgt eine IT-Asset-Management-Software für absolute Transparenz. Kostenstellen lassen sich einfach identifizieren und auf Einsparmöglichkeiten untersuchen, wenn sämtliche Hard- und Software während ihrer Nutzungsdauer digital begleitet wird.
